Как правило, заявления на предприятии составляются в письменном виде. Таковы требования документационного обеспечения управления.
Заявления в организации условно можно разделить на 2 категории: входящие и исходящие.
Входящие заявления – это заявления работников, бывших сотрудников, иных лиц, которые содержат требование либо сообщают о чем-то.
Исходящие заявления – это заявления от имени предприятия, содержащие сообщение или требование о чем-либо. Как правило, исходящие заявления подписываются директором предприятия, то есть лицом, имеющим право действовать без доверенности от имени юридического лица. Однако заявления от имени предприятия могут быть подписаны любым лицом, имеющим полномочия на данное действие, которые подтверждаются доверенностью.
Входящие заявления бывают нескольких видов. Это могут быть заявления бывших работников. Например, после увольнения работник решил проконтролировать, полностью ли уплачивало предприятие за него взносы в Пенсионный фонд.
Для этого подал заявление о выдаче сведений о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.
Кроме того, заявление могут подать сотрудники, продолжающие работать на предприятии. Например, заявление на отпуск или отгул. Женщины могут также подать заявление на предоставление декретного отпуска.
А еще, если в организации всем сотрудникам заработная плата перечисляется на карты (счета в банке), со всех работников необходимо взять заявление на перечисление зарплаты на карту, в котором должны быть указаны реквизиты банковского счета.
Кроме того, на каждом предприятии имеется документ, обязательный для работника и работодателя – это график отпуска. Каждый работник должен «отгулять» отпуск по графику. Однако отпуск можно переносить. Для переноса отпуска необходимо заявление сотрудника о переносе отпуска по графику.
Исходящие заявления также бывают разными. Любая организация взаимодействует с государственными органами. И такое взаимодействие сопровождается подачей заявлений. Например, организации может понадобиться получение выписки из ЕГРЮЛ. Для получения такой выписки нужно подать заявление на получение выписки из ЕГРЮЛ.
Кроме того, в условиях информационного общества все стремятся к переходу на электронный документооборот. Например, для подключения к электронному документообороту с ПФР необходимо также заполнять заявление.
Как правильно составить заявление?
Каких-то специальных правил при составлении не существует. Составить правильное заявление можно руководствуясь следующей инструкцией:
В каких случаях составляют заявления
- заявление о переводе на другую работу,
- заявление об увольнении,
- заявление о предоставлении отпуска.
Однако список ситуаций, при которых оформляются заявления, значительно шире. Они используются в кадровой деятельности с целью фиксации инициации работником того или иного кадрового действия.
Некоторые действия строго требуют оформления заявления работника. Например, увольнение «по собственному желанию» не может быть осуществлено без отражения этой инициативы в виде письменного заявления. И об этом прямо говорит ст.
80 ТК РФ: «работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении».
Заявление должно оформляться и в других случаях, прямо названных в ТК РФ. Как правило, эти ситуации предполагают какие-либо действия работодателя, совершаемые с целью реализации прав работника и в интересах работника. Например, заявление составляется, если работник просит:
- оформить новую трудовую книжку в связи с утратой, повреждением предыдущей (ст. 65 ТК РФ);
- выдать трудовую книжку или копии документов, связанных с работой (ст. 62 и 84.1 ТК РФ);
- предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск (например, до истечения шести месяцев со дня трудоустройства у данного работодателя) или разбить его на определенные части (ст. 122 ТК РФ);
- продлить или перенести отпуск (ст. 124 ТК РФ);
- предоставить отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);
- предоставить перед увольнением дни неиспользованного отпуска вместо денежной компенсации за них (ст. 127 ТК РФ);
- заменить часть отпуска (превышающую 28 календарных дней) денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ);
- оплатить труд частично в неденежной форме (ст. 131 ТК РФ);
- перевести оплату труда в безналичном виде на определенные реквизиты (ст. 136 ТК РФ).
Порой работодателю необходимо получить согласие работника: на перевод, на отзыв из отпуска, на направление в командировку (для некоторых категорий работников) и в других случаях. Как правило, необходимость такого согласия закреплена законодательно (например, в ст. 72.1 ТК РФ говорится о согласии на перевод).
При этом закон не определяет вид документа, с помощью которого согласие работника должно быть оформлено. Заявления в этих ситуациях, хотя по смыслу и не отражают суть такого действия, как «согласие», но очень часто применяются как наиболее понятная и привычная форма взаимодействия работника и работодателя. Когда необходимо письменно зафиксировать согласие работника, можно оформить и другой документ – уведомление в двух экземплярах; на экземпляре работодателя просят работника собственноручно написать свое согласие, поставить подпись и дату.
Заявление может оформляться в самых разных ситуациях, а не только в оговоренных законодателем случаях, например:
- о внесении изменений в состав персональных данных работника,
- внесении сведений в трудовую книжку по основному месту работы,
- предоставлении дополнительных дней к отпуску за сверхурочную работу,
- предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска перед отпуском по беременности и родам и др.
Часто практикуют составление этого документа с целью предварительного согласования кадрового действия с работником перед получением резолюции руководителя. Например, заявление о приеме на работу может не оформляться, однако на практике его порой просят составить. Заявление в этом случае подкладывается к трудовому договору работника до его подписания, и на нем проставляются визы заинтересованных должностных лиц и фиксируется решение руководителя о дате приема, особых условиях и пр.
Состав информации в заявлении
Форма заявлений, составляемых работниками по различным кадровым вопросам, в целом не регламентирована.
Единственный правовой акт, содержащий требования к составу информации в заявлениях, это Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». В нем предусматривается три формы обращения: заявление, предложение и жалоба. В ст. 7.
Порядок составления заявления
- шапка: адресат (кому собственно адресовано — Ф. И. О.) и заявитель (составитель Ф. И. О.);
- название бумаги;
- текст самого;
- дата когда было составлено;
- аутентичная роспись составителя.