В 30-ФЗ от 24.02.2021 указано, как перенести стаж в ЭТК до 2020 года: подать специальное заявление в ПФР. Чтобы перенести необходимые сведения в ЭТ, застрахованным лицам следует обращаться в территориальные отделения Пенсионного фонда России с заявлением. ПФ РФ на его основе добавит информацию из бумажной ТК.
Если специалисты Пенсионного фонда выявят несоответствие в данных, стаж уточнят у работодателей.
ПФР разъяснил, как перенести данные из бумажной трудовой книжки в электронную: написать заявление о переносе записей за периоды до 2020 года. Такая возможность появилась с 07.03.2021. И если раньше после перехода на ЭТК требовалось сохранять бумажный документ для уточнения стажа, то после переноса сведений бумажная ТК работнику не понадобится.
После отражения сведений из старой ТК на лицевом счете застрахованному лицу достаточно только формы СТД-ПФР.
Как оформить переход
Порядок изменения законодательства и применения ЭТК описан в 439-ФЗ и в инструкции Пенсионного фонда РФ. Разбираем пошагово, как оформить переход на электронные трудовые книжки работодателю. Напоминаем, что уведомления в 2022 году рассылать не требуется. Руководство информировало сотрудников вплоть до 31.10.2020.
Шаг 1. Получить заявления
Служащие выбирают переход на ЭТК или сохранение бумажной формы и сообщают о своем выборе работодателю. Сотрудники пишут заявление в свободной форме, но закон не запрещает использовать единую форму заявление на ведение ЭТК (на сайте ПФР приведен образец) в организации. Разошлите работникам оба варианта заявок.
А вот тем, кто в 2022 году трудоустраивается первый раз, работодатель автоматически заведет ЭТК и начнет отправлять сведения о рабочей деятельности в электронном виде. Подавать отдельное заявление на оформление ЭТК при первом приеме на работу не требуется.
Служащие получают информацию о рабочей деятельности выбранным способом — на бумаге или в электронном виде. Для тех сотрудников, которые отказались от бумажных ТК, сведения передают в форме СТД-Р. Если работнику понадобилась такая справка, он подает работодателю запрос.
Сведения необходимо предоставить в течение трех рабочих дней с момента подачи заявки.
Если сотрудник оставил бумажную трудкнижку, ее придется вести по новым правилам. С 01.09.2021 вступил в силу приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021. Он отменил инструкцию № 225 (постановление правительства № 225 от 16.04.2003) и ряд других нормативов — постановления Минтруда № 50 от 24.06.1994, № 69 от 10.10.2003 и приказ Минтруда № 588н от 31.10.2016.
Новый порядок заполнения бумажных ТК применяется с 01.09.2021, а новый бланк трудкнижки и вкладыша начнет действовать с 01.01.2023.
Если работник увольняется, форму СТД-Р передают в день прекращения отношений (договора). Если сведения невозможно передать лично из-за отсутствия получателя на работе или отказа принять документ, направьте информацию на бумаге — по почте на адрес служащего. Используйте заказное письмо с уведомлением.
Шаг 2. Проверить и выдать бумажные носители
Тем, кто выбрал ЭТК, следует вернуть бумажный бланк. По новым правилам из приказа Минтруда № 320н, сделать это следует не позднее трех рабочих дней после получения заявления от работника.
Перед выдачей проверьте заполнение бумажной ТК: расхождения в информации, содержащейся в бумажной и электронной версиях, недопустимы. Ошибки приведут к неправильному заполнению СЗВ-ТД и штрафам от ПФР.
Выдачу бумажного носителя необходимо зафиксировать в книге учета движений ТК. Сделайте следующую запись:
«Подано письменное заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Еще одно нововведение с 01.09.2021. Утвержденные формы журналов учета больше не применяются. Работодатели самостоятельно разрабатывают журнал учета движения трудкнижек и вкладышей и журнал учета бланков ТК и вкладышей. За основу разрешается взять единые формы, которые действовали ранее.
Шаг 3. Сдать отчетность по форме СЗВ-ТД
В 2022 году утверждена новая форма отчета в Пенсионный фонд — СЗВ-ТД (постановление правления ПФ РФ № 730п от 25.12.2019). Все работодатели предоставляют в ПФР сведения о трудовой деятельности. А сотрудники ПФР рекомендуют, в какой программе вести электронные трудовые книжки, для этого подойдут бесплатные ПО Пенсионного фонда для сдачи отчетности: Spu_orb, ПД СПУ, Документы ПУ-6.
Кроме того, профильные ПО предлагают и разработчики специализированных бухгалтерских программ. Как пример — 1С: Электронные трудовые книжки. Она позволяет сформировать необходимые отчеты и даже вести кадровый учет небольшой компании.
СЗВ-ТД отправляют в ПФР, если работник перешел на ЭТК и если в организации произошли другие кадровые изменения. С 01.01.2021 установили сроки сдачи такой отчетности. Отчет СЗВ-ТД необходимо предоставить до 15 числа следующего месяца при подаче заявления о переходе на ЭТК или продолжении ведения бумажной ТК, и на следующий день в случае увольнения или приема на работу сотрудника.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Новые обязанности у работодателей
- Начиная с 2020 года придется сдавать в ПФР новый отчет – СЗВ-ТД. Сведения подаются на каждого работника, который был принят, уволен, переведен, а также на того, кто сделал выбор способа ведения трудовой книжки.
- Не позднее 30.06.2020 нужно уведомить каждого работника о том, что он может сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее.