Можно ли иметь две трудовые книжки

Трудовая книжка — основной формуляр о профессиональной деятельности и стаже человека. Российское законодательство не содержит конкретного указания, сколько трудовых книжек можно иметь физлицу. Более того, Пенсионный фонд России на своем официальном сайте давал разъяснения, что нормативно-правовые акты не огра­ни­чи­ва­ют граж­дан в ко­ли­че­стве послужных списков.

Но анализ ТК РФ позволяет сделать вывод: у работника может быть только один документ о стаже профессиональной деятельности, который ведется по месту его основной работы. Такого же мнения придерживается Роструд, давая разъяснения на портале Онлайнинспекция.

Российское законодательство определяет, что, если будет 2 трудовые книжки — электронная и бумажная: кадровики обязаны делать идентичные записи в обеих. По своей сути, это один документ на разных носителях. Такая ситуация возникает, если человек отказался от перехода на электронный вариант учета стажа.

В остальных случаях организация обязана делать записи о профессиональной жизни гражданина только в одном формуляре, независимо от его формата.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить новую трудовую книжку. Используйте эти инструкции бесплатно.

В каких случаях у человека образуются 2 послужных списка

Зачастую непонятно, зачем открывать несколько трудовых книжек, но люди идут на это:

• не желая афишировать второе место работы;
• скрывая нежелательные записи, в том числе основания увольнения;
• оформляя дубликат, считая, что первоначальный документ утерян.

Часть 5 статьи 65 ТК РФ позволяет работнику обратиться с заявлением об оформлении нового документа по новому месту работы. При наличии заявления с указанием причины отсутствия формуляра кадровая служба обязана оформить новый.

При наличии у сотрудника нескольких документов о стаже профессиональной деятельности действующее законодательство не дает основания считать какой-либо из них недействительным.

Введение электронного учета сведений о работе граждан упростило выявление двойных документов, так как при поступлении отчетов СЗВ-ТД случится конфликт по параметрам входного контроля при подаче сведений на одного сотрудника разными работодателями. Таким образом, вопрос, можно ли сделать 2 электронные трудовые книжки, отпал. Если оба места работы будут значиться как основные, у ПФР возникнут вопросы.

Ответственность за использование двух трудовых книжек

Несмотря на отсутствие права вести несколько послужных списков, ответственность за это для физлиц нормативно-правовыми актами не предусмотрена. Законодатель не определил, какую ответственность несет работодатель, если у работника 2 трудовые книжки. Кадровики не обязаны проверять наличие дублирующих документов у гражданина, а отказ работнику в приеме на работу по этому мотиву является необоснованным.

Неприятности грозят работнику при попытке получить налоговый вычет у двух работодателей, либо оплачиваемый учебный отпуск, предоставляемый по основному месту работы. В обоих случаях работодатель вправе обвинить сотрудника в злоупотреблении и истребовать излишние суммы.

Роструд рекомендует при выявлении у сотрудника двух документов о рабочем стаже урегулировать с ним отношения, например, предложив оформить отношения как совместительство либо вносить записи в один из формуляров по выбору работника.

При выявлении факта наличия нескольких формуляров о профессиональной жизни работника не стоит торопиться увольнять его за это. Судебная практика неоднозначна в своем взгляде на такую ситуацию. В большинстве случаев суды занимали сторону организации, посчитавшей наличие второй ТК фактом предоставления подложных документов при приеме на работу и уволившей сотрудника по пункту 11 части 1 статьи 81 ТК РФ, при наличии дополнительных обстоятельств (например, когда должности сотрудника в обеих организациях относились к работам с вредными условиями труда).

Дубликат.

Самый простой и законный вариант, когда трудовая книжка не одна – это выдача дубликата. Человек мог подумать, что потерял ее, и потому оформил дубликат. Или в основном документе была неприятная запись об увольнении, формулировку которой суд изменил, после чего оформляется новая трудовая с измененной последней записью.

В любом случае, если речь идет о том, что одна из трудовых книжек – это дубликат, то только его вы и принимаете. Сам факт выдачи дубликата говорит о том, что оригинал документа утратил юридическую силу. Даже если на нем нет отметки о выдаче дубликата.

Объясните сотруднику, что вести ему дальше будут уже только дубликат, а первую книжку пусть хранит дома – вдруг понадобится при оформлении пенсии.

Несколько мест работы одновременно.

Иногда так бывает, что, работая в нескольких организациях одновременно, человек заводит и несколько трудовых книжек. Вообще, так быть не должно – Трудовой кодекс Российской Федерации предполагает, что при работе по совместительству трудовая книжка не нужна, а запись о такой работе, если сотруднику она нужна, вносят по основному месту на основании документов – чаще всего копии приказа о приеме на работу. Однако жизнь вносит свои коррективы.

Во-первых, это случаи, когда человек заканчивал аспирантуру. При таком раскладе надо быть трудоустроенным в вузе, а денег там, как правило, немного. Тем более, если к моменту поступления уже было неплохое место работы, терять его не хочется, а совмещать получится.

Кроме того, часто в ситуации с совместительством, точнее, тогда, когда именно оно должно быть, но по каким-то причинам человек и на второе место работы устраивается как на основное, появляются две трудовые книжки.

В результате к вам приходит потом устраиваться сотрудник и приносит обе книжки, в которых в одно и то же время стоят разные места работы. Объясните, что вы вести можете только одну – пусть человек выбирает, какую. Вторую пусть оставит дома – она может понадобиться в ПФРе.

Желание что-то скрыть в прошлом.

Так тоже бывает, причем это не обязательно что-то криминальное. Например, в какой-то момент пришлось человеку принять предложение на более низкую должность, или вообще работал он не по специальности, а потом не хотел это афишировать. Сделал вид, что ту трудовую книжку потерял, завели новую, а теперь он приносит вам обе.

Может быть, что в какой-то момент имело место не очень приятное увольнение по виновной статье. Чтобы упростить себе дальнейшее трудоустройство, трудовую книжку с такой записью оставили дома, завели новую, а теперь это все уже не важно, но хочется перед пенсией все периоды работы учесть, вот и приносит сотрудник две книжки новому работодателю.

В этих и похожих случаях в трудовых книжках записи о работе будут не в один период, а последовательно – начало карьеры в одной, продолжение в другой. Вы, опять-таки, можете взять только одну, и логично, что это будет более поздняя. Работнику объясните, что при назначении пенсии в ПФР он сможет принести все трудовые, но вы вести ему будете только одну.

Вообще, при работе с трудовыми книжками надо понимать, что главная их задача – подтверждение стажа при назначении пенсии. При этом работодатель может вести каждому сотруднику только одну трудовую. Вот из этого и надо исходить – выбирать из всех принесенных одну, а с остальными ваш работник пойдет в ПФР, когда придет время пенсии.

Наши эксперты помогут Вам быть в курсе последних событий!

• Какие привычные кадровые документы могут привести к штрафам
• Должностная инструкция как палочка-выручалочка в трудовых отношениях
• Запись вебинара «Методы трансфертного ценообразования: как обосновать цену сделки с взаимозависимым контрагентом»
• Как составить согласие на обработку персональных данных и не попасть под штрафы

• «Записки доброго бухгалтера» — приветствие читателям блога!
• Основные изменения в бухгалтерском и налоговом учёте с 2014 года
• Как должна выглядеть справка родителя с места работы о том, что он не получает пособие по уходу за ребенком?
• Форму РСВ-1 планируют обновить
• 2-НДФЛ 2012. Описываем, как правильно заполнять справки
• Все, что нужно знать про штатное расписание
• Воинский учет в организации – постановка с «нуля»
• Касается каждого. Что будет, если до 2014 года вы не озаботитесь своей пенсией?
• Профилактика рисков в трудовых отношениях. Давайте разберемся
• Всё о справке 182н

• Выпуск №6 • 22 декабря 2022 — Изменения в законодательстве в 2025
• Подкаст «Предпринимательство. Страхи и ограничения»
• Вебинар: «Нюансы увольнения работника»
• Единый налоговый платеж с 1 июля 2022 года для организаций и ИП
• Компании и ИП будут платить фиксированные взносы независимо от тарифа

• «Записки доброго бухгалтера» — приветствие читателям блога!
• Основные изменения в бухгалтерском и налоговом учёте с 2014 года
• Как должна выглядеть справка родителя с места работы о том, что он не получает пособие по уходу за ребенком?
• Форму РСВ-1 планируют обновить
• 2-НДФЛ 2012. Описываем, как правильно заполнять справки

Блог «Записки доброго бухгалтера» создан экспертным сообществом в области бухгалтерского учета, расчета заработной платы и кадрового администрирования. Наша цель – поделиться с Вами нашей страстью и опытом, сделать Вашу работу легче и способствовать вашему профессиональному успеху! Хотите внести свой вклад в сообщество? Присоединяйтесь к нам!

Трудовая книжка: кто и как должен ее вести?

Трудовая книжка – это документ, в котором работодатель фиксирует все сведения о трудовой деятельности работника (причем как по основному месту работы, так и по совместительству). Трудовая книжка может быть бумажной или электронной – по выбору работника (за отдельными исключениями, например, работники, впервые принимаемые на работу с начала 2020 года, права выбора уже не имеют – их трудовая обязательно должна быть электронной).

В трудовой книжке указывается тип занятости работника – по основному месту работы или по совместительству. Работать на двух работах официально в России человек может – а вот трудовая при этом у него должна быть одна. Наличие у работника двух трудовых одновременно недопустимо – соответствующие разъяснения приведены на сайте Роструда.

Причины, по которым у работника может появиться дополнительная трудовая, бывают разными:

• утеря трудовой книжки с последующим обнаружением;
• целенаправленное заведение дополнительной трудовой, например, в связи с необходимостью скрыть внесенные в нее неприятные записи (к примеру, если ранее работник был уволен за прогулы или за нахождение на рабочем месте в нетрезвом виде);
• желание одновременно работать в двух организациях как основной работник, а не как совместитель.

При этом поддельным документом вторая трудовая считаться не может – в ней нет фиктивных данных или фальшивых подписей: все записи и печати являются подлинными.

Наличие второй трудовой книжки никаких преференций работнику не предоставляет – дополнительный документ не влияет ни на размер его будущей пенсии, ни на продолжительность стажа, предоставляющего право на получение каких-либо пособий и выплат (в том числе и пенсии по старости).

Можно ли иметь две электронные трудовые книжки одновременно?

Электронная трудовая книжка (а точнее – сведения о трудовой деятельности в электронном виде) – это цифровой аналог привычного бумажного документа, формируемого на бумажном носителе. Вся информация о том, где и кем работает человек, хранится на серверах Пенсионного фонда – получить к ней полный доступ может только сам работник (работодателю доступны ограниченные сведения – только те, которые он сам передал в ПФР).

Создание двух электронных книжек невозможно технически – сведения привязаны к определенному работнику (в качестве идентификатора используется его уникальный СНИЛС), поэтому появление в системе дубликата невозможно.

Более того, ведение персонифицированного электронного учета позволяет выявить наличие «двойников» даже в том случае, если работник на электронную книжку не переходил. Каждый работодатель передает в ПФР отчетность по форме СЗВ-ТД – получив документы, сотрудники Пенсионного фонда увидят, что у одного и того же работника есть два рабочих места, каждое из которых является основным.

Ответственность работника и работодателя за ведение двух трудовых книжек одновременно

Законодательством не предусмотрена ответственность за ведение двух трудовых книжек одновременно – причем ни для работника, ни для работодателя.

Работодатель, в отличие от работника, может вообще не знать о том, что трудоустроенный у него человек работает где-то еще: такое возможно, если у сотрудника ненормированный рабочий день или установлен гибкий график, предполагающий выполнение определенного объема работ, а не нахождение на рабочем месте в течение установленного времени. При этом законодательных требований, обязывающих работодателя проверять наличие у работника дополнительных рабочих мест, не существует – поэтому и закон в подобной ситуации он не нарушает.

Более того, в этом случае не возникает и оснований для увольнения работника – даже после того, как работодатель узнает о наличии у работника еще одной работы.

Вам также будет интересно:

Оказалось, что у работника две трудовых книжки: что делать?

Итак, быть официально трудоустроенным и работать на двух работах одновременно работник может – но даже в такой ситуации трудовая книжка должна быть одна. Возникает вопрос – что же делать работодателю, который узнал о том, что у работника есть еще одна работа, а на ней – еще одна трудовая?

В этом случае потребуется:

1. Из двух трудовых книжек оставить только одну. Какую именно – неважно, но можно предположить, что целесообразно оставлять ту книжку, которая ведется дольше и в которую было внесено больше записей, чем во вторую.
2. На одном из рабочих мест оформить работника в качестве внешнего совместителя. Какое из рабочих мест будет основным, а какое – по совместительству, работник может решить самостоятельно, согласовав свое решение с работодателем. Соответствующая запись должна быть внесена работодателем в выбранную трудовую – только после этого «двойная» занятость работника будет оформлена в соответствии со всеми законодательными требованиями.

Что будет, если работник с двумя трудовыми книжками воспользуется налоговыми льготами на обеих работах одновременно?

Вам также будет интересно:

В определенных жизненных ситуациях (например, при наличии несовершеннолетнего ребенка) работник получает право на налоговый вычет – оформив необходимые документы, он может уменьшить размер НДФЛ, удерживаемого работодателем.

Воспользоваться такой льготой можно только по одному месту работы – если работник заявит о своем праве на двух работах одновременно, один из работодателей сможет удержать излишне выплаченные средства сразу же после того, как узнает, что работник уже использовал свое право на вычет у другого работодателя.

Две трудовые книжки и начисление пенсии: возможные проблемы

Зачастую трудовая книжка является единственным источником информации о стаже работника (в частности, за тот период, в течение которого персонифицированный учет в электронном виде не велся). В этом случае работнику придется самостоятельно выбирать книжку, записи в которой будут более выгодными для него с точки зрения начисления пенсии – обычно учитывают те периоды, в которых зарплата (а, значит, и пенсионные отчисления за работника) была выше. Учесть «параллельный» стаж (т.е.

стаж, который шел в одно и то же время, но по разным трудовым) нельзя – нужно выбрать что-то одно.