Ведение трудовой книжки в электронном виде

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это цифровой набор сведений о трудовой деятельности работника с 2020 года. Информация хранится в зашифрованном виде на электронных ресурсах ПФР. К 2021 году все сотрудники должны были определиться с форматом, в котором будет вестись трудовая: в электронном или бумажном.

Решение подкреплялось письменным заявлением работника.

Если сотрудник выбирает электронный вариант, бумажную трудовую выдают ему на руки и работодатель начинает сдавать сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд. Если сотрудник не подал заявления, работодатель продолжает вести его трудовую на бумаге и все равно сдает сведения в Пенсионный фонд. Изменить своe решение можно в любой момент — у этого или следующего работодателя.

Тем, кто впервые начинает работать с 1 января 2021 года, оформляется только электронная трудовая книжка.

Для работодателя

Основной плюс для работодателей в том, что полностью исключается риск утраты или порчи трудовой книжки. Цифровую трудовую потерять невозможно — все данные передаются в ПФР и хранятся там в защищенных базах. А значит, меньше поводов у инспектора труда для штрафов работодателю за неправильное хранение трудовых (по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Однако с хранением ЭТК не всe так однозначно. Если работник отказался от электронной трудовой, то бумажную он получает на руки и дальше данные о приемах, переводах и увольнениях хранит Пенсионный фонд. У работника на руках остаются только справки СТД-Р с информацией о работе у конкретного работодателя.

При необходимости работник может «потерять» какую-нибудь из них и новому работодателю показать предыдущую справку, без записи об увольнении за пьянство или прогул. Как работники с электронными трудовыми подставляют работодателей и что с этим делать, читайте в статье.

Главный минус перехода на электронный учет — новые обязанности и сроки, а именно: подготовка и сдача отчетных форм СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Сдавать такой отчет нужно на следующий день после издания приказа о приеме или увольнении и ежемесячно до 15 числа, иначе оштрафуют по ч. 2 ст.

15.33.2 КоАП РФ. В бумажные трудовые записи вносили и задним числом при увольнении или проверке ГИТ. Как сдавать отчет СЗВ-ТД вовремя и с первого раза, читайте в статье.

Как хитрят кадровики. Чтобы не получать штрафы за сроки сдачи СЗВ-ТД, работодатели издают приказы заранее. Например, оформляют приказ от 17.06.21 о переводе с 01.07.21. Это актуально, когда в один день надо перевести целое подразделение и успеть за всех отчитаться.

Можно не хитрить, а просто автоматизировать процесс в СБИС. Программа сформирует СЗВ-ТД в момент приема или перевода, проверит их до отправки в фонд и отправит 100 отчетов за 1 раз.

Электронные трудовые книжки без ошибок

Для работника

Среди плюсов — работник может в любой момент посмотреть данные о стаже. Информация есть в Личном кабинете на портале Госуслуг, на сайте ПФР или в МФЦ. Даже в случае ликвидации работодателя получить сведения о своей трудовой деятельности не составит труда.

Кроме того, минимизируется риск порчи, утраты трудовой книжки, внесения в нее ложных или неточных данных. А при необходимости электронные данные помогут оперативно оформить государственные услуги, соцпособия, кредит в банке, пенсию и т.д.

Минус — сведения в электронном виде формируются только с 2020 года. Чтобы подтвердить стаж до этого момента, всe равно понадобится бумажная трудовая, которую придется бережно хранить.

Чтобы не хранить бумажную трудовую до пенсии, сведения о стаже до 2020 года можно перенести в электронную. Для этого работник несет в Пенсионный фонд бумажную трудовую, а фонд вносит данные о трудовой деятельности до 2020 года в ЭТК. Это право появилось у граждан с 7 марта 2021 года на основании п.

2 ст. 12 закона 27-ФЗ «Об индивидуальном учете в системе ОПС».

Бумажная и электронная: в чем разница

Перечень сведений электронной и бумажной трудовых книжек практически не отличается. В электронной версии отражается СНИЛС работника, но отсутствует информация о награждениях и поощрениях.

В ЭТК должны быть отражены следующие данные:

• ФИО, дата рождения сотрудника,
• СНИЛС,
• Сведения о трудовой деятельности (приеме, переводах, увольнениях, работе в районах Крайнего Севера).

Новые правила ведения трудовых книжек

С переходом на электронные трудовые книжки работодатели обязаны сдавать в Пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-ТД. С 1 июля 2021 года отчет СЗВ-ТД изменился, появились новые графы:

• Код выполняемой функции.
  Должен быть указан обязательно, иначе отчет не примут. Он заполняется по Общероссийскому классификатору занятий, соответствует занимаемой должности и состоит из 5 знаков. Как определить код ОКЗ для СЗВ-ТД, разобрали в статье.
• Информация о работе в районах Крайнего Севера и местности, приравненной к ним.
  Раньше этой графы в отчете не было.

