- 1. Составить служебную записку
- 2. Оформить приказ о направлении в командировку
- 3. Составить приказ и доверенность на передачу полномочий директора другому сотруднику
- 4. Забронировать жильё и купить билеты
- 5. Забронировать авто
- 6. Оформить визу
- 1. Собрать все отчётные документы
- 2. Заполнить авансовый отчёт
- 3. Отдать отчёт и чеки в бухгалтерию
- Порядок оформления служебной записки о командировании, оформление в СЭД
- Шаг 1. Подготовить служебную записку (СЗ) о командировании по утвержденной форме
- Шаг 2. Оформить служебную записку в СЭД
- Шаг 4. Оформить авансовый отчет и содержательный отчет о командировке (в течении 3-х дней после командировки)
- Дополнительная информация:
- Для чего нужна служебная записка?
- Приложения
- Командировка руководителя
- Рабочие поездки индивидуальных предпринимателей
- Как учитывать выходные дни?
- Командировки за границу
1. Составить служебную записку
В первую очередь необходимо составить служебную записку о направлении директора в командировку и перечислении ему аванса. Для этого нужно приблизительно подсчитать сумму предстоящих расходов. В эту сумму включают стоимость билетов, трансфера, жилья, суточные, а также компенсацию представительских расходов, если такие предусмотрены политикой компании.
Если билеты и отель оплачиваются со счёта компании, то их стоимость не включают в аванс.
Представительские расходы — это стоимость деловых ужинов, заседаний, услуг переводчика. На них до командировки составляют отдельный приказ, где утверждается необходимость расходов и сумма. Компенсация представительских расходов должна быть внесена в приказ на командировку и выплачена авансом.
Служебная записка составляется от лица гендиректора на его же имя. Получается, он сам себя направляет в командировку.
2. Оформить приказ о направлении в командировку
Затем нужно сделать приказ на командировку — по унифицированной форме Т-9 или по форме, принятой в организации. Форма приказа прописывается во внутреннем положении о командировках. Как и служебная записка, приказ оформляется на имя гендиректора и подписывается им же. Документ фиксируют в журнале регистрации приказов организации.
3. Составить приказ и доверенность на передачу полномочий директора другому сотруднику
Во время отъезда директора компания не прекращает свою деятельность — кто-то должен управлять процессами и людьми, подписывать документы. Поэтому на время своего отсутствия генеральный директор выбирает доверенное лицо и оформляет на него доверенность на передачу полномочий.
Временно исполняющим обязанности гендиректора может быть выбран любой сотрудник, но чаще всего им становятся заместитель директора, технический директор (CTO), соучредитель, главный бухгалтер, руководитель департамента или отдела.
Доверенность составляется в свободной форме и заверяется печатью организации и подписью генерального директора.
Что обязательно должно быть в доверенности:
- имя сотрудника, временно исполняющего обязанности главы компании;
- список полномочий, которыми наделяется замещающее лицо;
- дата подписания и дата истечения действия доверенности.
Одновременно с доверенностью нужно составить приказ о передаче полномочий гендиректора доверенному лицу. Если в обязанности доверенного лица до этого не входило замещение директора, то необходимо составить дополнительное соглашение к его трудовому договору. Также нужно заручиться письменным согласием сотрудника исполнять обязанности директора.
4. Забронировать жильё и купить билеты
При бронировании учитывайте, что планы руководителя могут измениться в любой момент. Поэтому покупайте билеты с возможностью обмена и возврата — это позволит сэкономить в случае внезапного переноса или отмены поездки. При покупке на Туту можно забронировать авиабилеты на несколько дней и выкупить позже.
Услуга бронирования бесплатна для пользователей сервиса Туту Командировки. Что касается жилья, то лучше выбирать варианты с бесплатной отменой брони.
Сервис Туту Командировки позволяет оплатить авиа-, ж/д и автобусные билеты удобным способом: банковской картой или с баланса компании в корпоративном аккаунте. Все отчётные документы доступны для скачивания в любой момент. Сервис удобен и для бухгалтеров, которые могут выгружать из аккаунта отчёты по покупкам и акты сверки напрямую из 1С.
5. Забронировать авто
Часто в качестве трансфера до/от аэропорта используют такси. Командированному нужно сохранять чеки на поездки, чтобы потом получить возмещение расходов.
Иногда на время командировки бронируют автомобиль — например, если директору нужно съездить в несколько филиалов предприятия на территории страны или просто много передвигаться по городу. Важно сохранять все документы: договор аренды автомобиля, чеки с заправок, чтобы предоставить в бухгалтерию для отчёта.
6. Оформить визу
У каждого консульства свои правила по оформлению виз. Иногда подать документы на визу вместо гендиректора может доверенное лицо, например, ассистент. Значит, необходимо оформить доверенность в соответствии с правилами консульства.
Подавать заявление на шенгенскую визу директор должен лично, так как нужно сдать отпечатки пальцев. Исключение — если он уже сдавал биометрию в течение последних 5 лет. В этом случае передать документы можно по доверенности.
При оплате визы и других расходов нужно сохранять чеки — стоимость оформления визы входит в список командировочных расходов и оплачивается компанией.
1. Собрать все отчётные документы
К ним относятся документы, подтверждающие разные виды расходов:
- жильё — договор об аренде квартиры, счёт-фактура, чек ККТ об оплате гостиницы, выписку с банковской карты;
- транспорт — посадочный талон на самолёт, чеки ККТ из такси или каршеринга, договор об аренде авто. Подробнее об отчётных документах за каршеринг.
- представительские расходы — чеки за деловые ужины, договор аренды зала заседаний и т.д.
2. Заполнить авансовый отчёт
В авансовом отчёте прописывают суммы выданных и потраченных денег. На оборотной стороне отчёта впишите названия отчётных документов: чек, квитанция и т.д.
3. Отдать отчёт и чеки в бухгалтерию
Сделать это нужно в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки. После этого бухгалтерия сделает перерасчёт. Если гендиректор что-то оплатил из своих средств, эти расходы ему обязаны возместить.
Порядок оформления служебной записки о командировании, оформление в СЭД
Шаг 1. Подготовить служебную записку (СЗ) о командировании по утвержденной форме
- Командировка по России оформляется не позднее, чем за 7 рабочих дней до даты начала командировки;
- Зарубежная командировка оформляется не позднее, чем за 10 рабочих дней до даты начала командировки.
Шаг 2. Оформить служебную записку в СЭД
Запустить в СЭД служебную записку в соответствии с Порядком оформления СЗ в СЭД.
При необходимости прикрепить согласие на работу в выходной день.
Шаг 3. Расписаться в приказе о командировании по мере его готовности в каб. 415 (Отдел кадров), забрать подписанную служебную записку о командировании для подготовки авансового отчета и передачи его в бухгалтерию.
Шаг 4. Оформить авансовый отчет и содержательный отчет о командировке (в течении 3-х дней после командировки)
Внимание:
Дополнительная информация:
Не допускается направление в служебную командировку следующих категорий работников:
- Беременных женщин;
- Работников в возрасте до 18 лет.
Направление в служебную командировку следующих категорий работников допускается только при определенных условиях:
- Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, — если имеется их письменное согласие на командировку или такая служебная поездка не запрещена им в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном законом порядке;
- Матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекунов детей указанного возраста, других лиц, воспитывающих детей в возрасте до пяти лет без матери, работников, имеющих детей-инвалидов, попечителей детей-инвалидов и работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
- Работников-инвалидов — если направление в командировку не противоречит их индивидуальной программе реабилитации;
- Работников, зарегистрированных в качестве кандидатов в выборный орган, — если командировка не выпадает на период проведения выборов;
- Работников в период действия ученического договора — если служебная командировка непосредственно связана с ученичеством.
В период нахождения в служебной командировке на работника распространяется режим рабочего времени, определенный локальными нормативными актами организации, индивидуального предпринимателя, в которую (к которому) он командирован.
Для чего нужна служебная записка?
Служебная записка о командировке оформляется в следующих случаях:
И в первой, и во второй ситуации документ оформляет сам работник после своего возвращения.
Кроме этого, служебку составляют при необходимости продлить срок рабочей поездки. Задержка должна быть обусловлена уважительной причиной, например, отсутствием в продаже билетов на проезд, невозможностью выполнения задания в ранее запланированный срок.
В некоторых компаниях служебная записка составляется при направлении работника в командировку, то есть не по прибытии, а перед отправлением подчиненного. Закон этого не требует, но организация имеет право установить подобное правило в своих локальных актах.
Служебная записка удостоверяет следующее:
Служебная записка нужна и для того, чтобы правильно рассчитать суточные, ведь из этого документа видно, сколько времени длилась поездка сотрудника.
Служебка по своему содержанию заменяет несколько документов, а именно командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненных задачах.
Приложения
Если работник отчитывается о командировке, в которую он ездил на личном, служебном или арендованном автомобиле, к служебной записке нужно приложить бумаги, подтверждающие использование транспортного средства. В качестве таких документов используется путевой лист, а также различные кассовые чеки, квитанции и счета.
В случае отсутствия у работника документов о расходах на проезд и проживание в качестве приложения к служебке можно использовать письменное подтверждение принимающей стороны о периоде пребывания командированного лица.
Командировка руководителя
Руководитель, который работает по трудовому договору, также является наемным работником. В законе нет нормы, которая бы говорила о том, что директора не обязаны отчитываться перед работодателем за свои расходы по служебным поездкам.
Но Роструд придерживается другой позиции – на практике руководителям разрешили не составлять служебки, аргументируя это тем, что руководящее лицо и так подписывает приказы о служебных поездках, продлениях или отменах командировок.
При этом с точки зрения налогообложения не оформление служебной записки на директора может негативно отразиться на компании. Ведь документ прежде всего составляется для того, чтоб подтвердить расходы и снизить налогооблагаемую базу.
В любом случае принятое решение должно быть зафиксировано во внутренних актах. А как именно поступить – решает работодатель. Например, он может установить:
- что руководитель не обязан оформлять служебную записку о командировке;
- что руководитель отчитывается о произведенных расходах по общей схеме (в таком случае образец служебной записки для генерального директора будет таким же, как и для остальных работников).
Рабочие поездки индивидуальных предпринимателей
Индивидуальные предприниматели не оформляют служебные записки, поскольку они не состоят в трудовых отношениях и не должны отчитываться сами перед собой. Однако ИП все равно вправе включить в свои расходы траты:
Как учитывать выходные дни?
Если дата отъезда или возвращения приходится на выходной или праздничный день, оплата за этот день начисляется по двойному тарифу.
Командировки за границу
Работник, который прибыл из заграничной командировки, обязан подготовить служебную записку. К отчету нужно приложить копию паспорта с отметкой о пересечении границы.
Вам также будет интересно: