В документообороте выделяют массу разнообразных документов, среди них и объяснительная записка. Используется она для пояснения причин тех или иных ситуаций, действий или фактов. Бумага рассматривается законодательством как форма самозащиты работника.
И именно от правильности ее составления, логики изложения фактов зависит последующее решение руководства.
Зачастую объяснительная записка требуется в следующих ситуациях:
- различные внештатные ситуации, отразившиеся на производстве;
- различные нарушения трудовой дисциплины;
- нарушение производственной дисциплины;
- разнообразные дисциплинарные правонарушения;
- проступки.
В частности, большинство объяснительных записок составляются по причине опоздания на работу или прогула, невыполнения должностных обязательств. Вот образец записки об отсутствии на рабочем месте:
Правила оформления
Не смотря на то, что до сих пор не имеется общей унифицированной формы для составления объяснительной записки, все же правилами документооборота к ней выдвигается ряд требований:
- Оформляется документ на листе бумаги A4 как в рукописном, так и печатном варианте.
- При написании используется строго деловой стиль изложения информации. Не допускается использование эмоционально-окрашенной лексики при написании документа.
- Обязательное отсутствие обсценной и просторечной лексики.
- Краткость изложения информации. Не стоит писать поэму на десяти листах, достаточно кратко и по существу изложить основные моменты.
- Документ всегда составляется от первого лица.
- В изложении события должна просматриваться логика, четкая хронология.
- В тесте объяснительной записки отсутствуют итоговые выводы. То есть, не следует в конце документа писать: «Исходя из изложенных фактов, я считаю себя невиновным в опоздании на работу».
Правильно составленная записка, в которой указаны не только факты, которые послужили ее написанию, но и весомые аргументы в пользу работника, могут смягчить проступок, следовательно, помогут если не избежать наказания, то хотя бы частично уменьшить сумму штрафа.
Обязательные реквизиты
В объяснительной записке, как и любом другом документе, должен быть указан ряд реквизитов. К ним относится:
- наименование организации, структурного подразделения;
- адресат, зачастую руководитель организации;
- адресант, то есть непосредственный нарушитель;
- наименование вида документа;
- регистрационный номер. Указывается в отделе кадров при регистрации;
- текст документа;
- дата написания;
- подпись составителя.
При учете всех перечисленных реквизитов, после написания получится документ по такому образцу:
Состав текста
Текст объяснительной записки состоит из двух частей:
- Фактическая часть, в которой излагаются факты, ставшие поводом для написания документа. Например: «23 июня 2016 года я не вышел на работу».
- Пояснительная, где приводятся причины, из-за которых возникла ситуация.
Особенности датирования
Датируется записка датой ее составления, а не совершения самого проступка, что весьма важно. Связано это с тем, что в течение месяца после обнаружения проступка, не считая времени, которое работник находился в отпуске (на больничном), к нему можно применить дисциплинарное взыскание. Правильно указанная дата составления служит указателем даты, с которой ведется отчет.
Порядок составления записки
При написании любой объяснительной записки можно придерживаться такого порядка:
- В правом верхнем углу указывается должность и имя лица, которому вы подаете объяснительную.
- Под адресатом указывается должность и имя составителя.
- Ниже указывается название документа.
- В основной части излагаются факты, которые привели к возникшей ситуации.
- В конце записки ставится дата составления документа и личная подпись.
Приложения к записке
Нередко к тексту объяснительной записки прикладываются приложения. Это могут быть различного рода справки (к примеру, справка, выданная фельдшером), акты (например, акт, составленный аварийной службой при ремонте водо- или газо-провода), соответствующая статья из средств массовой информации, подтверждающая факт аварии, повреждения автомагистрали и прочее.
Наличие данных бумаг существенно влияет на текст объяснительной записки, подтверждая изложенные в ней факты.
Примеры объяснительной записки
Предлагаем вам ознакомиться с типичными примерами объяснительной записки.
Записка о невыполнении должностных обязанностей:
Записка об опоздании на работу:
Объяснительная бумага о прогуле:
Правила оформления других видов объяснительных записок: