Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.
Чаще всего сопровождение оформляется:
- к договору на подпись;
- при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
- к акту сверки;
- к коммерческому предложению;
- к документации в налоговую инспекцию;
- к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
- к исполнительной документации;
- к кадровой документации.
Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.
Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015).
Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).
Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.
Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.
Структура сопроводительного письма
Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:
- Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
- Номер и дата обращения.
- Содержание.
- Перечень прилагаемых документов.
- Лицо, подтверждающее достоверность.
- Контакты.
Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД).
При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».
В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.
Перечень прилагаемой документации
Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты.
В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.
- Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
- Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.
Итого 2 документа на 13 листах.
Что такое сопроводительное письмо?
Сопроводительное письмо — это документ, который вы прилагаете к резюме, для того чтобы рассказать, чем будут полезны ваши навыки и опыт будущему работодателю. Объём — не длиннее одной страницы A4.
- Позволяет написать о том, как сильно вы хотите получить эту работу.
- Раскрывает подробнее ваши навыки.
Это письмо служит не для того, чтобы повторять ваше резюме.
Вместо этого сопроводительное письмо должно дополнить ваше резюме и показать, что вы приложили немного больше усилий, чем другие, для получения этой должности. Именно в этом письме можно обьяснить перерыв в стаже и мотивы смены карьеры или специализации.
Правильно подготовленное, сопроводительное письмо производит отличное первое впечатление. Чтобы добиться этого первого впечатления, можно использовать грамотно оформленный, визуально привлекательный шаблон. У нас есть целый ряд готовых шаблонов сопроводительных писем, что дает возможность выбрать именно тот, который вам нужен.
Мы создали полезное руководство, которое поможет вам лучше понять различия между резюме и сопроводительным письмом.
Перед тем как начать писать, изучите компанию, в которую вы хотите устроиться. Продумайте, как вы можете решить проблемы, с которыми сталкивается компания. Расскажите об этом в сопроводительном письме.
Сопроводительное письмо является примером деловой переписки между вами и работодателем.
Вступление: добавьте заголовок, обращение и вступительный абзац
Оформление вступительной части сопроводительного письма разное для англоговорящих и русскоговорящих стран.
Если желаемая должность в русскоговорящей компании, то вверху сопроводительного письма должно быть написано:
- Ваше полное имя
- Должность, на которую вы претендуете
- Приветствие
Правильное обращение в сопроводительном письме действительно важно. Поищите имя человека, который получит ваше сопроводительное письмо и резюме.
«Доброго времени суток» — раздражающий штамп. Это придает вашему письму довольно заурядный вид и показывает, что вы, вероятно, готовите 20 таких же писем, чтобы разослать их всем, к кому вы собираетесь обратиться.
Убедитесь, что вы персонализировали свое сопроводительное письмо с самого начала:
- Уважаемая Катерина,
- Добрый день, Катерина,
- Уважаемая Анна Сергеевна,
Вы думаете: «Использовать формальное обращение или более свободную форму?«
Все зависит от компании.
Подавая заявку на должность в современной, «молодой» компании, можете использовать имя HR-специалиста.
В письме для корпорации или серьезной компании, укажите имя и отчество или должность.
Что делать, если вы не можете найти имя рекрутера? Какое обращение использовать, если вы не знаете, кто будет читать письмо?
В случае, если вы не уверены в имени менеджера по найму, адресуйте письмо в отдел кадров, напишите должность или используйте общее приветствие.
- Уважаемый Менеджер по подбору персонала
- Уважаемый HR-менеджер
- Уважаемый Отдел Контент-Маркетинга
- Здравствуйте!
- Добрый день!
Если вы не знаете, кто прочтет ваше сопроводительное письмо, важно убедиться, что приветствие нейтрально по гендерному признаку. Для этого лучше используйте обращение во втором множественном лице — «Вы».
Чтобы правильно составить сопроводительное письмо на английском языке, прочтите нашу статью о cover letter.
Переходим к вступительному абзацу.
Напишите, почему вы подаете заявление на эту должность, и подкрепите вашу ценность для компании конкретными примерами.
Смысл вступительного абзаца вашего сопроводительного письма заключается в том, чтобы:
- Подчеркнуть лучшие достижения.
- Продемонстрировать наличие того, что ищет работодатель.
- Показать энтузиазм к потенциальной должности.
Иногда нам нужно увидеть плохой пример, чтобы лучше понять, что нужно делать.
Вот что вам не следует писать в первом абзаце вашего сопроводительного письма:
Чем плох этот пример?
