Срок хранения журнала вводного инструктажа

Сроки хранения документов по охране труда лучше знать и стараться их придерживаться, потому как вовремя предоставленный протокол, или выписка из журнала вводного инструктажа может от штрафов уберечь работодателя. А отсутствие необходимого документа может подтвердить, что права работников не соблюдались, требования Трудового Кодекса не выполнялись.

Понятно, что многие организации не просуществуют срок даже в 45 лет, и вроде бы нелогично так долго хранить объемный комплект архивных документов по охране труда, образующиеся за весь этот период. Но работая в должности специалиста по охране труда не один год, поняла, что уничтожать документы даже по истечение 3 лет ни в коем случае нельзя.

Приведу пример из личной практики, произошел несчастный случай с работников, который был трудоустроен со дня основания организации, то есть за 5 лет до моего трудоустройства. С этим сотрудником произошел тяжелый несчастный случай, началось расследование и было необходимо предоставить комиссии выписку из журнала вводного инструктажа. За отсутствие записи – штраф.

Журнал очень долго искали, но, благо нашли, с тех пор храню все документы по охране труда.

18 февраля 2020 вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, в котором регламентируются сроки хранения документации. А перечень, приведенный в разделе 7.3, относится конкретно к срокам хранения документов по охране труда. Он отменил действующий ранее Приказ, установив новые сроки хранения различной типовой документации.

Выделим основные, а также разберем, к чему приведет неисполнение правил.

Весь спектр услуг по охране труда

Введите номер телефона, рассчитаем смету по вашим задачам. Вводите без восьмерки. «Бюро Екатерины Воронцовой» – профессиональное решение ваших задач по охране труда. Качественно и в срок!

Ответственность работодателя за несоблюдение сроков хранения документов

Подписание приказа в конце 2019 года, когда уже была утверждена номенклатура ведения дел на 2020 год, внесло неразбериху. Далеко не до всех специалистов по охране труда информация была своевременно доведена и не исключено, что предновогоднее подписание приказа могло привести к нарушению сроков хранения документации, а последствия такого нарушения:

1. Штраф, который теперь назначается на должностное лицо, а не на организацию, как было раньше. Сумма составляет от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). Но это “цветочки”, по сравнению с основным вторым пунктом ответственности за отсутствие документов.
2. Мероприятия, отмеченные в уничтоженном раньше времени документе, подлежат засчитывать как не проведенные (инструктажи, обучение, проверки и т.д.) и тут штраф уже расценивается по ст. 5.27.1 КоАП РФ, которые в десятки раз существеннеы “бьют” по бюджету организации и должностного лица.

Сейчас многие документы ведутся в электронном варианте, но большинство материалов по охране труда храниться в бумажном виде и далеко не во всех организациях есть возможность для безопасного хранения. Но лучше учесть, что информация по работникам, задействованным в опасных и вредных условиях труда храниться более длительный срок.

Например, обратится бывший работник с жалобой о развитии у него профессионального заболевания по вине бывшего работодателя, а документы, подтверждающие результаты успешного прохождения медосмотров, покрылись плесенью, текст не читабелен.

Чтобы не допускать таких ситуаций, лучше заглядывать наперед, и постараться организовать хранение документов по охране труда в специальном и безопасном месте, защищенном от воздействия воды, света и развития плесневого грибка. Любые ситуации могут произойти, поэтому следует предусмотреть разные варианты ведения архива в отдельном помещении.

Дополнительная информация

Росархивом была создана Инструкция, поясняющая сроки хранения различных документов, в том числе по охране труда и существует несколько категорий, по которым и разбиваются учет хранения:

1. Постоянно. Хранение в центральных архивах, с передачей организациями по истечении сроков временного хранения.
2. Срок хранения документов по охране труда до минования надобности. Относится к внутренней документации, которая по истечении годичного обязательного срока сохраняется столько, сколько требуют внутренние регламенты организации.
3. До замены новыми. Обычно применяется к нормативным управленческим документам, которые со временем отменяют или заменяют обновленными версиями.
4. 50/75 лет – означает, что если документ завершен до 1 января 2003 года, он хранится 75 лет, а если после только 50.

Сроки временного хранения определяются спецификой организации, в которой они были разработаны и применялись:

1. Негосударственными организациями передаются в архив после окончания срока, приведенного в договоре.
2. Не менее 10 лет хранят документы, разработанные в организациях, не относящихся источниками комплектования муниципальных или госархивов.
3. 10 лет – для органов госвласти.
4. 5 лет – для органов местного самоуправления, муниципальных структур.
5. 15 лет – срок, касающийся федеральных органов, госкорпораций, организаций федерального уровня.

В соответствии с новыми требованиями часть документации утратила пометку «Постоянно», перейдя в разряд временно хранимых.

разработаем документы за вас

Введите номер телефона, рассчитаем смету по вашим задачам. Вводите без восьмерки. «Бюро Екатерины Воронцовой» – весь спектр услуг по охране труда. Качественно и в срок!

Вредные условия труда

Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин: Пункт 410 по месту утверждения Постоянно в других организациях До замены новыми Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года Пункт 414 Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет

При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года

При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года

после закрытия наряда-допуска

При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет

после закрытия нарядов-допусков

При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

Докладные записки, заключения о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда

Справки, предложения, обоснования, рекомендации о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда.

Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов.

Документы о производственных авариях и несчастных случаях, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами. Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий.

– работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста;

– профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда;

– профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров.

Правила по охране труда работающих инвалидов.

Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

Не ищите в этом перечне точные названия документов, в нем указаны только содержание и возможные виды документов. Но далеко не все, которые могут быть в вашей компании.

Срок хранения «постоянно» означает, что документы хранят столько же, сколько существует сама компания, и уничтожать их нельзя до самой ликвидации организации. В этом случае документы не уничтожают автоматически. Сначала муниципальный архив отберет документы, которые целесообразно хранить и дальше, а остальные документы будут выделены для уничтожения.

Если же компанию реорганизуют, то архив документов передают на хранение организации — преемнику.

Срок хранения «до минования надобности» имеют, как правило, выписки или распечатки утвержденных на государственном уровне документов, которыми на предприятии пользуются во время работы: различные нормы, перечни, правила. Этот срок не может быть меньше 1 года.

Срок хранения журналов по охране труда начинается со следующего года после последней записи в нем. Например, последнюю строку в журнале заполнили 10 марта 2021 года. Срок хранения этого журнала начнется с 1 января 2021 года и закончится 31 декабря 2026 года — 10 лет.

Обучение по охране труда

Документы (программы, списки, переписка) по обучению работников охране труда 5 лет Пункт 421 Протоколы результатов обучения по охране труда 5 лет Пункт 422 Журналы, книги учета: Пункт 423 · инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет · профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда 5 лет Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов 1 год Пункт 490

Сроку хранения журналов по вводному инструктажу по

Источник: otd-lab.ruПечатьОтправить на почту Каким документом определяется срок хранения журналов инструктажей, протоколы проверки знаний и т.д. и т.п. Форумы: leka416→Втр, 2011-11-15 11:12 #1 В соответствии с разделом 7.3.

«Документы по охране труда» Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558″Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»:-журналы инструктажей — срок хранения 10 лет,-журналы проведения аттестации по ТБ — 5 лет,-протоколы аттестации по ТБ — 5 лети т.д. Воронов Владими…→Втр, 2015-04-28 13:29 #2 Я не нахожу в приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010г. № 558 сроки хранения приказов по охране труда.

Журнал регистрации вводного инструмента – документ, благодаря которому подтверждается факт ознакомления сотрудника с функционирующими в организации правилами охраны и безопасного труда.

Если на производстве происходит несчастный случай в 2021 году, при проведении расследования первое, что сверяют – наличие подписи работника в журнале. Вот почему важно знать, сколько времени необходимо хранить документ.

Медосмотр

Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования): Пункт 411 по месту разработки и утверждения Постоянно в других организациях До замены новыми Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников: Пункт 412 по месту утверждения Постоянно в других организациях До замены новыми Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников 5 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года Пункт 413

Выдача СИЗ и молока

Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием: Пункт 426 по месту составления и утверждения Постоянно в других организациях 3 года после замены новыми Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием 3 года

При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года

Когда документы можно не хранить

Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.

Подробнее об унифицированных формах учетных документов вы можете узнать из материалов, размещенных на нашем сайте, например из статьи «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».

Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 236, можно условно разделить на следующие группы:

• В течение 1 года надлежит хранить наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ, журнали регистрации этих нарядов, а также списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
• 3-летний период хранения отведен для документов (докладных записок, актов, заключений, переписки) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
• 5 лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: сертификаты безопасности, документы о состоянии и мерах по улучшению охраны труда, договоры добровольного страхования работников от НС на производстве и ПЗ, документы и протоколы по обучению работников по охране труда и др.
• Период длиной в 45 лет определен для хранения документов по СОУТ, журналов и книг учета инструктажа по охране труда, документов, книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий.
• 50/75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др. 50 лет — для документов 2003 года и свежее, 75 лет — для документов до 2003 года.

О том, какие условия труда расцениваются как вредные, читайте в материале «Что относится к вредным условиям труда (нюансы)?».

Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены — их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).

Травматизм и профзаболевания

Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций 5 лет

Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности

после прекращения обязательств по договору

Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – Постоянно

Пожарная безопасность

Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации 5 лет Пункт 611 Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах 5 лет

С человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара – постоянно

Гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций

Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей 5 лет

после актуализации паспорта безопасности

после актуализации паспорта безопасности

Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности