Докладная записка

Как уже было отмечено ранее, докладная записка составляется при обнаружении нарушения правил поведения одним из сотрудников предприятия. Речь может идти о правилах внутреннего трудового распорядка, положений по охране труда или иных локальных нормативных актах работодателя. Процедура утверждения факта нарушения разбирается в другом нашем материале (акт о нарушении трудовой дисциплины).

Любой приказ руководителя должен иметь под собой основание и обоснование. Под первым понимают ссылку на какой-либо документ, закон, а под вторым – объяснение реальных причин принятия решения. Докладная записка в купе с составленным по всем правилам актом выступят в качестве основания.

Кто пишет официальную бумагу

Автором служебной записки является то же лицо, что и обнаружило факт нарушения, составило соответствующий акт. В теории это может быть совершенно любой сотрудник предприятия, вовремя проявивший бдительность. Работник в любом случае должен обладать навыками работы с документами, чтобы не допустить критических ошибок при написании записки.

Отличие от иных видов записок

Докладную записку часто путают со служебной и объяснительной. Необходимо проводить между ними чёткое разграничение по следующим основаниям:

• во-первых, докладная записка всегда носит вертикальный характер. Именно этим она отличается от служебной, но не от объяснительной;
• во-вторых, докладная записка составляется исключительно по факту нарушения норм трудового законодательства;
• в-третьих, докладную записку может написать абсолютно любой работник компании, а объяснительную только сам нарушитель;
• в-четвёртых, докладная записка не является обязательным элементом внутреннего документооборота в отличие от объяснительной. По общему правилу работодатель не имеет права применить к подчинённому дисциплинарное взыскание, не взяв с него объяснения.

Форма документа

В силу того, что докладная записка не является одним из основных документов, регулирующих трудовые правоотношения, органы государственной власти не предъявляют к её форме и содержанию никаких требований, за исключением общих. Докладная записка всегда пишется в свободной форме. Что касаемо общих требований, то речь идёт о соблюдении следующих моментов:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов (дата, место);
• от кого и кому подаётся бумага;
• подпись автора записки;
• расшифровка автографа.

Написать официальную бумагу можно одним из двух стандартных сложившихся на практике способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта по итогу будут обладать равной юридической силой при условии заверения автографом составителя. Документ обычно составляется на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Отметим, что записка в любом случае должна быть заверена именно «живым» автографом работника, так что даже компьютерный вариант придётся распечатать на принтере.

Объясняем, как правильно написать записку

По своей структуре докладная записка делится на три составных элемента: реквизиты, предмет и автограф работника. Необходимо уделить должное внимание каждому из них.

Первым делом разберёмся с реквизитами. В правом верхнем углу листа бумаги отмечаем, кому и от кого подаётся записка. В дательном падеже прописываем ФИО руководителя, его должность на предприятии согласно штатному расписанию.

Чуть ниже обозначаем те же данные, но уже о заявителе. Следующим шагом присваиваем записке уникальный номер для документооборота, дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления.

Ниже по документу берёт своё начало основная часть, в которой необходимо ёмко описать случившийся инцидент. Затем предлагаем директору принять какие-то меры в отношении нарушителя и переходим к подписанию. Как только все вышеуказанные моменты будут прописаны на бумаге, своим автографом его заверяет составитель.

Не забываем отметить, что записка передаётся вместе с соответствующим актом.

Примерный образец

Довожу до Вашего сведения, что 9.09.2024 г. в 10 часов 30 минут (2 часа 30 минут с начала рабочего дня) младший юрист Ватов Н. Д. был обнаружен на рабочем месте спящим в состоянии алкогольного опьянения. Объяснить своё поведение, расписаться в акте Ватов отказался. Работник был выведен с территории предприятия.

Предлагаю отстранить Ватова Н. Д. от работы на 3 рабочих дня и применить дисциплинарное взыскание в виде увольнения.

