Копия верна трудовая книжка

В случае, если работнику потребовалась копия трудовой книжки то он должен написать соответствующее заявление на имя руководителя. Направляется такого рода запрос в отдел кадров по месту работы. Копия может быть сделана на ксероксе, сканере или написана от руки.

Также можно сделать документ в электронном виде. Зачастую такой вариант допускается применять, если записи в ТК сделаны неразборчивым почерком.

Независимо, какой вид копии использовался, все скопированные страницы нужно непременно заверить. Но стоит учесть такой нюанс, что есть два вида заверения.

Первый, это когда делаются копии всех страниц ТК, и на каждой из них проставляется:

1. дата, подпись, инициалы владельца трудовой книжки;
2. запись «копия верна» (в случае, если сведения указаны верно, без ошибок);
3. дата, подпись лица, являющегося ответственным за выдачу документа;
4. печать организации, где работает человек попросивший копию трудовой.

Во втором варианте, процесс копирования аналогичен, но все отсканированные листы сшиваются, и обязательно нумеруются. В данном случае сведения о факте заверения обозначаются на последней странице. Дополнительно отмечается запись «пронумеровано и прошнуровано». Также в непременном порядке должна быть отметка, что сотрудник еще работает.

Следует добавить, что копию ТК должны предоставить не позже 3-х дней со дня, когда обратился сотрудник с такой просьбой к начальству. На небольших предприятиях допускается направление запроса в устной форме, но все же лучше, когда будет составлено заявление письменно.

Важно! Выписка и копия трудовой книжки, хоть и предоставляют информацию об трудоустройстве человека, но являются разными. В первом варианте делается ксерокопия определенной записи, а во-втором случае, копирование осуществляется со всех страничек ТК и заверяется работодателем.

В каких случаях необходима заверенная копия

Поскольку ТК находится у работодателя, точнее в отделе кадров все время, пока человек официально работает, этот документ находится на сохранении в организации. Отдается она на руки, только после увольнения с работы. Но согласно законодательству, для получения определенных услуг, во многих учреждениях, требуется наличие документа, подтверждающего трудовую деятельность.

К примеру, ТК может понадобится для:

• оформления кредита в МФО или в банке;
• подачи бумаг, чтобы получить загранпаспорт или визу;
• трудоустройства на дополнительную работу;
• оформления пенсии или социальных льгот;
• усыновления ребенка;
• возможности получить налоговый вычет;
• определения причин увольнения сотрудника с предыдущих мест работы.

Также можно сделать непосредственно копию трудовой на тот случай, когда оригинал по каким-то причинам потеряется. При наличии такой бумаги, которая будет заверена соответствующим образом, предоставляется возможность восстановить документ.

Работодателем

Если человек официально трудоустроенный, то заверять копию имеет право только руководство организации. В данном случае, скопированный документ и удостоверенный начальством имеет юридическую силу и может быть представлен в любое учреждение при необходимости. Например, для оформления льгот, пенсий, кредита, получения образования или для подтверждения определенный фактов в ходе судебного разбирательства.

В законодательстве обозначается, что копия ТК, заверенная руководителем, отделом кадров или главным бухгалтером (если у него имеются такие полномочия) имеет срок действия всего 1 месяц. При заверении копии нотариусом, она является бессрочной.

Образец заверенной копии с записью работает по настоящее время:

Нотариусом

Заверить копию трудовой книжки может и нотариус. Происходит это в той ситуации, когда человек безработный, и документ находится у него непосредственно на руках. Следует обозначить, что процедура заверения идентична, но если ее выполняет руководитель или уполномоченное лицо в организации, где работник трудился, то она бесплатная.

Нотариусу нужно будет произвести оплату, за оказанную услугу.

Частые ошибки при оформлении

Нередки случаи, когда копия трудовой книжки становится недействительной, поскольку не были соблюдены правила ее заверения:

1. Если скопированные листы не прошивались, то на каждом из них должны присутствовать дата, подпись, отметка «копия верна» и соответственно печать. Часто такие сведения попросту не проставляются
2. На документе указаны данные ответственного за его выдачу лица, но не прописано, какую должность он занимает.
3. Могут быть случаи, когда заверение бумаги выполнял человек, не имеющих на это полномочий.
4. В скопированной версии не обозначена информация об месте хранения оригинала ТК. Если документ требуется для использования его непосредственно внутри организации, то запись о месте нахождения ставить не обязательно.

