В какой срок должны оплатить билеты

Кому оплачивается проезд к месту отпуска и обратно

Законодательная база

— про право северных работников на компенсацию проезда в отпуск и обратно. — список районов Крайнего Севера и местностей, которые к ним приравнены. — порядок компенсации проезда госработникам, на который могут ориентироваться коммерческие организации.

На кого распространяется льгота

Право на компенсацию проезда в отпуск и обратно возникает, если сотрудник работает и проживает на территории Крайнего Севера или в местности, которая приравнена к такому району. При этом сам работодатель расположен в такой местности. Этот нюанс актуален для компаний, у которых есть дистанционные сотрудники, которые живут и работают на Севере.

Предоставлять им компенсацию или нет — решение работодателя.

Вахтовикам, которые бывают на северных территориях наездами, компенсация расходов проезда в отпуск не положена.

Будьте внимательны: не всегда весь субъект РФ полностью признается территорией Крайнего Севера или приравненной к ней. Такой статус могут иметь лишь отдельные районы региона. При этом есть субъекты РФ, которые значатся в двух списках: и в перечне «Районы Крайнего Севера», и в перечне «Местности, приравненные к районам Крайнего Севера».

В каждом перечне — свой список районов/округов. То есть какие-то районы одного субъекта РФ относятся к Крайнему Северу, а другие — приравнены к нему. Поэтому нужно смотреть оба списка, чтобы понять возможности конкретного региона.

Например, это относится к Республикам Карелия, Коми, Тыва, к Красноярскому и Хабаровскому краям, Архангельской, Иркутской и Сахалинской областям.

Обзор субъектов РФ, для которых актуальна выплата «северной» компенсации для проезда в отпуск

• Все острова Северного Ледовитого океана и его морей, а также острова Берингова и Охотского морей
• Республика Саха (Якутия)
• Камчатский край

• Ненецкий
• Чукотский
• Ямало-Ненецкий

• Ханты-Мансийский автономный округ — Югра

• Красноярский
• Хабаровский
• Забайкальский
• Пермский
• Приморский

Кто обязан компенсировать проезд

Компенсацию работникам Севера за проезд в отпуск должны платить работодатели:

• коммерческие фирмы,
• госучреждения.

В чем разница для госучреждений и коммерческих организаций

Для коммерческих организаций не разработано отдельных законодательных актов, которые бы регламентировали порядок «северной» компенсации.

Минтруд считает, что такие организации могут руководствоваться правилами, которые установлены для государственных организаций. Для этого необходимо разработать локальный нормативный акт, например, Положение об отпусках. Либо прописать порядок в коллективном или трудовом договоре.

Работодатель не вправе устанавливать положения, которые:

• Влекут полный отказ от возмещения дорожных расходов.
• Предусматривают компенсацию в сниженном размере.
• Вводят выплаты реже, чем раз в 2 года.
• Предусматривают компенсацию проезда только по территории района Крайнего Севера.

Обязанность компенсировать стоимость проезда для неработающих членов семьи работника (мужа, жены, маленького ребенка) установлена Трудовым кодексом РФ только для работодателей — федеральных государственных органов и учреждений, государственных внебюджетных фондов РФ.

Когда предоставляется компенсация

Получить компенсацию расходов работник может тогда, когда получает право на оплачиваемый отпуск. Это происходит в первый год работы в организации. Периодичность выплаты — раз в 2 года. То есть затем проезд возмещают на 3, 5 году работы и т.д.

Какие условия должны быть соблюдены

Коммерческая организация самостоятельно определяет условия выплаты. Можно ориентироваться на правила для бюджетников:

• Компенсацию выплачивают на основании документов, которые подтверждают выезд гражданина за пределы региона.
• 30 кг — норма возмещения для провоза багажа.

На какой вид транспорта распространяется компенсация

Коммерческие организации вправе самостоятельно определить вид транспорта для компенсации. Можно ориентироваться на правила для бюджетников: госработник вправе воспользоваться любыми видами транспорта (за исключением такси), в том числе личным.

Например, в поезде сотрудник может ехать в купейном вагоне. В самолете — лететь эконом-классом. Если категория проезда выше, например, бизнес-класс в самолете, сотрудник берет справку у перевозчика о стоимости проезда эконом-классом.

Как оформить компенсацию сотруднику

Коммерческие организации самостоятельно устанавливают порядок «северной» выплаты. Для государственных организаций правила выплаты определены на федеральном уровне. Можно ориентироваться на них. Далее мы привели регламент, который прописан для бюджетников. Коммерческая фирма может предусмотреть свои сроки.

Какие документы нужны и в какой срок

За 2 недели до начала отпуска работник обязан предоставить письменное заявление в произвольной форме.

Если не хотите сами готовить шаблоны документов или искать подходящие в интернете, можно подключить СБИС КЭДО. С таким сервисом у вас всегда будут актуальные шаблоны документов для оформления отпусков. Сервис СБИС КЭДО могут использовать как коммерческие, так и государственные организации.

За 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск нужно выплатить компенсацию. Сумма компенсации определяется исходя из примерной стоимости проезда, которую работник указал в заявлении.

В течение 3 рабочих дней с даты выхода отпускника на работу бухгалтер делает окончательный расчет суммы. Для этого сотрудник обязан представить отчет о произведенных расходах. К такому отчету прилагаются проездные и перевозочные документы в подлинниках:

• билеты;
• багажные квитанции;
• другие транспортные документы;
• справки транспортных организаций;
• чеки автозаправочных станций;
• иные документы, которые подтверждают фактические расходы по проезду к месту использования отпуска и обратно, а также по провозу багажа.

Работодатель может предусмотреть перечень необходимых документов в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. В документах должна быть информация о пассажире, багаже, итоговой стоимости перевозки. Документы могут быть в бумажном или электронном виде.

Какими документами работнику подтвердить проезд

Оформлять отпуска в СБИС КЭДО

Как компенсировать проезд к отпуску за пределами РФ

Работодатель должен компенсировать работнику проезд только в пределах России. Если сотрудник уехал в другую страну, есть тонкости.