Виды докладных записок

Докладную записку можно назвать строго иерархичным документом, поскольку он всегда направляется от подчинённого непосредственному руководителю. Исключение составляют случаи, когда сотрудник хочет рассказать о проступках своего руководителя вышестоящему начальству.

В докладной записке всегда называют Ф.И.О. человека, в отношении которого требуется принятие каких-либо мер. Выделяют несколько форм доклада начальнику:

Внутренние и внешние. Под внутренними понимаются документы, направляющиеся руководству любого уровня внутри компании. Под внешними — записки, направляющиеся в другую организацию. Например, строительная фирма входит в саморегулируемую организацию (СРО), и можно рассказать ей о нарушениях, встречающихся в компании.

Позитивные и негативные. Образец докладной на имя директора может носить и позитивный характер. Например, сообщать о перевыполнении планов и предложении премировать самых активных сотрудников. Негативные сообщают о неприятных инцидентах внутри организации — например, о невыполнении трудовых обязанностей кем-то из коллектива.

Информационные. Они могут сообщать о выполнении какого-то этапа работ, предложить какую-то новую идею для внедрения в производственном процессе, предоставить отчёт о завершении какого-то проекта и ожидания новых распоряжений.

Для того, чтобы быстрее доносить до руководства информацию о различных инцидентах, можно воспользоваться инструментами кадрового электронного документооборота (КЭДО). В сервисе можно:

утвердить разные образцы форм докладных записок для отличающихся друг от друга ситуаций — сотрудник сразу сможет выбрать шаблон, заполнить его и отправить вышестоящему руководителю;

ускорить регистрацию докладов начальству — как только документ будет оформлен и загружен в КЭДО, он моментально дойдёт до адресата;

упростить поиск документов — фильтры в сервисе помогут найти необходимую докладную за секунды;

упорядочить хранение документов — сервис КЭДО позволяет собрать всю информацию в одном месте.

Как правильно написать докладную на работника или руководителя?

Текст докладной записки, как правило, оформляется следующим образом:

в самом начале указывается информация об адресате и составителе документа: Ф.И.О., должность, наименование компании;

указывается наименование документа «Докладная записка» и раскрывается, о чём именно пойдёт речь (например, о нарушении трудовой дисциплины);

описываются факты происшествия с именами причастных к нему лиц и датах, когда оно случилось;

указывается вариант решения проблемы (например, просьба сделать выговор сотруднику, который пренебрегает трудовой дисциплиной);

прописывается перечень документов, которые прилагаются к записке, при их наличии;

ставятся подпись и дата.

Рекомендуется придерживаться следующих правил при составлении документа:

Краткость. Ситуацию нужно описать сжато, коротко описывая все важные факты, не выражая никакого субъективного мнения о событии.

Доказательства. После описания инцидента и просьбы принять какие-либо меры желательно приложить доказательства того, что был совершён какой-то проступок, работа действительно завершена или план перевыполнен.

Неанонимность. Составитель докладной записки обязан назвать себя.

Образец написания докладной

Как отличить докладную от других документов?

Нередко, когда надо писать докладные записки, их путают со служебными или объяснительными. Однако у них есть принципиальные отличия:

Служебные записки — это документы, предполагающие обмен информацией между сотрудниками, отделами, департаментами, не находящимися в прямом подчинении друг у друга. Они просто сообщают о положении дел в компании, у них нет иерархичности.

Объяснительные рассказывают, из-за чего произошла та или иная ситуация. Докладные же просто фиксируют факты, без раскрытия причин.

Все виды вышеупомянутых документов так или иначе помогают коллективу и руководству принимать решения и действовать сообразно ситуации.

Подключите сервис Кадрового ЭДО и получите 3 месяца использования модуля КЭДО в привычном интерфейсе 1С бесплатно

Главное о докладной записке

Докладная на имя директора или любого другого руководителя имеет статус внутреннего документа. Ее составление может иметь несколько целей:

• информирование руководителей о какой-либо ситуации, обстоятельствах;
• призыв к принятию конкретного решения по возникшей ситуации или проблеме.

Право писать докладную записку есть у каждого сотрудника организации. Что касается субординации, то соответствующие принципы в данном случае не применяются. Так, главы подразделений, отделов могут принимать решения, о которых генеральный директор может даже не догадываться.

Соответственно, сотрудник может проинформировать о ситуации генерального директора напрямую, минуя своего непосредственного руководителя.

Обратите внимание! Докладная записка на имя директора или другого вышестоящего руководителя может быть написана даже работником, представляющим так называемое низшее звено. Информировать о такой записке своего непосредственного руководителя он не будет обязан.

Правила составления и написания докладной

Докладная записка составляется в произвольной форме, так как законом конкретная форма докладной не закреплена и не регламентирована. Впрочем, форму можно назвать лишь условно произвольной, так как составлять записку необходимо по определенной структуре. Условно она делится на несколько частей:

• описание характера проблемы или ситуации;
• выражение автором докладной записки своего мнения, видения;
• описание возможных последствий, перечисление предложений, рекомендаций.

Записка может быть написана от руки, также ее можно напечатать на принтере в стандартном формате. В записке необходимо указать следующую информацию:

• наименование подразделения, из которого направляется записка;
• дата составления документа;
• описание ситуации, проблемы;
• конкретные предложения, исходящие от автора документа;
• личная подпись автора документа.

В таком виде докладную записку можно направлять тому, кому она адресована.

Обратите внимание! Если докладная записка готовится для отправки в стороннюю компанию, она приобретает статус исходящего документа. В обязательном порядке ему присваивается номер. Для оформления документа необходимо использовать фирменный бланк установленной докладной, также прописываются сведения об отправителе, указывается город.

Другие виды записок

Как уже отмечалось, в российских организациях предусмотрены и другие виды записок, в числе которых – служебная записка. У такого документа отсутствует официальный статус, он не предусмотрен в ОКУД.

Среди целей составления и направления служебных записок:

• запрос интересующей информации;
• выдача требуемых инструкций;
• сопровождение иного сообщения – в данном случае речь идет о сопроводительной записке;
• извещение или объявление.

В служебной записке отображаются сведения о том, что побудило автора к ее составлению – причины могут быть указаны в виде заявки, просьбы или предложения. К примеру, в документе может присутствовать информация об изменениях, произошедших в культуре поведения на предприятии, о перемещении сотрудников.

Подпись на служебной записке ставит:

• руководитель подразделения;
• специалист.

Датой записки принято считать дату ее фактического составления и подписания.

Объяснительная записка

К категории внутренних документов также относится и объяснительная записка. В ней, как можно предположить, объясняются причины случая, действия, происшествия, возникновения определенных обстоятельств. Такой документ составляет сотрудник компании для передачи вышестоящим сотрудникам.

В соответствии с ч. 1 ст. 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан потребовать от сотрудника объяснения в письменном виде.

Для таких случаев предусмотрена объяснительная записка. В ней сотрудник рассказывает о причинах, перечисляет обстоятельства, в которых был совершен проступок. На основе этого документа руководитель и будет принимать решение.

Также объяснительная записка считается одним из главных оснований оценки тяжести проступка и обстоятельств, обусловивших его совершение.

Объяснительные записки могут различаться по своему содержанию:

• пояснение и уточнение конкретных положений выполненной сотрудником работы;
• объяснение штатных ситуаций, фактов нарушения трудовой и другой дисциплины.

Такой документ составляется в единственном экземпляре в условно произвольной форме. Составить докладную могут как отдельные сотрудники, так и структурное подразделение.

