Приказ о переводе на дистанционную работу

В некоторых случаях работники получают распоряжения от работодателей, которые ставят их в ступор и вызывают подозрения. Например, работник, переведенный на дистанционную работу, получает распоряжение руководителя до обеда работать из дома, а затем приехать в офис работодателя на деловую встречу. Должен ли работодатель оформить такое распоряжение приказом?

До внесения изменений в Трудовой кодекс в части регулирования труда дистанционных работников работодатели использовали различные способы перевода сотрудников на дистанционную работу, которые ранее не были нормативно закреплены (издание приказа, заключение дополнительного соглашения к трудовому договору и т.д.). До момента изменения главы 49.1 ТК РФ многие работники продолжали работать дистанционно на основании того порядка, который избрал работодатель для перевода на «удаленку» в период пандемии. Однако сегодня вопросы – как, на каком основании и на какой период (постоянно, временно, комбинированно или экстренно) работник переводится на удаленную работу – четко регулируются.

Перевести работника на дистанционную (удаленную) работу можно следующими способами:

• заключение нового трудового договора о дистанционном труде, т.е. фактически это будет трудовой договор в новой редакции (ст. 312.1 ТК РФ);
• заключение дополнительного соглашения к действующему обычному трудовому договору (ст. 312.1 ТК РФ);
• издание приказа о переводе на дистанционную работу (в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части) (ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ).

Следовательно, приказ о переводе на дистанционную работу нужен только при переводе на экстренную работу. При заключении трудового договора о дистанционной работе или дополнительного соглашения приказ издавать не нужно.

На работников, переведенных на дистанционную работу (постоянную, временную или комбинированную), распространяются положения главы 49.1 ТК РФ, которые касаются коммуникации работника и работодателя посредством телекоммуникационных сетей (мобильная связь, электронная почта и т.д.). Значит, при получении распоряжения руководителя о необходимости до обеда работать из дома, а затем явиться в офис достаточно зафиксировать его в электронном письме, отдельного приказа работодателя на такое распоряжение не требуется.

(О том, что после внесения поправок в Трудовой кодекс изменилось в лучшую сторону, а что – в худшую, читайте в статье «Дистанционная работа по-новому».)

Можно ли работать по совместительству дистанционно?

В части, не урегулированной положениями главы 49.1 ТК РФ, на дистанционных работников распространяется действие Трудового кодекса в полном объеме. Положениями этой главы запрет на работу по совместительству не установлен. Следовательно, дистанционный работник может работать по совместительству.

Формальное подтверждение такой позиции получено от Роструда 1 . Не предусмотрено никаких ограничений на внутреннее или внешнее совместительство (т.е. у одного или разных работодателей).

С учетом отсутствия такого запрета дистанционный трудовой договор может быть заключен как трудовой договор по совместительству. Допустимо работать удаленно как по основному месту работы, так и по совместительству. Главное – придерживаться соответствующих положений главы 44 ТК РФ.

Таким образом, нормы действующего законодательства позволяют работнику заключить с работодателем трудовой договор о выполнении работ в качестве дистанционного работника по совместительству.

(В статье «Как составить трудовой договор о дистанционной работе на постоянной основе» вы можете прочитать о том, как прописать пункты договора о месте работы, режиме рабочего времени, взаимодействии работника и работодателя, дополнительных основаниях для расторжения договора.)

Можно ли дистанционному работнику установить разъездной характер работы?

Дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя (ст. 312.1 ТК РФ). Возникают вопросы: является ли дистанционной работа, предполагающая посещение учреждений и организаций, встречи с контрагентами и клиентами? Или удаленная работа – это статичное выполнение трудовой функции вне офиса работодателя?

Государственная инспекция труда г. Москвы разъяснила 2 , что если трудовая функция дистанционного работника связана со служебными поездками в пределах одного или нескольких населенных пунктов и при этом работник имеет возможность возвращаться ежедневно домой, то установление ему разъездного характера работы не противоречит трудовому законодательству. Кроме того, запрет на включение условия о разъездном характере работы в трудовой договор дистанционного работника не установлен.

Судебная практика по данному вопросу неоднородна. Некоторые суды придерживаются позиции ГИТ г. Москвы и считают, что разъездной характер работы не идет вразрез с дистанционным характером работы 3 .

Существует и другой подход: если посредством использования информационно-телекоммуникационной сети общего пользования происходит только взаимодействие работодателя и работника, а его трудовая функция, предусмотренная трудовым договором, осуществляется другим способом, это не свидетельствует о том, что работник выполняет дистанционную работу 4 .

Чтобы избежать споров, в трудовом договоре нужно прописать место работы как территорию выполнения работником трудовой функции, например «Москва и Московская область», а также трудовые обязанности, например «участие во встречах и переговоры с клиентами компании». Следует установить компенсацию расходов работника на транспорт (корпоративный, общественный) (ст. 168.1 ТК) и предусмотреть разъездной характер работы.

В таком случае из трудового договора будет следовать, что трудовая функция работника не предполагает исключительно «статичное» исполнение трудовых обязанностей, а работодатель дополнительно компенсирует транспортные расходы. У дистанционного работника не будет повода спорить из-за характера работы, а работодатель даже в случае возникновения трудового спора будет защищен.

Как увольняют дистанционных работников?

Дистанционные работники могут быть уволены по общим основаниям (глава 13 ТК РФ) и дополнительным (ст. 312.8 ТК РФ). К дополнительным основаниям расторжения трудового договора с дистанционным работником относятся:

• отсутствие без уважительной причины взаимодействия работника с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя;
• изменение работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

Возникает вопрос: увольнение из-за изменения местности выполнения трудовой функции является увольнением по не зависящим от воли сторон обстоятельствам или же по инициативе работодателя? Согласно позиции Роструда 5 , из содержания ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ следует, что это не увольнение по инициативе работодателя, так как не относится к дисциплинарным взысканиям.

Однако следует учитывать, что при возникновении трудового спора о признании незаконным такого увольнения суды будут обращать внимание на возможность исполнения работником своих обязанностей. То есть если трудовая функция не привязана к местности и переезд из одного города в другой не скажется на эффективности работника, то такое увольнение будет признано незаконным. Чтобы избежать споров, работодателю следует в трудовом договоре или должностной инструкции конкретизировать обязанности работника и местность, где они должны исполняться.

Это позволит доказать в суде, что, например, невозможно из другого города присутствовать на офлайн-встречах с руководителем и проектной командой или посещать клиентов, находящихся на территории исполнения трудовой функции.

(В статье «Восстановление работника в должности после признания судом его увольнения незаконным» вы найдете пошаговые инструкции для работодателя и работника на такие случаи.)

Как при увольнении доказать, что работа выполнялась, если работник и работодатель не заключили письменное соглашение о дистанционной работе?

В деле, рассмотренном Первым кассационным судом общей юрисдикции 6 , работодатель зафиксировал факт отсутствия работника на рабочем месте и уволил его по ст. 81 ТК РФ (грубое нарушение работником трудовых обязанностей – прогул). Суд установил, что по устной договоренности с работодателем сотрудник работал дистанционно, так как в офисе ему не предоставили рабочее место с необходимым оборудованием и программными средствами.

Работник добросовестно исполнял свои обязанности, что подтверждается его активным общением с работодателем: он вел переписку в скайпе, в том числе в те дни, которые указаны как дни прогула. Явиться в офис его не просили, отчеты о работе не запрашивали.

Суды первой и апелляционной инстанций не учли эти обстоятельства и отказали работнику в удовлетворении исковых требований, так как по документам его рабочее место находилось по адресу организации-работодателя. Подтвердить, что место работы было определено за пределами офиса, работнику не удалось.

Однако кассационный суд принял во внимание доводы работника и указал, что для оценки правомерности увольнения нижестоящие суды должны были выяснить:

• определил ли работодатель рабочее место на территории офиса;
• предоставил ли он работнику оборудование и программное обеспечение;
• где находилось фактическое место исполнения должностных обязанностей;
• как осуществлялось информационное взаимодействие с работодателем, как работник получал задания и передавал результаты выполненной работы.

Если работнику удастся подтвердить, что работал он дистанционно, то увольнение необходимо признать незаконным. В данном случае суды первой и апелляционной инстанций не учли обстоятельства, имевшие значение для дела, а потому оно было возвращено на новое рассмотрение. Такой подход продиктован позицией Верховного Суда РФ 7 , который указал, что ненадлежащее оформление соглашения об изменении условий трудового договора может свидетельствовать о допущенных работодателем нарушениях порядка оформления изменений условий труда.

(В новости «Верховный Суд разъяснил, что является или не является прогулом» вы можете ознакомиться с разъяснениями, вошедшими в Обзор практики рассмотрения судами споров, связанных с прекращением трудового договора по инициативе работодателя.)

Должен ли работодатель заводить трудовую книжку по требованию дистанционного работника, у которого ее нет?

Роструд разъяснил 8 , что ст. 312.2 ТК РФ дает право, а не обязывает работодателя вносить в трудовую книжку сведения о трудовой деятельности дистанционного работника. Эти сведения вносятся по желанию работника, если он предоставляет работодателю трудовую книжку.

Однако согласно ст. 65 ТК РФ работодатель обязан оформить трудовую книжку по письменному требованию работника в случае заключения трудового договора впервые либо утраты или повреждения трудовой книжки. Соответственно, работодатель по письменному заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) должен оформить новую трудовую книжку.

1 Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 26 февраля 2021 г. № ПГ/02324-6-1.

2 Письмо Государственной инспекции труда г. Москвы от 4 марта 2021 г. № 77/10-6629-ОБ/18-1299.

3 Определение Санкт-Петербургского городского суда от 23 мая 2018 г. № 33-9021/2018.

4 Решение Октябрьского районного суда г. Уфы Республики Башкортостан от 9 апреля 2018 г. № 2-1418/2018.

5 Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30 марта 2021 г. № ПГ/05825-6-1.

6 Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 30 ноября 2020 г. по делу № 8Г-26112/2020 [88-25531/2020].

7 Определение Верховного Суда РФ от 16 сентября 2019 г. № 5-КГ19-106.

8 Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 31 марта 2021 г. № ПГ/06237-6-1

Кого включить приказ о переводе на удаленную работу с 25.10.2021

Отправить работать сотрудников домой обязаны все работодатели, включая индивидуальных предпринимателей. Правило касается и штатных работников, и людей, работающих по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На удаленку нужно перевести:

• 30% работников за исключением привитых и переболевших КОВИД;
• работников старше 60 лет, за исключением привитых и переболевших коронавирусом;
• сотрудников, имеющих хронически болезни.

Перечень хронических заболеваний определен Департаментом здравоохранения Москвы. Найти его можно здесь.

Разрешено оставить на местах сотрудников, без которых обойтись на рабочем месте нельзя — если есть риск:

• сбоя или остановки производственного процесса;
• угрозы жизни и здоровью населения.

При этом число одновременно работающих на местах не должно переступать порог в 70%.

Нужно ли согласие работника на удаленную работу?

Нет, не нужно, так как работодатель в данной ситуации исполняют требование властей в период санитарных мер и ограничений, то есть случай исключительный. Для перевода на удаленку достаточно единоличного решения руководителя организации (ст. 312.9 ТК РФ).

Приказ о переводе на удаленную работу — образец

Издайте приказ о переводе на дистанционную работу, в тексте которого укажите:

• название документа, его номер и дату;
• основание — Указ мэра Москвы от 19.10.2021 № 61-УМ;
• список работников с указанием ФИО или наименования подразделений, переходящих на удаленный режим работы;
• дату и период перевода;
• ответственных за исполнение приказа.

Подписанный руководителем приказ зарегистрируйте в журнале, присвоив номер. Ознакомьте работников с приказом под подпись. Если удаленщиков много, то удобнее оформить лист ознакомления с приказом.

Другие предупредительные меры

Кроме удаленного режима работы, работодатели обязаны обеспечить еще и вакцинацию против коронавируса не менее 80% работников сферы услуг. Об этом сказано в Постановлении Главного санитарного врача Москвы от 19.10.2021 № 3. Срок — до конца 2021 года.

При вакцинации двукомпонентными вакцинами первую прививку нужно получить до 01.12.2021. Под вакцинацию попадают и работающие удаленно, и самозанятые, работающие по договорам ГПХ.

По аналогии с летней вакцинационной кампанией работодатели могут отстранять не привитых работников от работы без сохранения заработной платы. Об это мы рассказали здесь.

Отвечаем на основные вопросы

30% сотрудников, а также имеющих хронические болезни в анамнезе и тех, кому уже исполнилось 60 лет, за исключением тех, у кого есть QR-коды после вакцинации или перенесенной болезни.

Тех, чье отсутствие вызовет остановку производства или может привести к угрозе жизни и здоровья населения.

Указ мэра Москвы от 19.10.2021 № 61-УМ требует установить удаленный режим работы для части персонала на период с 25 октября 2021 года по 25 февраля 2022 года, то есть на 4 месяца.

Юридические аспекты перехода на удалённую работу

Возможность использования труда удалённых сотрудников появилась еще в 2013 году. Специальное нормативное регулирование такого формата трудовых отношений предусмотрено Главой 49.1 ТК РФ.

В чём специфика:

1. Дистанционная (удалённая) работа — это выполнение работником трудовых функций, предусмотренных трудовым договором, вне местонахождения работодателя, вне стационарного рабочего места или иных мест (объектов), которые прямо или косвенно контролируются работодателем.
2. Дистанционное взаимодействие «работник — работодатель» обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационных сетей. Как правило, речь идет о работе на дому через интернет.
3. При заключении трудового договора о дистанционной работе в его условиях можно предусмотреть обязанность использования работником предоставленных или рекомендованных работодателем программно-технических средств, оборудования, средств защиты информации и иных средств.
4. В трудовом договоре можно установить режим рабочего времени и периоды отдыха удалённого работника или предоставить работнику возможность самостоятельно решать эти вопросы.

Сейчас у работодателей есть возможность найма удалённых сотрудников. В этом случае необходимо заключить трудовой договор о дистанционной работе. Но кроме этого есть возможность перевода действующих сотрудников на удалённый режим работы.

В этом случае нет нужды заключать новый трудовой договор, но потребуется грамотно оформить изменения в правоотношениях.

Что нужно учесть:

1. Решение о переводе сотрудника на удалённую работу — взаимное решение двух сторон. Работник не может потребовать перевода, если работодатель против. Так же и работодатель обязан согласовать вопрос с конкретным сотрудником. Если он против, перевод невозможен.
2. Если все стороны согласны, достаточно внести изменения в действующий трудовой договор или подписать дополнительное соглашение к нему. В любом случае предварительно работодатель должен издать соответствующий приказ о переводе сотрудника на удалёнку.
3. Перевод на дистанционную работу может носить как временный, так и постоянный характер — это нужно отразить в приказе и изменённых условиях трудового договора.
4. При подготовке изменений в условия трудового договора или допсоглашения к нему рекомендуется придерживаться правил заключения трудового договора о дистанционной работе (ст. 312.2 ТК РФ).
5. Сведения об удалённом режиме работы ТК РФ разрешает не вносить в трудовую книжку, но только если это обоюдное решение сторон.
6. На удалённых сотрудников распространяются все права и гарантии их соблюдения, предусмотренные трудовым законодательством, поэтому какие-либо отхождения недопустимы.

Первые шаги по переводу сотрудников на удалёнку

Чтобы быстро решить все формальности и технические вопросы, важно сразу определиться:

1. Кто именно из сотрудников будет переведён на удаленную работу — отдельные работники, одно или несколько подразделений или весь офис.
2. По какому графику, в каком режиме будет осуществляться работа (рабочее время, часы отдыха, выходные дни).
3. Какие технические средства, оборудование и программное обеспечение будут использоваться удалёнными сотрудниками. Возможно ли использование личных устройств и программного обеспечения или нужно обеспечить работников необходимой программно-технической базой. Речь идет не только о функциональности и производительности, но и об информационной безопасности. Последнее особенно важно, когда требуется избежать утечек информации, предотвратить несанкционированный доступ к корпоративным информационным базам, сетям и системам.
4. Требуется ли оформление удалённым сотрудникам сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи и в каком порядке будет решена эта задача.
5. Кто конкретно будет отвечать за техническое обеспечение и обеспечение информационной безопасности, а также за юридическое оформление перевода на удалённый режим работы.

Основная нагрузка ляжет на IT-службу и кадровое подразделение. Поэтому их целесообразно сразу же привлечь для подготовки плана действий. Крайне нежелательно использовать личные технические ресурсы сотрудников — домашние компьютеры и установленные на них программы.

В идеале нужно продумать организацию виртуального рабочего офиса нужной функциональности и высокого уровня информационной безопасности.

Организационные и технические моменты дистанционной работы

С организационной и технической стороны, возможно построение разных моделей дистанционной работы.

• специфика деятельности компании;
• количество сотрудников на дистанционной работе, их функции;
• рабочие процессы, которые переводятся на удалёнку и которые остаются прежними;
• используемые информационные системы;
• организация документооборота, в том числе ЭДО;
• организация взаимодействия дистанционных и офисных сотрудников;
• необходимые средства и способы контроля сотрудников;
• необходимый уровень информационной безопасности;
• допустимые затраты на построение эффективной и безопасной работы;
• другие особенности.

Ошибочно отталкиваться только от возможных расходов на организацию удалённой работы. Такой подход, как правило, ведет к приобретению готовых продуктов и решений, которые преимущественно рассчитаны на быстрое и дешёвое внедрение при базовом (минимальном) наборе средств защиты. Ошибкой будет и использование личных ресурсов сотрудников: домашнего компьютера, смартфонов и планшетов, установленного на них стандартного программного обеспечения, в том числе антивирусного, а также личной электронной почты.

Такой домашний офис, как правило, очень слабо защищён от взлома, а порой и вовсе не защищён.

Что важно предусмотреть:

1. Основной защищённый канал связи, единый для всех сотрудников.
2. Запасной защищённый канал связи на экстренный случай.
3. Защищённый канал связи между сотрудниками (подразделениями) и контрагентами (заказчиками, покупателями и т.д.).
4. Оформление сертификата усиленной квалифицированной подписи для удалённых сотрудников, которые участвуют в юридически значимом электронном документообороте.
5. Систему электронного документооборота и оперативного обмена информацией.
6. Корпоративную (деловую) почту.
7. Техническую поддержку для всей системы удалённой работы.

У каждого дистанционного сотрудника должно быть удалённое рабочее место (удалённый рабочий компьютер) — функциональное и безопасное, при этом интегрированное в единую корпоративную систему.

Почему работать из дома нужно официально

Если у вас маленький стартап, в котором все доверяют друг другу, переход на удалёнку можно не оформлять. Никто не будет проверять, что написано в договорах у сотрудников. Просто работайте из дома, за это не накажут.

Проблемы у предпринимателя могут начаться, если сотрудник попадёт в беду. Например, получит травму в рабочее время. Это печальный сценарий, но такое случается.

Из-за быстрого перехода на удалёнку можно что-то упустить: документы, которые нужно передать, могут остаться в офисе, потому что непонятно, чья это ответственность. Чтобы себя обезопасить, регламентируйте удалённую работу сотрудников и оформляйте это официально.

Нельзя отправить сотрудников работать из дома, если они против. Для изменения условий работы в законе есть особая процедура, которая длится два месяца (ст. 74 ТК РФ)

В случае с коронавирусом переход на удалёнку происходит слишком быстро, поэтому важно подписать документы — так вы сможете подтвердить согласие работников.

Если сотрудники не хотят работать из дома, а офис закрывается, придётся платить за простой — ⅔ оклада или ставки (ст. 157 ТК РФ).

Какие документы нужны, чтобы перейти на удалёнку

По Трудовому кодексу все, кто работает не в офисе, называются либо надомниками, либо дистанционными работниками. Чётких отличий нет, но надомниками принято считать тех, кто что-то создаёт руками, например, собирает украшения из материалов, которые выдал работодатель. Если сотрудник работает через интернет — это дистанционный работник.

Когда решите официально перевести сотрудников на дистанционную работу, вам понадобится по два документа для каждого из них.

Приказ о переводе. В приказе напишите, что решили перейти на дистанционную работу, чтобы предотвратить распространение COVID-19 и обеспечить здоровье сотрудников.

Дополнительное соглашение к трудовому договору. С переходом на дистанционную работу изменится несколько важных моментов, и вам придётся заново выстраивать рабочие процессы. Чтобы обезопасить себя и объяснить новые правила сотрудникам, запишите всё в допсоглашении.

Что написать в допсоглашении

Возьмите трудовой договор, пройдитесь по пунктам и внесите в допсоглашение всё, что меняется при дистанционной работе. Если у вас разные договоры с разными сотрудниками, придётся сделать эту работу несколько раз. Вот пункты, которые точно должны быть в допсоглашении:

1. Адрес. Напишите, что работа производится дистанционно по месту проживания сотрудника. Если можете, указывайте конкретный адрес. Если адрес написать нельзя, напишите, что дистанционно и не на территории компании.

2. Режим работы. По Трудовому кодексу дистанционный работник сам решает, когда ему работать, а когда отдыхать. Если для вас важно сохранить рабочий график, напишите об этом.

3. Как будете взаимодействовать. С помощью каких средств, в какое время созваниваться, как решать вопросы и передавать документы.

4. Техника. Если сотрудник забирает с собой рабочий ноутбук, напишите об этом. Если он будет работать со своего компьютера, включите в соглашение выплату компенсации или оплату домашнего интернета.

5. Срок. Нельзя перевести сотрудника на удалённую работу бессрочно. Указывайте пока предполагаемый срок. Если карантин продлят, сможете продлить и договор.