Существует масса видов деловых писем, классифицируемых по тому или иному признаку. Различаться они могут как по составлению, так и по целевому назначению.
Классификация
На данный момент насчитывается не менее пяти признаков, по которым осуществляется классификация деловых писем.
1. Письмо-просьба (запрос). Деловое письмо, содержащее изложение какой-либо просьбы, подчёркивая нужду предприятия в её выполнении. Излагается только от первого и третьего лица (как в единственном, так и множественном числе).
2. Письмо-напоминание. Письмо необходимо при невозможности получить ответ от получателя любым другим образом (например, когда отсутствует возможность личной встречи, телефонного звонка). Состоит из напоминания об обещанных действиях и указания мер, которые будут выполнены при отказе от исполнения договорённостей.
5. Сопроводительное письмо. Письмо, составляемое при направлении получателю материальных объектов или документации. Необходимо в случаях, когда отправляемые ценности нуждаются в разъяснениях.
6. Письмо-сообщение. Деловое письмо информационного характера, не нуждающееся в ответе, целью которого является поставить в известность адресата о чём-либо.
7. Письмо-приглашение. Составляется в случае, когда одно предприятие желает пригласить другое на мероприятие какого-либо характера. В письме должны быть указаны место, дата и время проведения.
8. Гарантийное письмо. Подтверждает определённые обязательства. Адресуется как предприятию или организации, так и конкретному физическому лицу.
9. Электронная почта. Электронная деловая переписка – абсолютно новый вид деловых коммуникаций, пришедший в XXI веке, подразумевающий общение в режиме диалогов, телеконференций и т. п. Любое из перечисленных выше видов деловых писем может быть составлено в электронном виде наравне с бумажным классическим форматом.
Составление делового письма
Использование в ведении бизнеса деловых писем позволяет не только вести с партнёрами переписку, но и создавать имидж предприятия в целом, а репутация в современных реалиях имеет весьма солидное значение. К тому же деловые письма часто выступают связующими звеньями между отделами в рамках одного предприятия. В связи с этим полезно знать, как правильно написать деловое письмо.
Структура
Вне зависимости от разновидности делового письма, оно должно обладать чёткой структурой. Это позволит экономить время на составление письма автором и прочтение адресатом, верно донесёт суть и поможет получить адекватный ответ.
Письмо в деловой речи обладает следующей структурой:
- Реквизиты отправителя. Это информация об авторе. Как правило, эти сведения можно найти на бланках предприятия-отправителя.
- Реквизиты получателя. Информация об адресате (например, должность, Ф. И. О. и др.).
- Дата написания. Зачастую, этот реквизит уже находится на бланке.
- Заголовок. Кратко, но ёмко описывает содержимое делового письма. Позволяет получателю быстро ознакомиться с тематикой письма и степенью важности. Правильно подобранный заголовок, написанный в строгом и лаконичном стиле, – залог того, что письмо не затеряется среди десятков других.
- Обращение. Расположенное по центру письма, оно содержит должность, фамилию, имя или имя и отчество получателя. Допустимо использование классического «Уважаемый».
- Преамбула. Здесь должны быть указаны мотивы написания данного конкретного письма данному конкретному получателю. В преамбуле нередко встречаются ссылки на разного рода информацию (даты, мероприятия, события и т. д.), которая известна получателю, но могла быть забыта.
- Основная часть. Часть делового письма, содержащая развёрнутую информацию. Например, непосредственное предложение, просьба, обращение и т. д.
- Заключение. Вежливое завершение письма.
- Подпись. Деловое письмо должно быть окончено подписью отправителя и стандартной формулой вежливости (например, «Искренне Ваш», «С уважением» и т. д.).
- Дополнительно письмо может также содержать постскриптум и приложения.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО: 1 — КАЧЕСТВО И ВЫГОДЫ
Качественное деловое письмо — редкость в деловой среде. Навык писать деловые письма приобретаемый, на его формирование необходимо потратить время. Если вам известны алгоритмы деловой переписки, вы сформируете этот навык быстро и безболезненно.
Сегодня доля переписки в деловой коммуникации выросла: вы воздействуете на ваших клиентов/партнеров словом в электронных письмах и сообщениях мессенджеров.
90% людей максимально эффективно воспринимают информацию через визуальный канал. Поэтому деловые письма и сообщения мы приравниваем к основному каналу воздействия на наших клиентов.
Любое воздействие должно быть эффективным, т.е. обеспечивать нужный вам результат за оптимальное время.
Если вы эффективно воздействуете на клиента с помощью делового письма, то получаете следующие выгоды:
► Экономия времени: вы не тратите своё время на дополнительные беседы-разъяснения по телефону;
► Скорость сделки: если вы работаете в продажах, скорость продвижения лидов и opportunities по воронке вырастает в 1,5-2 раза;
► Экспертность и опыт: по высокому качеству того что и как вы пишете ваш опыт и экспертиза воспринимаются адресатом безусловно.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО: 2 — ПРАВИЛЬНАЯ ЦЕЛЬ
Приступайте к написанию делового письма только после того, как четко сформулируете какой именно результат вы хотите получить от вашего клиента/партнера/контрагента.
Сформулированная цель поможет определить состав блоков письма и их содержание. Целей должно быть две: конечная и промежуточная. Конечная цель это финальный результат, к которому вы подводите клиента.
Промежуточная цель — это действие, которое должен совершить клиент после прочтения вашего сообщения. Промежуточных действий на пути достижения финальной цели будет несколько.
При написании делового письма вам необходимо понимать, что для вас является конечной целью и какие промежуточные действия необходимо совершить вашему адресату для того, чтобы эта цель была достигнута.
Для того, чтобы сформулировать цель и промежуточные действия задайте себе вопросы:
- Что для меня будет являться финальной целью? Что я хочу получить от адресата? Чего я хочу добиться от адресата?
- Какие промежуточные шаги должен совершить мой адресат на пути к тому, чтобы моя цель была достигнута?