Если вам повезло и конверты есть в продаже в почтовом отделении, обратите внимание, что нужно купить конверт без марки.
- Левый верхний угол
Данные отправителя. В поля вписываются ФИО отправителя или название компании, а также адрес. При желании можно вписать номер мобильного телефона. - Правый нижний угол
Данные получателя. В поля вписываются ФИО получателя и почтовый адрес. - Правый верхний угол
Ценность письма. Цифрами и прописью вписывается ценность письма. Обычно это 1 (один) рубль.
Если вы забыли или не знаете индекс, его можно найти на сайте Почты России ссылка.
После заполнения полей заклеивать конверт не нужно.
Как заполнить уведомление
На 1 конверт нужно заполнить 1 уведомление с обеих сторон.
На лицевой стороне указываются данные отправителя. Данные человека или организации, которая отправляет письмо.
- простое
уведомление о вручении придет в почтовый ящик - письма
- с объявленной ценностью
На обратной стороне указываются данные получателя письма.
- письма
- с объявленной ценностью
Как заполнить опись вложения (2 одинаковых экземпляра)
Бланк «опись» заполняется следующим образом:
- №
Номер документа, причем документы разрешается группировать, как на скане - Наименование предметов
Название документов с указанием номеров и дат - Количество предметов
Количество листов в документе - Объявленная ценность
Чаще всего вписывается 1 рубль - Ощий итог предметов и объявленной ценности
Общее количество отправляемых листов документов, то есть сумма количества листов, указанных выше. Общая ценность 1 рубль. - Отправитель
ФИО или название организации отправителя. - Подпись
Подпись отправителя
На 1 конверт заполняется 2 описи. Одна вкладывается в письмо и уходит получателю. Вторая опись сразу возвращается отправителю после заполнения почтовым работником.
Номер почтового идентификатора вписывает работник почты. Именно по нему вы впоследствии сможете отслеживать движение письма.
В чем особенности заказного письма
Вот несколько критериев того, чем ценное письмо с уведомлением и описью вложения отличается от обычного:
- в конверте содержится не только послание, но и вещи, имеющие ценность для адресата (чаще всего это официальные бумаги). Они оформляются отдельно, специальным документом с объявлением их количества и стоимости, то есть ценности. В случае утери хотя бы одного из предметов почте необходимо вернуть его стоимость, указанную во вложении: всю сумму вплоть до рубля. Посылать его надежнее, чем простое, так как убыток возмещают;
- когда адресат вашего послания получает его, вам по почте приходит подписанное им уведомление о получении;
- отправлению присваивается номер, с помощью которого легко увидеть весь путь отправленных ценностей до адресата;
- стоимость оформления и доставки ценных и заказных посланий выше, чем у обычных писем с таким же весом.
Что рекомендуется отправлять заказным
Это стоит делать, когда требуется получить доказательства, что послание с определенным содержимым было отправлено, и вам требуется официальное объявление об этом. Например:
- Самый распространенный пример: отправка письма с описью вложения и уведомлением от ФНС — пересылка налоговых деклараций и других форм отчетности, которые вы обязаны сдать государству в определенный законом срок (например 3-НДФЛ).
- Регистрация временно пребывающего в РФ гражданина в ФМС (ее делают по почте).
- Высылка документов по судебному разбирательству (копии иска другой стороне).
- Договоры и другие важные документы вашему контрагенту.
Принцип понятен? Логика в том, что опись вложения и сопутствующие объявления дают при необходимости возможность доказать отправку конкретных документов, а тип отправления «заказное» поможет подтвердить факт и сроки отправки, проследить весь его путь от отправителя до получателя.
Оформление заказного письма и описи
Теперь подробно рассмотрим, как отправить ценное письмо с описью вложения, но без уведомления. Эта несложная процедура производится в любом почтовом отделении на ваш выбор (необязательно по месту жительства):
- Возьмите с собой необходимые для отправки документы, не забудьте паспорт.
- Купите конверт, положите туда предметы для пересылки, возьмите на стойке в отделении бланк уведомления о получении, заполните его.
- Заполните два бланка описи (также их оформляют онлайн, на сайте Почты России – если нужно это сделать заранее). Передайте все заполненные документы сотруднику отделения.
- Оператор связи сличит список предметов в описи с их наличием, поставит штемпель с датой, индексом и распишется.
- Один экземпляр описи отдадут вам, другой положат в конверт.
- После оплаты всех услуг все, что вы вложили в конверт, отправится по адресу.
Нюансы того, как отправить письмо с описью вложения:
- составляют только для внутрироссийских отправлений;
- перед тем, как отправить, проверьте заполнение: исправления во всех документах недопустимы;
- если перечень описываемых предметов слишком большого размера, его следует продолжить на следующем листе. Каждый лист пронумеруйте. Указывается и общее количество листов, например: «Лист 1 из 4», «Лист 2 из 4»;
- адресат после вручения вскрывает конверт в присутствии сотрудника отделения. Если послание дошло с утерей ценностей, составляется акт. Его обязаны рассмотреть в течение двух месяцев. Затем стоимость пропавших вещей компенсируется отправителю;
- крайне не рекомендуется отправлять этим способом деньги, хоть такое отправление и отслеживается. Лучше сделать это переводом.
Как заполняется опись вложения, образец
Следить за всеми этапами прохождения можно, используя идентификационный номер. Его указывают в выдаваемой квитанции. Номер следует вводить на сайте Почты России через пару дней после отправки.
Кроме того, есть возможность подписаться на рассылку и автоматически получать уведомления о состоянии почтового отправления. Также существует услуга СМС-оповещения: когда адресат получит ваше послание, вам придет объявление об этом в виде текстового сообщения.
Как правильно отправить обычной почтой
Есть два варианта доставки документов: почтовым отправлением или курьерской службой. Перед отправкой уточните, каким письмом отправлять претензию по почте — ценным, с уведомлением или с описью вложений. Обычное письмо в этом случае не подходит: если оно потеряется, адресат не узнает о вашей жалобе и о начале претензионной работы.
А в таком случае суд примет его сторону при разбирательстве.
Инструкция, как отправить претензию:
- Составьте документ в двух экземплярах. Укажите адресата и суть обращения. Пропишите конкретные требования к нарушителю и обозначьте ответственность за невыполнение обязательств.
- В почтовом отделении составьте опись вложений по форме Ф-107.
- Укажите контакты получателя — индекс, адрес, наименование. Опишите все прилагаемые бумаги.
- Распишитесь на каждом документе.
- Положите один экземпляр обращения в конверт и запечатайте его.
Лучше отправьте обращение заказным письмом с уведомлением или ценное с уведомлением и описью вложений. Заказное с уведомлением — это когда претензия считается полученной по почте в момент вручения. Адресат обязан расписаться и тем самым подтвердить получение документа.
Ценное с описью вложений и уведомлением о вручении — отправление находится в отделении до того момента, когда адресат не заберет его лично (необходима подпись в специальном бланке). Проблема в том, что получатели не всегда приходят за корреспонденцией — жалоба так и останется в почтовом отделении. Но этот способ самый надежный — отправителю проще всего доказать правоту в суде.