Акт приема передачи тмц

С материально ответственным лицом (МОЛ) работодатель заключает договор о полной материальной ответственности. В соответствии с этим документом работник должен будет из своего кармана возместить стоимость товарно-материальных ценностей в случае их утраты, порчи. Обычно такими сотрудниками являются заведующие хозяйством, кладовщики.

МОЛ всегда присутствует при проведении инвентаризации в помещении, в котором хранятся вверенные ему объекты. Завхоз не входит в состав комиссии, проводящей проверку, однако следит за правильность и законностью проведения процедуры. По факту окончания мероприятия сотруднику вручают один экземпляр акта.

Смена лица на должности

Передача материальных ценностей от одного МОЛ другому происходит всегда при смене сотрудника на должности. Старый работник может уволиться, перевестись и так далее. Как только будет найден соискатель, необходимо провести определённую процедуру.

По факту смены МОЛ производится инвентаризация всех имеющихся на складе объектов. Так предприятие получит полную опись хранящегося имущества. Новый сотрудник не заинтересован в том, чтобы брать ответственность за фактически отсутствующие на складе товары.

Именно поэтому лицо должно со всей внимательностью подойти к составлению акта приёма-передачи. Расписываться нужно только за то имущество, которое действительно в наличии.

Процедура

Процедура смены МОЛ всегда берёт своё начало с приказа руководителя организации. Сформированная комиссия проведёт инвентаризацию, после чего мероприятие может получит один из двух вариантов развития: нынешний сотрудник передаёт ценности директору организации, а тот в свою очередь передаст их новому лицу или ТМЦ передаются сразу же новому работнику. Этот момент зависит от тонкостей документооборота и учёта на предприятии.

Второй вариант видится удобнее. В настоящем материале будет рассмотрен именно он.

Кто актирует процесс

Закон не содержит указания на конкретную сторону, в чьи обязанности войдёт составление акта приёма-передачи. Этот вопрос решается работниками непосредственно на месте. Обычно бремя по написанию бумаги ложится на передающую сторону.

Предыдущее МОЛ как бы предоставляет отчёт о передаваемых ценностей, знакомит нового сотрудника со складом, вводит в курс дел. Отметим, что сведения в акт заносятся на основании уже составленной к этому моменту инвентаризационной описи.

Кто бы ни писал официальную бумагу, человек должен обладать определёнными навыками работы с документами, чтобы не допустить при её составлении критических ошибок. Несколько неточностей могут привести к ничтожности подписанного сторонами акта. Следует подойти к этому вопросу со всей внимательностью.

Форма документа

В настоящий момент любой документ, регулирующий внутреннюю деятельность организации, может быть написан в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт приёма-передачи МЦ от одного МОЛ другому относится именно к этой категории бумаг и не является исключением из общего правила. Более того, компания вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его в учётной политике и использовать на постоянной основе.

Отметим, что свободная форма акта также предъявляет определённые требования к его содержанию, а именно:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов (дата, место, номер);
• подписи ответственных лиц подлежат расшифровке;
• соблюдение чёткой структуры (реквизиты, предмет, автографы).

Написать официальную бумагу рекомендуется на фирменном бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4. Ответственным лицам предоставляется два варианта изложения текста: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и машинописный при помощи компьютерных средств. Этот вопрос решает составитель с учётом особенностей документооборота в компании.

По общему правилу способ написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги, тем не менее на практике предпочтение отдаётся именно печатному варианту. Так документ будет иметь более презентабельный вид, а стороны страхуют себя от лишних ошибок в почерке.

Объясняем, как правильно составить акт

Первым делом разберёмся с реквизитами. Присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, обозначаем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления. Далее обозначаем ФИО ответственных сотрудников, их должности на предприятии, а также паспортные данные.

В качестве допустимого минимума достаточно будет указать только серию и номер паспорта. Более подробная информация прописана в трудовом договоре.

Ниже по документу утверждаем, что одно лицо фактически передало, а другое в свою очередь приняло имущество. Ссылаемся на приказ руководителя, инвентаризационную опись, трудовой договор нового сотрудника, в котором прописаны положения о его материальной ответственности. В этом же блоке перечисляем полный перечень ценностей в виде таблицы.

Работоспособность и текущее состояние объектов должно быть заверено третьими лицами. Для этого при инвентаризации проводится соответствующий осмотр. В самом акте ссылаемся на проверку. Следующим шагом указываем количество составленных экземпляров. Всего их должно быть три, по одному для ответственных лиц, а третий – в бухгалтерию.

Примерный образец

Как только все вышеуказанные моменты будут прописаны, можно переходить к подписания. Своими автографами (с расшифровкой) официальную бумагу должны заверить оба сотрудника.

Акт приема-передачи товара: образец

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Акт приема-передачи товара составляют, если:

• количество и качество товара не соответствует прописанному в договоре,
• имущество передается по договору комиссии или во временное пользование,
• ТМЦ передаются между подразделениями внутри одной организации.

Документ оформляют, когда передают товарно-материальные ценности. Составляют его в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон.

В акте приема-передачи товара обязательно укажите:

• дату и место составления,
• в рамках какого договора составляете документ,
• названия или ФИО сторон,
• полное описание ТМЦ — марка, модель, количество, единицы измерения и т.д.,
• информацию о дефектах и недостатках — если есть.

Участники договора должны подписать обе копии акта и поставить печати, если они есть.

Требование о передаче ТМЦ надо прописать в договоре. Акт приема-передачи товара пусть будет приложением к нему — тогда оба документа будут иметь одинаковую юридическую силу.

Если покупатель — юрлицо, полномочия представителя-физлица надо подтвердить доверенностью.

Более 2 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад

Мы разобрали главные вопросы о том, как оформить документ.

Форма акта приема-передачи товара обязательна или мы можем разработать свою собственную?

Можно разработать свою форму документа. Но рекомендуем взять уже готовый шаблон акта приема-передачи товара — так вы сэкономите время и точно не ошибетесь.

Если мы отдаем ТМЦ на хранение, нужно оформлять акт приема-передачи товара?

Сколько надо хранить акт приема-передачи товара?

Срок хранения документа — 5 лет.

Нам потребовался акт приема-передачи товара. Образец предоставил контрагент, но в нем нет нужных нам пунктов. Можно ли их добавить?

Документальный образец в 2022 году

Если составляете такой документ впервые, то дочитайте материал до конца.

Правовая сторона документа

Законодательство не требует обязательного оформления такого рода документа при поставке товара. Однако стороны сделки часто настаивают на его составлении с целью обеспечения правовой защиты. Наличие подписанного документа позволит подтвердить количество, качество и сохранность доставленных ТМЦ .

Несколько ситуаций, когда акт прямо нужно составить:

После того, как товар будет получен, в бумаге должны быть отражены сведения, указывающие на отсутствие претензий, связанных с нарушением заранее обговоренных условий:

• Весь передаваемый товар был осмотрен, а сохранность его была подтверждена в присутствии лица, представляющего интересы поставщика;
• Товар принят в заранее обговоренном количестве и с заранее обговоренным уровнем качества;
• Доставка материальных ценностей была осуществлена согласно обговоренным срокам и с соблюдением всех обговоренных условий;
• Претензий к контрагенту не имеется.

Унифицированная или свободная форма

Унифицированной формы бланка акта приема-передачи ТМЦ нет, поэтому бумага составляется в свободной форме. Вопрос внесения той или иной информации определяется характером сделки и решается на внутреннем уровне.

Иногда у организаций может быть уже разработанный бланк, который можно использовать, если к этому располагает конкретная ситуация.

Пусть документ и составляется в произвольной форме в силу отсутствия утвержденного государственного образца, это не означает, что его составитель может себя ни в чем не ограничивать. Необходимо, как минимум, соблюдать общие требования к составлению деловых бумаг: оформлять содержание с соблюдением орфографических, пунктуационных и стилистических норм . Но существуют и некоторые нюансы, касающиеся именно акта приема-передачи товарно-материальных ценностей:

• Если стороны договорятся, в документ может быть внесена дополнительная информация, относящаяся к процедуре передачи товара одним лицом и приема его другим лицом. Например, можно указать в бумаге сроки оплаты обговоренных услуг, составление каких бы то ни было сопутствующих документов, которые оформляются как приложение к уже существующему акту и прочие моменты, требующие, по мнению сторон, фиксации в бланке.
• Документ составляется чаще всего на обычном листе формата А4 в двух экземплярах: один экземпляр – поставщику, а другой – заказчику. Копию создать, конечно, можно, но заверенной она будет являться только после того, как в ней появятся подписи либо самих руководителей компании как непосредственных участников сделки , либо их представителей, обладающих необходимыми полномочиями.
• Акт иногда заверяют не только подписями, но и печатями, однако, сейчас в этом нет никакой необходимости: с 2016 года использование печатей не обязательно для юридических лиц . Но, тем не менее, в случае возникновения разногласий между сторонами, которые повлекли за собой судебное разбирательство, наличие печати лишним точно не будет.

Важные моменты при составлении документа (этапы)

Информация о сторонах

Документ можно условно разделить на несколько смысловых частей.

1. Информация о договоре поставки и данные контрагентов

• Ссылка на данные, указывающие на то, приложением к какому именно документу является акт. Номер приложения, дату составления и номер договора.
• Полное наименование предприятия, которое осуществляет поставку товарно-материальных ценностей (включая организационно-правовую форму, например, ООО «СтройСервис»). Также обязательно нужно указать ответственное должностное лицо, которым, как правило, является директор или гендиректор и бумагу, которая подтверждает законность исполнения им своих должностных обязанностей (зависит от документа, утвержденного на предприятии; это может быть «Положение», «Доверенность» или иная бумага).
• Далее, что логично, в документ нужно внести те же самые данные, но относящиеся уже к другой стороне соглашения – тому, кто получает товар.

Составляется список поставляемого товара: наименование, комплектация и стоимость.

Отметим также, что если товары неоднородны, то не обязательно составлять отдельную бумагу для каждой отдельно взятой категории. Не нужно расписывать артикулы и коды. Достаточно просто указать каждую единицу товара и количество, в котором она поставляется .

Каждой единице должен быть присвоен порядковый номер и, конечно же, у нее должно быть наименование. Это минимальный набор требуемых характеристик. Если нужно отразить дополнительную информацию – вас в этом никто не ограничивает.

Заполненный документ не будет иметь абсолютно никакой юридической силы, пока на нем не появится подпись ответственного лица, которым, как правило, является либо директор компании, либо иной сотрудник высшего звена. У лица, подписывающего документ (если он, конечно, не является руководителем организации), должен иметься бланк доверенности, наделяющий его соответствующими полномочиями.

Также, ставя подпись на документе, ответственный сотрудник должен понимать, что несет за получаемый им товар материальную ответственность. Если хоть какое-то из условий не будет соблюдено, то даже подписанный бланк акта приема-передачи товара едва ли можно будет считать действительным.

Кто и как составляет и подписывает документ

Документ подписывают стороны сделки в момент передачи товара. Так как бланк акта должен быть на руках и у того, кто получает товар, и у того, кто его передает, акт должен быть составлен в двух экземплярах и заверен подписями обеих сторон.

Представители сторон, подписывающие бумагу от имени организации, в которой они работают, должны уметь посредством специального документа доказать наличие соответствующих полномочий. Для этого организации выдают сотруднику бланк доверенности поручение или приказ. Бумаги должны быть заверены нотариально. Однако, чаще всего представителями сторон при такого рода сделках выступают сами руководители, а не должностные лица. Это во многом зависит от масштабов организации и от того, какие товарно-материальные ценности необходимо получить или передать.

Составленный и заверенный подписями сторон акт приема-передачи товара направляется в бухгалтерию, где уполномоченные сотрудники в одном случае списывают отправленный товар, а в другом, наоборот, ставят на учет.

1. Как в “1С:Бухгалтерии 8” (ред. 3.0) отразить получение материальных ценностей на ответственное хранение?

На диске ИТС ( Информационно-технологическое сопровождение пользователя программ 1С ) прилагается 2 способа отражения в программе 1С:Бухгалтерии 8″ (ред. 3.0) получение материальных ценностей на ответственное хранение (счет 002 “Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение” )

• 1-ый способ: Документ Операции, введенные вручную – В этом случае в колонке Дебет нужно указать счет 002, наименование и количество ТМЦ, контрагента., а колонке “Сумма” – указать стоимость ТМЦ.
• 2-й способ: Документ Поступление (акты, накладные) – Это самый удобный способ, но в этом случае нужно проверить, чтобы в колонке в колонке “Счет учета” табличной части товары устанавливался счет 002 при изменении номенклатуры. Цену ТМЦ можно указать с НДС, а в колонке ставка НДС – “Без НДС” (ТМЦ будут учтены на забалансовом счете по итоговой цене с учетом НДС, НДС к вычету по ним не принимается).

После добавления внешней печатной формы МХ-1 в список дополнительных отчетов и обработок в разделе администрирования появится печатная форма МХ-1 в подменю Печать формы списка и формы документа Поступление (акты, накладные, УПД)” (См рис 2).

Рис 1 Список печатных форм в подменю Печать документов Поступление (акты, накладные,УПД)

При вызове печатной формы открывается диалоговая форма для ввода значений дополнительных реквизитов печатной формы (см. Рис. 2)

Рис. 2 Диалоговая форма ввода дополнительных реквизитов формы МХ1 перед печатью

Количество дополнительных сведений может расширяться по пожеланию пользователя в зависимости от специфики организации хранителя товаров.

Текущая версия печатной формы содержит только один параметр – СрокХранения – Это наименование дополнительного сведения документа поступления для заполнения срока хранения товара в днях на складе хранителя . Тип значения – число (См рис 3

Дополнительные сведения документов вводятся в разделе Администрирование/Общие настройки/Дополнительные реквизиты и сведения

Рис 3 Форма ввода дополнитнльного сведения СрокХранения

Значения дополнительных сведений вводится в форме документа при нажатии соответствующей кнопки ( см. рис 4 )

Рис 4 Ввод значения дополнительного сведения

2. Как в “1С:Бухгалтерии 8” (ред. 3.0) вернуть товары , ранее принятие на ответственное хранение, контрагенту ( поклажедателю)?

На диске ИТС прилагается 2 способа оформления возврата товаров, принятых на ответственное хранение, в рамках договора с поставщиком (поклажедателем) :

1-ый способ: Документ Операции, введенные вручную . В этом случае в колонке Кредит нужно указать счет 002

2-й способ: Документ: Возврат товаров поставщику . В колонке счет учета должен быть установлен счет учета 002

Акт о возврате ТМЦ, сданных на хранение по форме МХ-3. , формируют в том случае, когда нужно документально оформить возврат сданных на хранение ТМЦ компанией – хранителем. Заполнением бланка занимается материально ответственное лицо компании, которая приняла ТМЦ на хранение.

После добавления внешней печатной формы МХ-3 в список дополнительных отчетов и обработок в разделе администрирования, добавится командная печать акта подменю Печать в форме списка и в форме документа Возврат товаров поставщику (См. рис 6)

Рис 5 Подменю печать ждокуменнтов возврата товаров после подключения внешней формы МХ3

Следует отметить, что акт о возврате (см. п. 5) содержит перечень работ и услуг , принятых поклажедателем . Данной информации нет в документе возврата товаров поставщикам и поэтому нужно включать оказанные работы и услуг в диалоговой форме перед печатью ( См рис 6).

Рис 6 Диалоговая форма пред формирования МХ3 для ввода дополнительные сведения

Список работ и услуг в рамках договора об оказании услуг по хранению товаров заполняется автоматически из документов оказания услуг по фильтру ( отбору) организации и контрагента в документе возврата. Не проведенные документы оказания услуг исключаются из поиска . Список не редактируется.

Пользователь должен включать или отключать из предлагаемой перечни оказанных услуг.

Одна из недоработок механизма учета товаров на хранении в БП 3.0 заключается в том, что нельзя в ранках одного и того же договора регистрировать хозяйственную операцию оказания услуг. Причина в том, что вид договора в документах Оказания услуг должен быть с покупателем, а в документах поступления и возврата – с поставщиком. Поэтому условно договор контрагента в документе возврата назовем договором хранения, а договор контрагента в документах оказания услуг – договором об оказании услуг за хранение товаров

Если список пустой, то это значит, что не найдены документы оказания услуг по организации и контрагенту, на которые ссылается документ возврата товаров поставщику. В этом случае сторона акта об услугах не будет выведена на печать.

Следует также отметить, поле Комментарий в документе возврата используется для заполнения реквизита Особые отметки в акте о возврате.