Форма служебной записки

Первым делом необходимо понять, что такое служебная записка, зачем она составляется. По своей юридической природе записка не является правообразующей бумагой, следовательно, сама по себе она не может повлиять на правоотношения, складывающиеся между работниками. Также важным отличием служебной записки от иных разновидностей (докладной и объяснительной) является то, что она подаётся лицам, находящимся на одной ступени в иерархии компании.

Как правило, речь практически всегда идёт об информировании о каком-то событии.

Ответственность

По каждому направлению деятельности на предприятии соответствующим приказом директора назначены ответственные лица. Это может быть пожарная безопасность, ведение трудовых книжек и так далее. Служебная записка поможет снять с работника лишнюю ответственность за ещё не случившееся, но намеревающееся случиться событие.

Например, сотрудник оповещает отдел технического обеспечения о том, что оборудование работает неисправно. Если в будущем будет допущен брак или объект вовсе выйдет из строя, вина будет переложена на обслуживающих лиц.

Основание и обоснование

Служебная записка также является важным документом для принятия тех или иных управленческих решений руководителем предприятия. Делом в том, что под каждым приказом директора должны иметься основание и обоснование. Под первым понимают ссылку на какой-либо закон, документ или иной нормативный акт, а под вторым – объяснение наличных причин принятия решения.

Служебная записка, написанная на имя начальника, зачастую выступает в качестве основания. Как правило, речь идёт о премировании сотрудников, направлении оборудования в ремонт и так далее. Бдительный подчинённый также может быть поощрён администрацией предприятия.

Служебная записка с точки зрения закона

Ни один действующий в настоящим момент нормативно-правовой акт не содержит такого определения, как служебная записка. Применение такой разновидности бумаг относится исключительно к компетенции работников каждого отдельно взятого предприятия. На практике служебные записки играют огромную роль в том, каким образом складываются трудовые правоотношения между сторонами.

Форма документа

Как уже можно было понять из изложенного выше материала, закон не предлагает никаких унифицированных форм для составления служебных записок. Следовательно, документ всегда пишется в свободной форме по аналогии с заявлением. Эти формы официальных бумаг крайне схожи. Их отличия заключаются исключительно в посыле.

Необходимо учесть, что свободная форма официальной бумаги также имеет свои особенности и правила работы, не соблюдая которые, документ не будет иметь юридической силы и не сможет быть использован в качестве основания для распоряжения директора. Речь идёт о следующих моментах:

• обозначение, кому и от кого подаётся записка;
• простановка реквизитов (дата, место). Также в отдельных случаях может иметь место указание времени;
• подпись составителя.

Ссылаться на нормы законодательства необязательно, хотя и крайне желательно. Так лицо подтвердит свою позицию, сделает её более доступной для понимания устойчивой.

Как написать записку

Существует два основных способа изложения текста на бумаге: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописный при помощи компьютерных средств. В случае со служебной запиской можно выбрать любой из них, так как вариант написания не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. Отметим, что в настоящий момент получили распространение служебные записки, отправляемые по электронной почте.

Такой способ коммуникации также доступен, однако электронный документ не может являться основанием для приказа директора. Бумагу в любом случае придётся распечатать и заверить «живой» подписью подчинённого.

Что касаемо выбора бумаги, то здесь всё просто. В теории записка может быть написана на любом чистом листе, не являющимся черновиком. На практике используют бумагу формата А4 или А5.

Объясняем порядок и правила написания служебной записки

По структуре любая служебная записка условно делится на 3 структурных элемента: реквизиты, предмет и подпись обращающегося. В целях соблюдения «чистоты» документооборота на предприятии уделим внимание каждому из них.

Первым делом в правом верхнем углу листа бумаги отметим, от кого и кому подаётся записка. Для этого в дательном падеже прописываем ФИО и должность согласно штатному расписанию конечного адресата, а затем уже в родительном падеже те же сведения о составителе. Чуть ниже указываем дату составления и населённый пункт, в котором территориально расположена организация.

Следующим шагом обратим внимание на основную часть официальной бумаги, в которой обозначается предмет обращения. Здесь следует ёмко, но подробно описать суть. Имеют место ссылки на законодательство, а также на различные акты. Например, акт о нарушении трудовой дисциплины. Как только фабула будет изложена, можно переходить к подписанию.

Примерный образец

Отметим, что по общему правилу служебная записка заверяется лишь автографом составителя, хотя на практике может сложиться и иная ситуация. Лицо, написавшее документ, должно составить его в двух экземплярах и заверить каждый из них своим автографом, а также автографом получателя. Так у работника будет доказательство того, что адресат получил официальную бумагу на руки и ознакомлен с её содержанием.

Необходимо учесть, что все оставленные на бумаге автографы должны быть обязательно расшифрованы (фамилия и инициалы).

Если не допустить критических ошибок при составлении документа, директор компании сможет сослаться на него в своём распоряжении.

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия.

Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

1. Сотрудник создает служебку.
2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска.

Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2020 г.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Преподаватель верховой езды

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Назначение

Как мы уже сказали, основная функция служебной записки – это донесение информации. Существует также косвенная функция служебной записки, и в силу именно этой функции служебные записки сохраняют свою значимость в трудовых отношениях.

Дело в том, что своевременно написанная служебная записка, касающаяся тех или иных событий, или той или иной информации, имеет охранительную функцию. Она снимает ответственность с лица, который донес информацию, и возлагает ее на лицо, которому информация была донесена.

Например, своевременно отправленная служебная записка по результатам проверки отчета с указанием на те или иные ошибки в отчете снимет ответственность с проверяющего.