Работодатель имеет право требовать от сотрудника предоставление объяснительной записки, в том числе, и для того, чтобы обезопасить себя от возможных неправомерных действий со стороны персонала, если возникнет трудовой спор. В некоторых компаниях руководители настаивают на предоставлении объяснительной, написанной исключительно от руки, так как это сводит к минимуму риск подмены документа.

Для того, чтобы максимально унифицировать информационно-справочные документы, объяснительные записки просят готовить с учетом требований ГОСТ 6.30-2003. В качестве приложений можно использовать документы, которые так или иначе оправдывают действия авторов и подтверждают конкретные обстоятельства.

Как и в случае с докладной, единой формы для составления объяснительной записки на уровне закона нет, однако в организации могут быть свои типовые формы для таких документов, которые могут применяться в разных обстоятельствах. Однако это вовсе не означает, что сотрудник обязан писать записки в полном соответствии с ними. Даже если документ составлен не по установленной в компании форме, он считается действительным.

Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

При возникновении трудовых и других споров, в которых докладная или объяснительная могут использоваться как доказательства, обращайтесь за профессиональной консультацией в Европейскую Юридическую Службу.

Судебная практика: докладная записка как материал уголовного дела

В мировом суде слушалось дела, в рамках которого Игоря Иванова обвинили в совершении клеветы, распространении заведомо ложных сведений, порочащих честь и достоинство другого лица и подрывающих его репутацию. Потерпевшим по делу был признан Алексей Петров. В исковом требовании были указаны обстоятельства совершения преступления: Иванов, занимая должность декана одного из факультетов вуза, получил от заведующего кафедрой докладную записку от 22 апреля 2021 года, на которой он поставил свою резолюцию следующего вида — «Отделу кадров: прошу запросить объяснения по факту отсутствия на занятиях в качестве преподавателя в письменном виде», после чего передал завизированную докладную записку начальнику отдела кадров факультета.

Кроме того, Игорь Иванов передал копию докладной записки юрисконсульту факультета и запросил объяснения у Алексея Петрова тех обстоятельств, которые были изложены в докладной записке. Иванов, проигнорировав объяснения, которые Петров привел в служебной записке, подписал приказ об объявлении Петрову выговора за совершение дисциплинарного проступка, которое выразилось в нарушении трудовой дисциплины, Указанный приказ был передан для регистрации в отделе делопроизводства факультета. Петров после регистрации приказа потребовал проставить на нем согласующую визу.

Петров вменяет Иванову нарушение трудовой дисциплины, однако сведения, внесенные в приказ, сам Иванов считает недостоверными. Заведомая ложность указанных в приказе сведений о совершении дисциплинарного проступка определяется тем, что трудовые обязанности, трактуемые Петровым как дисциплинарный проступок, уполномоченным представителем работодателя на Иванова фактически не возлагались. Петров как уполномоченный представитель работодателя не возлагал на Иванова трудовые обязанности в виде приказа, распоряжения, служебного задания, о чем Петрову было известно.

Сведения о том, что Иванов нарушил трудовую дисциплину, опорочили честь и достоинство сотрудника, и подорвали его репутацию. Кроме того, по этим обстоятельствам было наложено незаконное дисциплинарное взыскание (выговор).

Суд, рассмотрев дело, и изучив его материалы, в том числе, докладную записку, вынес решение – признать Петрова невиновным в совершении преступления, предусмотренного ч. 1 ст. 128.1 УК РФ и оправдать его в связи с отсутствием в его действиях состава преступления.

Сколько хранятся документы

От вида докладной записки зависит срок ее хранения. Сроки утверждены в Приказе Росархива от 20.12.2019 N 236 . Обычно они составляют 1 год, 3 или 5 лет, но есть два исключения.

• В случаях, связанных с отпусками и командировками работников с вредными и опасными условиями труда, хранить докладные потребуется 50 / 75 лет.
• Документы, являющиеся основанием для приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, аттестация, отпуск по уходу за ребенком и т.д.), также хранятся 50 / 75 лет.