Лист ознакомления с должностной инструкцией

Должностная инструкция представляет собой документ, в котором прописываются обязанности работника. В соответствии с нормами Трудового кодекса РФ подчинённый обязан их выполнять. В противном случае последует увольнение по инициативе работодателя.

Отметим, что должностная инструкция не является обязательной бумагой, которая должна быть в документообороте каждой фирмы. В теории все эти положения могут быть обозначены в тексте трудового договора. В настоящий момент в соглашении оставляют ссылку на инструкцию, являющуюся приложением к нему.

Вопрос об использовании инструкций решает для себя каждая компания в индивидуальном порядке. Аналогична этой ситуация с штатным расписанием.

Момент составления

Существует три ситуации, в которых работник должен знакомиться с должностной инструкцией. Рассмотрим каждую из них. Первый случай – трудоустройство.

Работодатель обязан ввести человека в курс дела, ознакомить его с техникой безопасности, локальными нормативными актами, а также с инструкцией. Вторая ситуация – утверждение должностной инструкции впервые, если сотрудник до этого уже работал на замещаемой им должности. Третий повод – это внесение изменений в инструкцию.

Многие ошибочно полагают, что изменение инструкции влечёт за собой изменение условий договора. Это не совсем так. Если в соглашении оставлена ссылка на инструкцию, никакого нарушения законодательства здесь нет, следовательно, получать согласие сотрудника необязательно.

Ознакомление

Ознакомлением работников с их обязанностями занимаются представители кадровой службы. Именно они и будут формировать лист, собирать подписи. На практике сложилось два способа донесения информации:

• передача работнику документа на руки. Таким образом он самостоятельно ознакомится со всеми положениями;
• прочтение текста инструкции вслух.

Оба способа повсеместно применяются на предприятиях.

Юридическое значение

Заверенный автографом работника лист ознакомления выступит подтверждением того, что он действительно знаком со своими должностными обязанностями, что они ему понятны. Этот момент важен для обеих сторон трудового договора. Работодатель таким образом соблюдает требования Трудового кодекса, снижает риски возникновения споров с трудовой инспекцией.

Если действия подчинённого приведут к необратимым последствиям, в том числе к причинению вреда жизни и здоровья человека, администрация компании снимет с себя дополнительную ответственность.

Работник же свою очередь по факту подписания листа сможет приступить к выполнению своих должностных обязанностей. В дальнейшем оспорить факт ознакомления будет проблематично, тем не менее можно попытаться это сделать путём обращения в суд общей юрисдикции.

Форма документа

Листы по форме, как правило, представляют собой определённую таблицу. Нормы действующего законодательства не предъявляют к ним строгих требований, не заставляют работодателей использовать общеобязательные унифицированные бланки. Представители фирмы вправе самостоятельно разработать шаблон, использовать его на постоянной основе.

Следует понимать, что лист – это документ постоянного действия. Он хранится в отделе кадров под ответственность начальника кадровой службы. Таким образом, необязательно каждый раз формировать новую официальную бумагу.

Содержание документа можно внести как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Этот момент не сыграет никакой значимой роли в вопросе значимости официальной бумаги. Как бы то ни было, все подписи, оставленные в листе, должны быть «живыми», то есть прописанными от руки.

Рассказываем, как правильно сформировать лист

В первую очередь необходимо обозначить, для сотрудников какой организации предназначается документ. Для этого прописываем полное наименование компании—работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму. Следующим шагом прописываем название официальной бумаги (лист ознакомления с должностной инструкцией).

Следующим шагом указываем, что сотрудники в действительности были ознакомлены со своими должностными обязанностями, перечислив всех подчинённых. Этот блок принято выполнять в виде таблицы со следующими столбцами:

• порядковый номер;
• ФИО работника;
• занимаемая должность согласно штатному расписанию (если таковое используется);
• ссылка на приказ директора, согласно которому подчинённый назначен на должность;
• ссылка на утверждённую приказом директора должностную инструкцию;
• дата ознакомления и подпись работника.

Примерный образец

На этом работа с листом подходит к завершению. Заверять его автографом представителя работодателя нет никакой необходимости. То же самое касается и простановки оттиска фирменной печати компании. Официальная бумага приобретает юридическую силу с момента подписания работниками.

Лист ознакомления с должностной инструкцией составляется в одном экземпляре, хранится в отделе кадров вмести с другими документами.

Как сотрудник может быть ознакомлен с должностной инструкцией: лист и журнал ознакомления

Важная обязанность работодателя является – предоставление сотруднику на ознакомление внутренних документов организации, которые имеют прямое отношение к трудовым функциям последнего (ст. 68 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ).

Должностная инструкция (далее — ДИ) как один из локальных актов работодателя также должна быть изучена сотрудником с целью понимания и соблюдения указанных в ДИ требований к должности, своих прав, обязанностей и ответственности.

Подробнее об оформлении должностной инструкции рассказывается в статье Обязательна ли должностная инструкция в организации?

Факт прочтения сотрудником документов подтверждается его собственноручной подписью. Виза ознакомления состоит из фразы «С должностной инструкцией ознакомлен» и следующей информации:

• наименования должности;
• собственноручной подписи;
• Ф. И. О.;
• даты прочтения.

Важно! Подтвердить ознакомление с ДИ в электронном виде могут только дистанционные работники и только при помощи усиленной электронной подписи. В дальнейшем работодатель и работник должны обменяться по почте оригиналами документов (абз. 4 ст. 312.1 ТК РФ). Остальные работники должны расписываться собственноручно.

