Лист ознакомления

В общем виде все приказы, издаваемые работодателем, подразделяются на две группы:

• приказы по основной деятельности, то есть приказы управленческого профиля, касающиеся функционирования отдельных подразделений или работников или всего предприятия. Например, приказы о привлечении к работе в выходной день, об утверждении документов, о назначении ответственных, о создании комиссии и т.п.;
• приказы по личному составу, то есть касающиеся изменения трудового статуса конкретного работника. Например, приказ о приеме на работу, об отпуске, о поощрении, о переводе на другую должность.

Подробно об оформлении различного рода приказов вы можете прочитать в специальном разделе нашего сайта.

Ознакомление

Сразу отметим, что лист ознакомления является не единственным способом, с помощью которого можно зафиксировать ознакомление работника с приказом или иным нормативным локальным актом. Его составление будет оправдано в случаях, когда с приказом нужно ознакомить большое количество работников, например, все подразделение или всю организацию.

В ситуации, когда приказ касается одного работника, допустимо ознакомление его с документом в графе, внесенной в текст самого приказа.

Кроме того, в организации может существовать отдельный журнал ознакомления работников с приказами.

Кто должен знакомить с приказами

Обязанность по ознакомлению работников с приказом, как правило, делегируется в зависимости от конкретного назначения приказа.

С приказами по личному составу и с нормативными локальными актами при приеме на работу работника ознакомляет специалист отдела кадров.

С приказами, касающимися работы подразделения, работника ознакомляет непосредственный начальник или иное назначенное руководителем организации лицо.

Форма листа ознакомления

Законодательно не установлено унифицированной формы листа ознакомления с приказом. Организации разрабатывают его сами и включают с Инструкцию по делопроизводству или оформляют в свободной форме. Вы можете воспользоваться приведенной ниже структурой для оформления листа ознакомления.

Лист ознакомления должен содержать в себе следующие структурные элементы:

1. заголовок — «Лист ознакомления работников ООО __________ »;
2. название приказа и его реквизиты;
3. ФИО, структурное подразделение работника, ознакомившегося с приказом;
4. дату ознакомления;
5. подпись.

Что делать с листом ознакомления дальше

Листы ознакомления хранятся вместе с приказами или в отдельных папках в структурном подразделении. Срок хранения листов ознакомления законодательно не установлен, однако рекомендуется хранить его в течение срока действия документа, ознакомление с которым он подтверждает.

Массовое распоряжение

Рассмотрим случаи, когда приказ работодателя может коснуться довольно большого количества сотрудников. Первый – это проведение аттестации. Все работники, замещающие конкретные должности, должны будут заверить лист своим автографом и незамедлительно приступить к подготовке, ведь закон о труде оставляет за администрацией предприятия право расторгнуть трудовой договор в одностороннем порядке в случае провара экзамена.

Второй случай – назначение комиссии или формирование рабочей группы. Конечно, в теории подчинённые могут расписаться и в приказе, но ознакомительный лист видится более удобной формой сбора автографов.

Процедура

Более подробно разберёмся с тем, что представляет собой процедура ознакомления. Эта обязанность поручается сотруднику кадровой службы, так как работа с личным составом относится к его ведению. Кадровик в свою очередь заблаговременно формирует лист ознакомления с приказом и начинает обходить всех упомянутых в нём сотрудников.

Текст распоряжение может прямо не указывать на конкретных лиц, а обойтись лишь замещаемой должностью согласно штатному расписанию (если таковое используется). В таком случае сотруднику придётся самостоятельно сформировать список лиц, которых необходимо ознакомить.

Практика выработала два способа ознакомления подчинённых с приказами. Первый из них – личное прочтение сотрудником текста документа. Пожалуй, это самый лучший вариант, так как работник в случае непонимания отдельных пунктов сможет лично побеседовать с представителем администрации.

Второй – объявление общего собрания, на котором кадровик или директор лично озвучит текст приказа вслух. Непосредственно после выступления произойдёт массовый сбор подписей.

Форма документа

По своей сути лист ознакомления с приказом представляет собой список работников в столбик, в котором они напротив своих фамилий оставляют подписи. В формировании перечня нет ничего сложного, тем более что органы государственной власти не заставляют использовать общеобязательные унифицированные бланки. Все нюансы процесса составления ложатся на плечи кадровика или иного лица, которому была доверена задача.

Для формирования ознакомительного листа возьмём фирменный бланк компании-работодателя, на котором прописаны все его реквизиты, либо чистый лист бумаги формата А4. Во втором случае наименование фирмы придётся обозначать самостоятельно, от руки.

Составитель может заранее перечислить ФИО и должности всех работников, с которыми необходимо побеседовать, или посещать каждого сотрудника с чистым листом, частично перекладывая обязанность по формированию списка на него. Оба варианта используются на практике. Второй видится более надёжным, так как исключается любая ошибка, опечатка.

Расскажем, как правильно составить лист ознакомления с приказом

Начать составление документа следует с указания полного наименования предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму. Делается это в шапке. Следующим шагом обозначаем название (лист ознакомления с приказом), ссылаемся на распоряжение директора, оставив его реквизиты (номер, дата).

Далее по тексту пишем следующее предложение: «с приказом руководителя ознакомлен». Затем в виде таблицы перечисляем всех работников, которых коснулся приказ. Таблица должна иметь следующие столбцы:

• порядковый номер;
• ФИО работника;
• должность;
• дата и подпись.

Примерный образец

Представители администрации организации в ознакомительном листе не расписываются. Как только все сотрудники оставят свои автографы на бумаге, документ можно будет считать полностью составленным, готовым к передаче на хранение. Обязательство по ознакомлению считается исполненным в полной мере.

В каких случаях нужно оформлять лист ознакомления?

В соответствии с положениями ст. 22 ТК РФ, работодатель обязан знакомить работника под роспись с содержанием принимаемых им локальных нормативных актов – в частности, с содержанием приказов (при условии, что содержание приказа имеет отношение к деятельности сотрудника, которого необходимо с этим приказом ознакомить). Подпись, подтверждающая факт ознакомления работника с содержанием документа, должна находиться на приказах о:

Перечисленные виды приказов персонализированы – их действие распространяется на одного работника, поэтому подпись, подтверждающую то, что он ознакомился с содержанием документа, он может поставить на самом приказе.

Бывают приказы, которые затрагивают деятельность большого количества работников – например, приказ:

Все работники расписаться в таком приказе не смогут – на документе попросту не хватит места. В этом случае целесообразно оформить лист ознакомления, в котором свободно смогут расписаться все ответственные лица.

Лист ознакомления оформляется для того, чтобы:

1. Зафиксировать факт ознакомления работников с содержанием приказа.
2. Установить дату, с которой приказ принимается к исполнению ответственными лицами.

Почему наличие листа ознакомления обязательно для предприятия?

Правильно составленный и корректно заполненный лист ознакомления очень важен для работодателя. В случае, если между работником и работодателем возникнет конфликт или спорная ситуация, которая дойдет до трудовой инспекции или суда, лист ознакомления с приказом с проставленной на нем подписью работника станет доказательством добросовестности работодателя.

Ни в коем случае нельзя самостоятельно расписываться за работников – поддельный автограф легко оспорить, а последствия могут быть весьма серьезными – вплоть до уголовной ответственности для должностного лица, ответственного за ознакомление работников с приказом.

Даже если одного работника из большого перечня сотрудников, которых нужно ознакомить с приказом, нет на рабочем месте (он находится в отпуске, командировке или на больничном), стоит дождаться, пока он выйдет на работу, и получить его подпись в установленном порядке.

Помните о том, что обязать сотрудника расписываться в приказе работодатель не может. Работник вправе отказаться от подписи – в этом случае работодатель должен:

• составить акт об отказе от ознакомления (форма акта законом также не установлена, ее можно разработать самостоятельно – главное, чтобы в документе расписалось не менее двух свидетелей того, что работник отказался от ознакомления с приказом);
• привлечь работника к дисциплинарной ответственности (вплоть до увольнения) за отказ от исполнения распоряжений руководства (при условии, что положения приказа обязывают работника сделать то, что предусмотрено его трудовым договором и/или должностной инструкцией).

Как составить лист ознакомления: пример

Обычно лист ознакомления составляется в единственном экземпляре на листе формата А4. Его можно сформировать на компьютере и распечатать, а можно подготовить от руки – первый вариант предпочтительнее просто потому, что это удобнее и результат получается аккуратнее. Заверять документ печатью предприятия и подписью директора необязательно.

Утвержденной формы листа ознакомления не существует – ее можно разработать самостоятельно. Используемую форму нужно утвердить – это можно сделать, издав соответствующий приказ, или включив ее в действующую на предприятии инструкцию по делопроизводству.

В листе ознакомления стоит указать:

• наименование документа – «Лист ознакомления»;
• реквизиты приказа, с которым должны быть ознакомлены работники (его наименование – например, приказ о вакцинации (о коронавирусе), номер и дата составления).

Табличная составляющая листа может иметь следующий вид:

Допустима и другая форма табличной части листа ознакомления, состоящая всего из двух колонок:

Количество строк в таблице должно соответствовать числу работников, которых необходимо ознакомить с приказом. Нестрашно, если их будет больше – свободные строки можно просто вычеркнуть, чтобы избежать возможного включения в документ дополнительной информации впоследствии.

Лист ознакомления составляется в день выхода приказа, либо в течение одного-двух рабочих дней после составления документа.

Кто составляет лист ознакомления?

Вам также будет интересно:

Обычно оформлением и заполнением листов ознакомления занимаются сотрудники кадровых служб, юрисконсульты или секретари – все зависит от того, как в организации распределены должностные обязанности. В отдельных случаях формировать лист ознакомления может иной сотрудник, на которого соответствующая обязанность возложена руководителем непосредственно в тексте приказа.

Как организовать процедуру ознакомления работников?

Если лиц, ответственных за исполнение приказа, немного, кадровый работник может самостоятельно передать копию приказа каждому из них и предоставить лист ознакомления для того, чтобы каждый работник в нем расписался.

Если работников много и лично оповестить каждого из них невозможно, кадровик может направить им электронное уведомление о необходимости прийти в отдел кадров и расписаться в приказе.

Расписаться в приказе каждый работник должен собственноручно и обязательно ручкой – использовать карандаши, фломастеры, маркеры недопустимо.

Кто не должен расписываться в листе ознакомления?

Не нужно включать в лист ознакомления:

• работников, деятельность которых положения данного приказа не затрагивают;
• лиц, взаимодействующих с работодателем на условиях аутсорсинга/аутстаффинга;
• специалистов, оказывающих услуги/выполняющих работы по договорам гражданско-правового характера.

Если работодатель все-таки ознакомит лиц, входящих в приведенный перечень, с положениями приказа, никаких законодательных норм он не нарушит и никакой ответственности за это не понесет. Но и никаких правовых последствий для работника при этом не возникнет, поэтому и смысла в его ознакомлении с приказом не будет.

Правила составления листа ознакомления

Правила трудового распорядка — это внутренний документ организации, регламентирующий порядок приема и увольнения, время труда и отдыха, сроки выплаты зарплаты. Если в компании есть коллективный договор, то правила трудового распорядка можно оформить как приложение к нему (ч. 4 ст. 189, ч. 2 ст. 190 ТК РФ).

В трудовом законодательстве не предусмотрена специальная унифицированная форма листа ознакомления и не прописаны правила его оформления, поэтому работодатель вправе самостоятельно решить эти вопросы.

Рекомендации по оформлению листа ознакомления:

• Отразите в нем реквизиты утвержденных правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР), предусмотрите место для проставления сотрудниками своих данных (ФИО, должности, подразделения), личной подписи и даты ознакомления.
• В листе ознакомления должны расписаться все сотрудники, работающие в компании на момент утверждения ПВТР (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Новичков следует ознакомить с ПВТР до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ, Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4414-6).
• Лист ознакомления оформите в качестве приложения к ПВТР как неотъемлемую часть.

Если работник трудится дистанционно, с работодателя не снимается обязанность ознакомления его с ПВТР и иными локальными нормативными актами компании, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. Ознакомление может производиться путем обмена электронными документами (ч. 3 ст.

68, ст. 309.2, ч. 5 ст.

312.2, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, п.

1 Постановления ВС РФ от 29.05.2018 № 15).

Лист ознакомления с ПВТР может оформляться в табличной форме или в виде обычного списка работников. Главное — чтобы из него было понятно, с каким документом работники ознакомились, в нем были перечислены все работники компании, содержались их личные подписи и даты ознакомления с ПВТР.