Отсутствуют упоминания о каких-либо достижениях. Нет страсти, нет энтузиазма. Ни слова о пользе для компании или подробностей о человеке.
Вот пример хорошего вступительного абзаца сопроводительного письма:
Целое море различий, не правда ли?
Этот абзац знакомит рекрутера с крупнейшими профессиональными достижениями соискателя, и у него возникает ощущение, что кандидат нацелен на то, чтобы принести успех компании.
Второй пример лучше первого. Работодатели заинтересованы в кандидатах, которые обладают необходимыми навыками и проявляют энтузиазм и знание индустрии.
Первая часть готова.
Переходим к главной части — основному тексту сопроводительного письма.
Подготовка является ключевым моментом для успешного сопроводительного письма. Вам необходимо знать, кто будет читать ваше письмо, какие навыки требуются, какая культура компании.
Основная часть: почему вы идеальный кандидат
В основной части объясните, почему вы идеальный кандидат на претендуемую должность. Расскажите о своем предыдущем опыте, чем вас привлекает вакансия и чем ваши навыки будут полезны компании.
О чем вы будете говорить:
- Ваши самые выдающиеся достижения.
- Навыки и специализированные знания, которые у вас есть и которые идеально подходят для этой должности.
- Конкретные факты и цифры в подтверждение достигнутых вами успехов.
- Объяснить, как ваш предыдущий опыт будет способствовать развитию бизнеса потенциального работодателя.
- Показать вашу мотивацию.
Хотите знать, чего не следует делать?
Вот плохой пример основного текста:
Этот текст просто занимает место в письме и не добавляет ничего по сути. Здесь нет ни деталей, ни ключевых показателей эффективности, и ничего, что говорит о том, почему кандидат подходит на конкретную роль.
Давайте проверим, как выглядит хорошо написанная основная часть:
- Google Search Console
- SEMRush
- Screaming Frog
- Google Analytics
Здесь мы видим конкретные примеры и результаты, которые впечатлят любого работодателя.
Кандидат предоставляет доказательства того, что он эксперт.
Дальше расскажите о том, как ваш предыдущий опыт соотносится с планами вашего следующего нанимателя.
- Объяснить, что вы считаете интересным в этой работе.
- Обосновать, как ваши навыки способствуют достижению целей компании (для этого вы предварительно изучали компанию!).
Аргументируйте свои навыки фактами и числами.
Энтузиазм — это здорово. Но не слишком увлекайтесь расхваливанием себя — это может показаться фальшивым. Будьте искренними в своей похвале.
Когда вам нужно написать сопроводительное письмо без опыта работы, акцентируйте внимание на:
- Академических и других достижениях: ссылайтесь на ваш диплом, награды, заслуги, стипендии, диссертации и публикации.
- Внеклассных мероприятиях: опишите подработки, волонтерскую деятельность, а также то, как вы развиваете свои способности.
- Самомотивации и расстановке целей: расскажите о своих целях, объясните, как работа вписывается в ваши планы.
Пример сопроводительного письма без опыта работы:
При составлении сопроводительного письма также важны сильные слова из вашего резюме, которые эффективно дополнят ваш текст.
Переходим к заключительной части.
Как написать сопроводительное письмо на стажировку или при отсутствии вакансии? Во-первых, не пишите, что готовы на любые условия работы, готовы «работать за еду» и тому подобное. Сохраняйте достоинство, потому что такие фразы — это сигнал, что вас можно эксплуатировать и хорошую работу таким образом не найти. Во-вторых, в письме, кратко и четко изложите чем вы будете полезны компании.
Заключительная часть
Как закончить сопроводительное письмо?
В заключительной части напишите последнее итоговое предложение, добавьте подпись и контактные данные.
Правильный заключительный абзац заставит рекрутера сразу же перейти к чтению вашего резюме.
Как выглядит хорошее окончание сопроводительного письма?
Одним предложением подведите итог, почему должны нанять именно вас. Поблагодарите рекрутера за то, что прочитал ваше письмо и добавьте «призыв к действию» (англ. call to action). Например, напишите что вы рады встретиться лично для всестороннего обсуждения ваших знаний, опыта, и того, что вы можете привнести в компанию.
Эта часть сопроводительного письма должна быть краткой и по существу.
Пример заключительной части:
В завершение добавьте подпись:
- С уважением
- Хорошего дня
- С наилучшими пожеланиями
После напишите ваше полное имя и фамилию и продублируйте контактный номер и электронную почту.
Мы создали игру-инфографику, чтобы вы лучше запомнили, о чем писать в сопроводительном письме