Написание заявления на выдачу копии трудовой книжки по образцу необязательно — оно составляется по общим правилам делопроизводства. Документ содержит следующие атрибуты:
- должность руководителя предприятия и название фирмы;
- Ф. И. О. директора;
- слово «заявление»;
- просьбу предоставить копию трудовой книжки;
- дату написания заявления;
- подпись сотрудника и ее расшифровку.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки можно посмотреть по следующей ссылке: Заявление на копию трудовой книжки — образец.
В заявлении на выдачу копии трудовой книжки можно указать орган, который затребовал копию (например, городская администрация), и/или цель, для реализации которой она требуется (например, получение субсидии). Данная информация не является обязательной и указывается только по желанию сотрудника.
Составленный документ передается в организацию (в канцелярию / отдел кадров и т. п.). При этом желательно составлять заявление в 2 экземплярах, чтобы на одном из них уполномоченное лицо предприятия поставило входящий номер и дату получения заявления.
Правила оформления и выдачи копии книжки
Обязанность работодателя выдавать сотруднику по его требованию копию трудовой книжки вытекает из ст. 62 Трудового кодекса РФ (обязанность по выдаче копий документов, связанных с работой).
В некоторых случаях от физлица может требоваться не копия книжки, а выписка из последней. Подробнее о выписке читайте в нашей статье «Заполнение выписки из трудовой книжки — образец».
Копия трудовой книжки должна быть выдана сотруднику в течение 3 рабочих дней, отсчитываемых с момента подачи заявления. Денежные средства при этом не взимаются. Копия должна быть надлежащим образом заверена.
В соответствии с п. 5 26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка включает в себя:
- слово «верно»;
- должность лица, уполномоченного на заверку копии;
- подпись уполномоченного лица и ее расшифровку;
- день заверки копии.
Отметка о верности копии ставится на каждой странице. Под последней записью в трудовой книжке делается запись о том, что сотрудник продолжает работать в данной организации. Отметка и запись удостоверяется печатью предприятия, если ее наличие предусмотрено уставом юрлица. При заверении копии может применяться штамп.
Также указанный выше ГОСТ обязывает делать надпись о месте хранения оригинала книжки.
Ответственность работодателя за нарушение указанных правил
За невыдачу запрошенной копии книжки или нарушение 3-дневного срока на ее предоставление сотруднику работодатель и его уполномоченные должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях:
- юрлицу грозит штраф 30–50 тыс. руб.;
- уполномоченным лицам — 1–5 тыс. руб.
При совершении аналогичного правонарушения, т. е. совершении данного нарушения повторно (см. п. 17 постановления ВС РФ от 24.03.2005 № 5), указанным лицам грозит более суровое наказание:
- 50–70 тыс. руб. для предприятия;
- 10–20 тыс. руб. или дисквалификация на 1–3 года для уполномоченных лиц.
Таким образом, заявление на копию трудовой книжки пишется по общим правилам. В нем указывается должность и Ф. И.
О. уполномоченного лица, просьба о выдаче копии. На документе проставляется подпись сотрудника, указывается ее расшифровка, ставится дата составления документа.
С момента получения заявления у работодателя есть 3 рабочих дня на изготовление и выдачу запрошенной копии.
Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Трудовая книжка
В соответствии с Трудовым кодексом трудовая книжка – это документ, в котором фиксируется вся трудовая деятельность работника и его трудовой стаж. В ней записывается каждая должность, на которой работал сотрудник, и все причины увольнений с рабочих мест.
Устраиваясь на работу, человек сдаёт свою трудовую в отдел кадров работодателя. Если это первая работа сотрудника, книжку заводит предприятие за свой счёт. Она является важнейшим документом работника, хранится вплоть до увольнения из компании. По общему правилу уволенное лицо получает её на руки в последний рабочий день.
Работодатель обязан в течение всего срока работы хранить документ, обеспечивать его сохранность. Начальник отдела кадров несёт за него ответственность.
Причины для выдачи документов на руки работнику
Как правило, необходимость получения книжки на руки связана с предоставлением документа в государственные или иные органы. Также копию или выписку из трудовой требуют для оформления кредита, ипотеки. Документ будет являться подтверждением платежеспособности гражданина.
Гражданин может работать на двух работах одновременно. В этом случае может понадобится предоставить копию на место работы по совместительству.
Копия или оригинал
Зачастую организации требуют предоставить именно копию трудовой или выписку из неё. Мало куда может потребоваться оригинал. Сотрудник кадровой службы делает скан документа и распечатывает его на принтере, заверяя символом организации-работодателя.
Трудовой кодекс предусматривает только один повод для выдачи оригинала на руки. Это связано с процедурой обязательного страхования сотрудника. Во всех остальных ситуациях закон напрямую запрещает передавать оригинал.
Трудовая книжка – это очень важный документ, его утрата может повлечь за собой необратимые последствия. Особенно если с неё никогда не снимали копии. Восстановить документ будет крайне проблематично.
Процедура
Для получения оригинала или копии книжки на руки работнику потребуется написать соответствующее заявление на имя руководителя организации. Отдать его можно директору лично или передать через сотрудника отдела кадров.
Следует иметь в виду, что, если просьба о выдаче не мотивируется обращением в органы соц. страхования, работодатель обязан отказать в просьбе. Отказ является именно обязанностью, а не правом руководства.
В противном случае такое действие будет считаться нарушением Трудового кодекса. Ситуация работает и в обратную сторону. Предприятие не вправе отказать в выдаче трудовой для органов обязательного страхования.
Далее работодатель в течение трёх дней обязан выдать сотруднику его трудовую. По факту передачи делается запись в книгу учёта движения трудовых книжек. Таким образом организация перекладывает ответственность за её хранение на получившего сотрудника.
Если с ней что-то случится за это время, ответственность будет нести только сам работник. Выдать документ можно лично в руки в отделе кадров или выслать по почте. Почтовое уведомление послужит подтверждением получения.
Затем работник передаёт книжку в орган обязательного страхования для проведения необходимых операций. Со дня возвращения трудовой обратно на руки работнику начинает отсчитываться трёхдневный срок. За это время сотрудник обязан возвратить документ обратно в кадровую службу работодателя.
Как только кадровик получит книжку, делается повторная запись в журнал перемещения трудовых. С этого момента ответственность за хранение и сохранность снова перекладывается на организацию-работодателя.
Вышеизложенная процедура актуальна только для оригинала книжки. С копией всё куда прозаичнее. Её не нужно возвращать работодателю.
Форма документа
Закон о труде и иные нормативные акты не предусматривают для заявления на выдачу трудовой книжки общеобязательной унифицированной формы. Документ составляется сотрудником самостоятельно в свободной форме. Работодатель может позаботиться о своих работниках и разместить в отделе кадров готовые бланки или шаблоны для написания заявлений.
Если в кадровой службе не нашлось формы, документ составляется на пустом листе бумаги формата А4. Допускается как машинописный, так и рукописный вариант изложения текста.
Так как конкретная форма не разработана законодателем, неясно что именно считать ошибкой в заявлении. Поэтому не стоит бояться ошибиться. Работодатель в любом случае будет обязан рассмотреть бумагу и выдать на руки трудовую книжку.