Также согласно законодательству в копии трудовой должны отмечаться сведения, что сотрудник на текущее время продолжает выполнять свои должностные обязанности.

Справка! Копия ТК заверенная работодателем действует 1 месяц, нотариусом — бессрочная, но если в трудовую книжку не вносятся новые записи. Когда в документе будут указаны данные после процедуры заверения, копия автоматически становится недействительной.

Когда может понадобиться заверение трудовой книжки в 2020 году

Трудовые отношения гражданина подкрепляются трудовой книжкой. В ней указана квалификация работника, его стаж и опыт, бывшие места трудоустройства и другие важные нюансы. Заверение рассматриваемого документа, может потребоваться в следующих случаях:

• для предоставления документа в Пенсионный фонд, где рассматриваемые сведения будут учтены в процессе подсчета пенсии;
• чтобы обратиться в банк за займом или для оформления ипотеки (требуется подтвердить трудовой опыт гражданина, что у него есть работа или возможность получить её в случае возникновения такой необходимости);
• если человек выступает поручителем при оформлении кредита или займа (ведь если заемщик не сможет справиться с кредитными обязательствами, их будет покрывать поручитель);
• для получения паспорта другой страны или в процессе оформления визы;
• при устройстве на работу (чтобы работодатель мог получить представление о предыдущем трудовом опыте гражданина);
• при судебных разбирательствах;
• при оформлении наследства, социальных выплат;
• при создании ИП;
• для ускорения процедуры усыновления ребенка.

Заверить трудовую книжку в 2020 году может нотариус, если ему будет предоставлен оригинал и копия рассматриваемого документа. Специалист оценит соответствие оригинала и копий – только после этого поставит свою подпись и печать.

Когда нотариус не может заверить копию трудовой книжки

В 2020 году действуют правила, согласно которым трудовая книжка не всегда заверяется нотариусом, которому предоставлены её образцы. Причины отказа в следующем:

• часть или вся информация в книжке заполнена карандашом, а значит, может быть просто подделанной;
• в образце присутствуют ошибки, исправления, подтеки и другие недочеты, указывающие, что документ может быть поддельным;
• образец поврежден, из него вырваны страницы и есть другие серьезные проблемы, из-за которых невозможно разобрать запись;
• имеются подделанные или скопированные подписи руководителей (невозможно уточнить их подлинность);
• данные в трудовой книжке оформлены неправильно, есть неточности;
• оригинал трудовой книжки не предоставлен нотариусу для сравнения с данными копии.

Если имеются эти или другие проблемы, нотариус не сможет на законных основаниях заверить документ, так как не уверен в подлинности образца – оригинала трудовой.

Какую отметку поставят, выполняя заверение копии документа

Согласно ГОСТу возможны два варианта отметок, которые получит книжка. Подходящий вариант выбирается зависимо от того, с какой целью нужна копия. Она может быть использована во внутренних или во внешних целях.

1. Если образец останется для внутреннего пользования в компании, достаточно чтобы нотариус поставил отметку, на которой написано, «Верно» или «Копия верна». На копии указывается, кто её заверял и дата заверения.
2. Если копия будет использоваться в другой компании, помимо уже описанной процедуры, нужно ещё добавить сведения о том, где хранится оригинал документа (название компании и её точный адрес). Эта надпись также должна быть заверена печать нотариуса.

Заверяется каждый листок копии по отдельности, а не вся кипа бумаг разом. В исключительных случаях (если листов очень много) их можно сшить и заверить все вместе, но такая практика не распространена и не надежная в плане юридической целесообразности. Нотариус поможет определиться, как действовать в каждом случае.

В некоторых компаниях работают штатные нотариусы, но если ваше рабочее место не относится к таким, можно воспользоваться услугами внештатного специалиста.

К кому обратиться, чтобы получить заверенную организацией копию трудовой книжки

Оригинал трудовой книжки работающего гражданина храниться в организации, где он работает на данный момент. Кто отвечает за ведение трудовой книжки, к кому обратиться?

Крупная организация

В крупной организации существует собственная кадровая служба: это может быть департамент по кадрам, кадровый отдел или просто специалист по кадрам. Именно у них находится трудовая книжка, они отвечают за своевременное и грамотное заполнение этого вашего документа. Именно они, по вашему письменному заявлению, обязаны предоставить запрошенную копию вашей трудовой книжки, предварительно заверив ее, в срок, не превышающий 3 дней.