Обратите внимание! Виза ознакомления с ДИ может быть проставлена как на печатной версии, так и на отдельном документе — листе или журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Как составляют и хранят лист ознакомления

Содержание и формат листа ознакомления работодатель определяет самостоятельно. Как правило, он содержит название: «Лист ознакомления с должностной инструкцией» и таблицу со следующими столбцами:

• порядковый номер записи;
• ФИО сотрудника;
• его должность;
• реквизиты должностной инструкции, с которой происходит ознакомление;
• дата ознакомления;
• подпись сотрудника.

Если организация небольшая и должностных инструкций и сотрудников немного делают специальный журнал. Образец журнала ознакомления с ДИ доступен для скачивания по ссылке: Журнал ознакомления с должностными инструкциями (образец).

Срок хранения листа ознакомления не установлен. Рекомендуем установить его на уровне предприятия и сделать равным сроку хранения самой ДИ. Должностные инструкции, созданные после 01.01.2003 должны храниться в течение 50 лет. Типовые ДИ – постоянно и еще 3 года после замены новыми (п.п. 442, 443 приказа Росархива от 20.12.2019 N 236).

Зачем ознакомлять

Законом на работодателя возложена обязанность ознакомлять как вновь трудоустроенных, так и уже работающих сотрудников с локальными нормативными актами (ЛНА), напрямую касающимися их деятельности и трудовой функции в данной организации (статьи 22, 68 ТК РФ).

Так, работники должны быть ознакомлены:

• с ПВТР и Коллективным договором;
• с правилами внутриобъектового режима и пропускного режима, если они существуют на конкретном предприятии;
• с положением о службе/отделе и должностной инструкцией;
• с издаваемыми в их отношении приказами по личному составу и ЛНА и т.п.

Если подпись работника об ознакомлении отсутствует, к примеру, на приказе о назначении ответственным за пожарную безопасность в подразделении или в должностной инструкции, то наказать его за неисполнение каких-то их пунктов будет невозможно. То же касается и других ЛНА.

Зачем вообще нужна должностная

Было бы неверным сказать, что ознакомление с должностной инструкцией нужно только для того, чтобы работодатель, получив желаемую подпись, в один прекрасный день мог без проблем объявить работнику замечание или выговор.

Должностная инструкция — это основной документ, регламентирующий трудовую функцию работника. В ней содержатся:

• сведения о подразделении и его месте в структуре организации, а также структура подчиненности внутри подразделения;
• сведения о местонахождении рабочего места сотрудника;
• обязанности и права сотрудника.

По сути, без изучения должностной инструкции работник не будет в полной мере осведомлен о своих обязанностях и правах, а значит, априори не сможет исполнять надлежащим образом функцию, возложенную на него трудовым договором.

Кто и как должен ознакомлять

Как правило, с ДИ вновь принимаемых работников ознакомляет сотрудник кадровой службы. Ознакомление уже работающих сотрудников в случае обновления документа осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения или работник канцелярии — в зависимости от заведенного порядка.

Для этого сотрудники приглашаются в канцелярию или иное подразделение, читают инструкцию (получают на руки ее копию) и ставят свою подпись:

• в журнале ознакомления с ДИ;
• или на листе ознакомления с конкретной должностной инструкцией (как правило, он прилагается к инструкции);
• или на листе ознакомления с ЛНА, являющемся приложением к трудовому договору (этот способ подходит для ознакомления вновь принятых работников).

Законом какой-либо конкретный способ не оговорен. Работодатель может использовать любой с учетом специфики организации делопроизводства.

В случае с обновленными инструкциями время, в течение которого работник должен быть ознакомлен с новой ДИ, определяется распоряжением руководителя организации.

Заполнение формы

Структура листа ознакомления, как правило, включает в себя:

1. «шапку», в которой указано название организации, название должностной инструкции и ее номер и, если лист ознакомления является приложением к трудовому договору, реквизиты самого трудового договора;
2. ФИО, должность, структурное подразделение работника;
3. дата доведения должностной инструкции до сведения работника (проставляется самим работником при ознакомлении). Также возможно собственноручное проставление надписи «ознакомлен»;
4. подпись работника.

Сколько хранить

Хранятся листы ознакомления, как правило, в кадровой службе и в том подразделении, где хранятся сами должностные инструкции. В 2020 году приказом Росархива от 20.12.2019 года №236 был утвержден новый типовой перечень, изменивший сроки хранения ДИ (они теперь хранятся 50 лет вместо 75 лет).

Несмотря на то, что срок хранения листов ознакомления с должностными инструкциями законодательно не установлен, рекомендуется хранить их столько же, сколько хранятся должностные инструкции.

Ознакомление с непосредственными должностными обязанностями

При трудоустройстве на предприятие, зачастую, в трудовом соглашении с работником должностные обязанности, которые должен будет выполнять работник после подписания соглашения, скрыты за обтекаемой формулировкой «согласно должностной инструкции». Не прочитав такую инструкцию, но подписав договор, может оказаться, что гражданин собственноручно взял на себя обязанность выполнять такую работу, которая никак не отвечает его представлениям об этом рабочем месте. Перед подписанием соглашения с подобной формулировкой, попросите в отделе кадров предоставить указанную должностную инструкцию для ознакомления.

Все положения, прописанные в должностной инструкции, и составляют тот объём действий и полномочий, который обязан выполнять сотрудник по трудовому договору. Несоблюдение хотя бы одного из пунктов инструкции даёт право работодателю применить к сотруднику дисциплинарное взыскание. Всегда помните об этом, если собираетесь подписать документ, свидетельствующий об ознакомлении с инструкцией, как следует, не разобравшись в её содержании.