Справка служебного характера представляется по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такая справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.
Пример оформления справки
Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов.
В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.
Когда нужно оформить именно справку?
Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки — описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события «из жизни» организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:
- внутренней или
- внешней.
В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто «предоставляет» информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т.п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа «СПРАВКА», кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО «Каравелла» И.И.
Иванову, то хотя бы в общем, например Директорам филиалов ЗАО «Каравелла»). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:
- структура текста и стиль изложения;
- подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера — главного бухгалтера;
- обязательная регистрация.
Правильно оформляем реквизиты
Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.
Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (в правом верхнем углу). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица — после.
Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо.
Пример 2. Адресатом является организация.
Пример 3. Адресатом является физическое лицо.
Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита «Адресат» пишется:
Пример 4. Если адресат справки неизвестен.
Заголовок текста желательно сформулировать. Но если это сложно, то можно обойтись и без него. Формулируется он по общему правилу и отвечает на вопрос «о чем?»/»о ком?», являясь как бы продолжением к слову «СПРАВКА».
Например, справка о техническом состоянии помещения или справка о несчастных случаях на производстве. В первом случае заголовок будет «О техническом состоянии помещения», во втором — «О несчастных случаях на производстве» (см. отметку 3 в примере 7).
Дадим несколько рекомендаций, которые помогут вам при составлении текста справки.
Если ваша справка является ответом на какой-либо запрос, в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: «В ответ на ваше письмо от 31.10.2013 N 324. «.
Если запроса нет или он был сделан устно, многие начинают справки словами «Сообщаем вам. » или «Доводим до вашего сведения, что. «. Конечно, ошибки в этом нет. Но официально-деловой стиль речи подразумевает в числе прочего лаконичность формулировок, а приведенные клише не несут никакой информационной нагрузки. Сравните:
- «Доводим до вашего сведения, что по состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены» и
- «По состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены».
То же происходит, когда справка выдается отделом кадров сотруднику компании и текст начинается с конструкции «Дана Иванову И.И. в том, что. «.
Перефразируем известный рекламный слоган: если не видно разницы, то зачем писать больше (и загромождать лишним придаточным предложением)? Если вам сложно избавиться от указанных вступлений, держите их в уме, а писать текст начинайте сразу после слова «что».
Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально.
Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала (см. отметку 2 в примере 6). Как ее оформлять, посмотрим в п. 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003:
Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Обратите внимание: если вы прилагаете к справке копию, а не оригинал документа, то именно так и нужно его называть:
Пример 5. Отметка о наличии приложений
Подписывают справки обычно генеральный директор, замещающее его лицо или должностные лица, уполномоченные подписывать документы определенного вида на основании доверенности.
Справки, в которых содержится финансовая информация, наряду с генеральным директором подписывает главный бухгалтер (пример 6).
Отметка об исполнителе может оформляться на справке. Ее наличие поможет получателю документа быстрее добраться до компетентного человека, если потребуются какие-либо уточнения или иные контакты после получения справки. Она оформляется в нижнем левом углу документа, указываются инициалы с фамилией и контактный телефон исполнителя.
В последнее время встречаются варианты с указанием адреса электронной почты. См. пример 9.
Ставить ли печать на справку?
Если для справки отсутствует унифицированная форма, вопрос о проставлении печати на этом документе решается внутри организации. Лучше всего, если ответ на него содержится в локальном положении об использовании печатей и штампов.
Сослаться на какой-либо нормативный документ, обязывающий коммерческую организацию заверять печатью справки или служебные письма, нельзя: его просто не существует. На выручку приходит ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.25 которого гласит следующее.
Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
Таким образом, печать ставится, например, на справки о заработной плате работников (см. пример 9) или на справки, подтверждающие полномочия должностного лица.
Обратите внимание: печатью организации (т.н. гербовой печатью) можно заверить подпись ее руководителя. Если же какую-то справку вправе подписать, например, начальник отдела кадров, то его подпись можно заверить печатью этого структурного подразделения.
Обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, стоят особняком.
Большинство организаций практикуют сохранение электронной копии (проще говоря, скана) исходящего документа, и это правильное и нужное действие, если речь идет об обычном документе. Но мы говорим о содержащих персональные данные, работа с которыми требует особой щепетильности и регулируется, ни много ни мало, федеральным законодательством. Следовательно, выкладывать в общий доступ скан справки с чьей-то зарплатой по меньшей мере некорректно.
Настоятельно просим обратить на это внимание. Тогда, например, в поле электронного журнала, где должна быть гиперссылка на копию письма, просто напишите слово «Конфиденциально».
Когда в тексте документа описываются какие-то сведения или факты, результаты какого-то процесса, которые еще могут измениться, то важно сразу оговаривать, по данным на какую дату ситуация выглядит так, как вы описываете. Например, «по данным на 01.11.2013 оплата по договору от 10.06.2013 N 779 не поступала». Ведь деньги могут быть зачислены уже на следующий день после составления справки, и даже если к этому моменту справка с такой информацией уже вышла за стены выдавшей ее организации и поступила к адресату позже, то указанные в ней сведения останутся корректными.
Можно уповать на то, что в документе есть регистрационный номер и дата его создания, и люди, рассуждающие логически, понимают, что вся указанная в нем информация актуальна на дату создания/подписания/регистрации документа . Но помните: не все рассуждают логически — в потенциально конфликтных ситуациях нужно быть предельно внимательными к формулировкам и включать «защиту от дурака».
Кстати, по этой причине некоторые справки имеют силу только определенный срок с даты их выдачи. Обычно его устанавливает организация, запрашивающая сведения (т.е. получающая справку).