Трудовым кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель вправе разработать собственную.
Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.
Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определено, как вести табель учета рабочего времени в Excel или другом формате по специальной форме.
Независимо от того, какая форма используется, суть, что такое табель, и цели его ведения одинаковые. С его помощью наниматель фиксирует количество отработанных и пропущенных сотрудником рабочих часов.
Как фиксировать отработанное время в табеле
При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, учет рабочего времени сотрудников отражается двумя способами:
- методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
- путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).
Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, то разрешается регистрировать в таблице учета рабочего времени сотрудников в Excel (ином формате) только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый трудовой день.
Если количество отработанных часов в различные дни (смены) разное, например при суммированном учете отработанного времени, то при заполнении табеля учета рабочего времени следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные часы и скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для этой категории нормы продолжительности отработанного времени.
Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, труде в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести исправления в табель учета рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.
Правила заполнения табеля учета рабочего времени
Общие требования и правила, как заполнять табель учета рабочего времени, содержатся в указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Используются специальные обозначения. П ри отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы.
Если работа по графику выпадает на ночное время, то дополните форму графами для указания необходимых реквизитов.
Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенного (К) или цифрового (06) кода, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность труда.
Мы собрали в таблице обозначения в табеле учета рабочего времени в форме 0504421 в 2022 году.
Продолжительность работы в дневное время
Продолжительность работы в ночное время
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни
Продолжительность сверхурочной работы
Продолжительность работы вахтовым методом
Повышение квалификации с отрывом от работы
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)
Время простоя по вине работодателя
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника
Время простоя по вине работника
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы
Предлагаем посмотреть образец заполнения табеля учёта рабочего времени по форме № Т-13 в 2022 году.
Для государственных организаций актуален пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме ОКУД 0504421.
Выходные и праздничные дни в табеле
Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с постановлениями правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них рабочего графика. Коды учета выходных дней в документе используют разные.
Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни и на каком основании они предоставляются.
Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.
Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.
Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровой (27) код.
Учет и налоги
Исходя из указанных в табеле данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Эти же данные влияют на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.
При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.
Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Т абель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок.
При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.
Назначение унифицированной формы
Учитывая специфику различных производств Государственный комитет статистики России разработал две унифицированные формы, предназначенные для учета рабочего времени. Представленные бланки утверждены Постановлением №1 от 05 января 2004 года.
Оба документа имеют предназначение для фиксации времени, отработанного сотрудниками предприятия (организации), однако имеют некоторые отличия.
Чаще всего форма Т-13 используется компаниями, на которых ведется электронно-пропускная система и отдельно осуществляется учет отработанного времени и финансовый расчет с трудящимися на основании первичных данных.
Бланк по форме Т-13 утверждается компанией с целью:
Для работодателя табель является документом, удостоверяющим присутствие сотрудника в месте работы и выполнение последним производственных заданий.
Бухгалтерия компании использует данные из формы Т-13 для верного расчета оплаты труда нанятых работников.
Чем отличается от Т-12?
Основная разница представленных форм является в предназначении использования:
- На предприятиях (в организациях) с ручным учетом данных (Т-13);
- В компаниях, на которых используется специальное программное обеспечение для ведения учета отработанного времени.
Оба бланка представлены в виде таблиц, однако внешне значительно отличаются.
Форма Т-12 заполняется весь месяц, в то время, как бланк Т-13 закрывается каждые 15 дней месяца. На предприятиях с ручным учетом назначается лицо, ответственное заведение табеля. Такой работник проставляет отметки вручную или путем внесения сведений через компьютерные программы Word и Excel.
Также представленные табели отличаются количеством граф, Т-12 имеет 55, а Т-13 всего 13 граф. Первый из приведенных выше бланков содержит более детальную информацию о выходах и отсутствии на работе каждого сотрудника (отмечаются дни отпуска, выходные, командировки, сверхурочные и ночные работы, а также часы, в случае неполного отработанного дня).
Т-12 состоит из двух блоков, первый из которых обязательный к заполнению всеми предприятиями (организациями) – информация о рабочем времени, а второй для удобства расчета заработной платы может быть использован бухгалтерией при отсутствии иной расчетной документации (бланк Т-13 соответствующих граф не имеет, что обусловлено автоматизированным учетом рабочего времени сотрудников, не предусматривающим произведение вычисление по оплате труда работников).
Важно! Обе формы табеля учета рабочего времени имеет рекомендационный характер.
Т.е. законодатель не обязывает работодателей вести учет на представленных унифицированных бланках, а предоставляет возможность утверждения собственных форм, учитывающих особенности производства.
Как правильно заполнить?
Табель учета рабочего времени по унифицированной форме Т-13 может быть заполнен следующими способами:
На каждого сотрудника в таблице табеля отведена отдельная строка с количеством клеток, соответствующим количеству граф-обозначений вносимых сведений.
В начале строки следует вписать фамилию, имя и отчество работника, а также его должность и номер в соответствии с табелем.
После этого, при использовании первого из двух выше представленных способов, проставляются отметки о всех выходах трудящегося на работу, после этого все отклонения с использованием специальных условных обозначений для каждого из них:
- Полностью отработанное время – Я;
- Наличие листка нетрудоспособности за пропущенный день – Б;
- Пребывание трудящего на служебном задании (в командировке) – К;
- Выходные дни (включая праздничные и отгулы) – В;
- Отпуск – От.
При часовом учете в нижней строке прописывается общее количество отработанных за рабочий день часов.
В конце каждого календарного месяца следует производить подсчет отработанных дней (часов и минут) за первую половину месяца и общее количество за 30 (31) день.
Если на предприятии используется один вид оплаты и корреспондирующий счет, графа 9, предназначенная для смешанного расчета заработной платы, не заполняется.
Образец при сменном графике здесь.
Для бюджетных организаций разработана отдельная форма по ОКУД 0504421.