СЗВ-ТД работодатель подает в ПФР по каждому работнику отдельно. Способ подачи зависит от числа работников по состоянию на прошлый месяц (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):

• от 25 человек — отчет подается только в электронном виде,
• до 25 человек — отчет можно подавать в бумажном или электронном виде.

С 1 сентября 2021 года меняются правила ведения и хранения трудовых книжек, включая бумажные (Приказ Минтруда России от 19.05.21 № 320н). Три главных изменения:

1. Можно применять собственную форму книги (журналов) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.
2. Разрешили в бумажных трудовых печатать записи на принтере или вносить с помощью штампа, факсимиле.
3. Утвердили новые формы дубликата трудовой книжки и вкладыша к нему.

Как действовать при приеме и увольнении

Нанимая нового сотрудника, узнайте, подавалось ли заявление об отказе от бумажной трудовой по его предыдущему месту работы. Далее действуйте в зависимости от ситуации:

1. Работник подал предыдущему работодателю заявление об отказе от бумажной книжки в пользу ЭТК — проверьте в документе закрывающую запись о переходе. При ее наличии формируйте электронные сведения о трудовой деятельности сотрудника. На основании бумажной трудовой и формы СТД-Р (или СТД-ПФР) уточните данные о стаже и верните трудовую работнику.
2. Работник решил оставить бумажную книжку — ведите трудовую на бумаге и одновременно подавайте в ПФР сведения о трудовой деятельности.
3. Сотрудник впервые устраивается на работу — трудовую можно вести только в электронном формате.

При увольнении специалиста, который ранее выбрал электронную трудовую, работодатель выдает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Сотрудникам с бумажной трудовой эти сведения не предоставляются (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Случаи и сроки выдачи СТД-Р:

• при увольнении — в день расторжения трудового договора;
• в любой момент — в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления работника.

Но тут есть особенность. Заявление работник вправе направить на электронную почту работодателя, например с адреса [email protected] на электронку отдела продаж. И если СТД-Р не выдать вовремя, то по жалобе работника инспектор труда привлечет фирму к ответственности.

Штрафы для организации — от 30 до 50 тысяч рублей. Избежать штрафов поможет правильная формулировка в локальном нормативном акте или кадровый электронный документооборот СБИС. В СБИС личность сотрудника идентифицирована.

У него есть личный кабинет и возможность за пару кликов запросить у работодателя СТД-Р, 2-НДФЛ или отгул. Читайте пример формулировок ЛНА в нашей статье.

Электронный документооборот с работниками

Что делать с бумажной трудовой

Сотрудникам, которые перешли на электронный формат, нужно отдать их бумажные трудовые. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение книжек (ч. 3 ст.

2 Закона 439-ФЗ). Запись о подаче заявления о переходе на ЭТК отражается в трудовой. Отказаться от бумажной трудовой работник может в любой момент, у текущего работодателя или на другом месте работы.

А вот сведения о трудовой деятельности работника работодателю придется подавать в любом случае.

1. Что конкретно произошло? Моя бумажная трудовая книжка теперь недействительна?

Ваша трудовая книжка по-прежнему действительна. Просто теперь у нее появляется еще и электронный аналог.

Все сведения, которые работодатель раньше записывал в бумажную трудовую — когда вас приняли на работу, на какую должность, когда уволили и по какому основанию (со ссылкой на соответствующую статью и часть статьи Трудового кодекса) или когда и на какую должность вас перевели, — он теперь будет отправлять еще и в Пенсионный фонд. Эта информация будет храниться там в специальной электронной системе учета.

Вы сможете запрашивать сведения из этой системы в виде выписок — бумажных или электронных, они будут считаться полным аналогом трудовой книжки.

2. То есть новая система действует наряду с бумажными трудовыми книжками, просто у работодателей теперь двойное кадровое оформление?

Не совсем так. В течение 2020 года вам предстоит выбрать: вы совсем отказываетесь от бумажной трудовой книжки или хотите сохранить ее наряду с электронной.

В первом случае в вашу бумажную трудовую книжку больше не будут вносить записи (работодатель вам ее отдаст), и все сведения будут учитываться только в электронной системе. Во втором случае сведения о вашей работе будут вносить и в электронную систему, и в бумажную трудовую книжку, которая по-прежнему останется у работодателя.

А вот у тех, кто впервые начнет работать в 2021 году (по крайней мере, впервые будет трудоустраиваться официально), бумажных трудовых книжек уже не будет совсем — сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.

3. Зачем ввели эту новую систему?

В пояснительной записке к законопроекту было сказано, что новая система электронного учета:

• повысит уровень сохранности сведений о трудовой деятельности (бумажная трудовая книжка может потеряться, а электронная система считается более надежной);
• упростит процедуру трудоустройства в части взаимодействия с кадровой службой работодателя (например, если вы трудовую книжку потеряли, вам не придется восстанавливать дубликат или просить завести новую);
• снизит издержки работодателя и работника, связанные с трудоустройством (опять же, это связано с риском утраты бумажных документов).

4. Когда мне надо решить, сохранять бумажную трудовую книжку или ограничиться новой, электронной?

До конца года — по 31 декабря 2020 года включительно. Вам нужно будет подать на работе письменное заявление о своем выборе. Не торопитесь делать это прямо сейчас: сначала работодатель должен письменно уведомить вас о произошедших изменениях и предложить сделать выбор.

Если вы не подадите никакого заявления, то работодатель продолжит вести вашу бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

5. Можно выбрать один вариант, потом передумать и перейти на другой?

Если вы выберете вариант сохранения бумажной трудовой, то это не помешает вам потом отказаться от нее и перейти только на электронный учет, а вот если вы в этом году откажетесь от ведения бумажной трудовой, то потом вернуться к ней уже не получится.

Какой вариант вы выбрали, будет отмечено в системе электронного учета и в выписках из нее. Плюс, когда работодатель отдаст вам бумажную трудовую, он укажет в ней, что ее вам выдали, потому что вы перешли на электронный учет.

6. А если я до конца 2020 года не устроюсь на работу, бумажная трудовая книжка останется у меня на руках, и мне некому будет подать заявление о выборе варианта, то что тогда?

Ничего страшного — сделаете свой выбор, когда устроитесь на работу, пусть и после 2020 года. Напишете заявление новому работодателю. Можно сделать это в том числе сразу во время оформления на работу, а можно и позже.

7. Как будет происходить увольнение и оформление на новую работу, если я откажусь от бумажной трудовой?

Работодатель внесет информацию об увольнении в электронную систему учета, а вам в последний день работы выдаст сведения за тот период, пока вы работали у него. Такая «выписка» выдается в бумажном виде или отправляется по электронной почте в электронном виде. Второй вариант возможен, если у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись.

Новому работодателю вы для оформления предъявите эту выписку — тоже либо в бумажном, либо в электронном виде.

8. А если я выберу сохранение бумажной трудовой книжки, то всё будет как раньше — новому работодателю надо принести только ее?

Всё как раньше, плюс добавится одно новшество. Работодатель, как и прежде, сделает запись об увольнении в бумажной трудовой книжке и выдаст вам ее. Кроме того, он подаст сведения об увольнении в электронную систему учета. Но выдавать вам выписку из нее он в этом случае не обязан.

А вот вы должны будете предъявить для оформления на новой работе и бумажную трудовую книжку, и сведения из электронной системы учета. Вы сможете сами запросить эти сведения:

• в МФЦ;
• в отделении Пенсионного фонда;
• через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на портале госуслуг.

Важный нюанс: система электронного учета еще не заработала в полной мере, даже формы, по которым работодатели будут подавать туда сведения о работниках, еще не утверждены. Первые отчеты в электронную систему работодатели будут сдавать только в феврале. Поэтому первое время, скорее всего, для устройства на новую работу будет, как и раньше, достаточно бумажной трудовой книжки (без выписки из электронной).

9. Выписки, которые будут выдавать работодатели при увольнении, и выписки, полученные в Пенсионном фонде или МФЦ, чем-то будут отличаться?

Да. Каждый работодатель будет выдавать только сведения о вашей работе у него (прием, переводы, поощрения, увольнение). А в Пенсионном фонде или МФЦ можно будет получить полную выписку — обо всех отраженных в электронной системе местах работы.

10. Получается, теперь, если уволили «по статье», нельзя просто «потерять» трудовую, чтобы новый работодатель не увидел эту запись?

Да, теперь такой фокус не пройдет, поэтому лучше сразу оспаривайте увольнение «по статье», если не согласны с ним. По решению суда запись об основаниях увольнения можно изменить как в бумажной трудовой, так и в электронной.

Помните, что вы в любом случае должны будете принести для устройства на новую работу сведения из электронной системы — наряду с бумажной трудовой или вместо нее. А выписка из электронной системы, хоть от последнего работодателя, хоть от Пенсионного фонда или МФЦ, будет содержать сведения о последнем увольнении.

Попросить же выписку на предпоследнем месте работы, как будто оно было у вас последним, получится не всегда, потому что экс-работодатель после того, как вы уволились, по закону уже не обязан предоставлять вам сведения о работе у него.

11. Если я устроюсь на нровое место, но отработаю там всего день-два и решу не оставаться, это неудачное место работы попадет в мою электронную трудовую?

Зависит от обстоятельств. В бумажные трудовые книжки такие случаи не попадают, потому что туда запись вносится только на шестой день работы. Поэтому даже если в таких ситуациях увольняли по всем правилам, трудовую книжку запись о «сверхкороткой» работе не портила.

Но сроки внесения сведений в электронную систему другие, и в законе нет никаких оговорок, что не нужно подавать сведения о приеме на работу, если человек отработал меньше шести дней.

В 2020 году работодатели будут подавать сведения о приеме новых работников и их увольнении не очень быстро: не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, когда эти события произошли. Если вы проработаете в компании всего день-два, кадровикам, как и сейчас, едва ли захочется тратить время на то, чтобы оформить по всем правилам прием, увольнение и подать сведения о вас. Если они смогут «замять» факт вашего трудоустройства (обойтись без формальностей), то в электронную трудовую эта история не попадет.

Но если уже издан приказ о приеме на работу (а он издается не позднее трех дней после допуска к работе, в идеале — в первый же день) и в компании строго проводятся все кадровые процедуры, то кадровикам волей-неволей придется соблюсти все формальности — и увольнение, и подачу сведений в электронную систему. То есть эти трудоустройство и увольнение попадут в вашу электронную трудовую книжку. Точно так же придется действовать, если вы хотите получить оплату за отработанные дни.

С 2021 года вероятность попадания таких сверхкоротких историй трудоустройства в электронные трудовые станет еще выше. Работодатели должны будут подавать сведения о приеме сотрудника на работу в день издания приказа о приеме на работу или на следующий день. Поэтому, если кадровые процедуры в компании проводят быстро, может получиться так, что сведения о приеме на работу подадут в электронную систему в первый же день работы или на следующий день.

Значит, если вы решите уйти, точно придется оформлять увольнение — тоже с занесением в электронную систему.

13. Какой смысл сохранять бумажную трудовую книжку, раз все равно теперь параллельно ведется электронная?

Рациональных причин практически нет — можно сказать, законодатель просто ради спокойствия тех, кто боится полной цифровизации данных, сохранил для них возможность иметь бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

Противники электронных трудовых книжек обычно опасаются того, что у Пенсионного фонда что-то выйдет из строя и все данные исчезнут. На самом деле такой сценарий маловероятен. С 2002 года в России действует система персонифицированного учета, и, например, данные, необходимые для начисления вашей пенсии, и так учитываются в цифровом виде.

То, что вся эта информация внезапно пропадет без возможности восстановления, кажется нереалистичным.

HeadHunter

Новости и статьи

Сервисы для соискателей

Молодым специалистам

• Уведомления в мессенджер

• Switch to English

Сегодня на сайте 1015881 вакансия , 61910518 резюме , 1847698 компаний и за неделю 3308291 приглашение

Как завести электронную трудовую книжку?

Для каждого работника создаётся индивидуальный отчёт по форме СЗВ-ТД, в который далее вносят изменения. СЗВ-ТД формируется и для внешних и внутренних совместителей, и для удалённых сотрудников. Исключением являются лица, работающие по договорам на оказание услуг и ГПХ.

В отчёте работодатель указывает свой регистрационный номер в ПФР, название компании, ИНН, КПП, а также данные сотрудника — ФИО, дату рождения, СНИЛС. Обязательно указывают дату приёма на работу и все важные изменения в процессе трудовой деятельности (смена должности, новая специальность или квалификация), вносят отметку об увольнении. Указывают основания для оформления кадрового события, например, данные приказа.

Как подавать отчёт в ПФР?

Если количество работников юрлица превышает 25 человек, отчёты направляются только в электронном виде, в обязательном порядке заверенные ЭЦП. Организациям и ИП с численностью сотрудников до 25 человек СЗВ-ТД можно подавать как в электронном, так и в бумажном виде. Бумажный документ заверяется подписью руководителя юрлица или его доверенного лица, а в случае с ИП — личной подписью.

Отчитаться перед ПФР работодатель обязан на следующий день после издания приказа о приёме на работу или увольнении. Также необходимо отчитываться ежемесячно до 15 числа о наличии или отсутствии изменений. За нарушение сроков предусмотрены штрафы по ч.2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.

Прием нового сотрудника

При оформлении сотрудника необходимо проверить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной ТК по предыдущему месту работы. Далее порядок действий такой:

Если подавал заявление, то нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР.

Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись о приёме на работу в ней, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные.

Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК.