Как заполнять кассовую книгу

Кассовая книга — это обязательный бухгалтерский документ о приходе и расходе денежных средств. Важно понимать, что речь идет о наличных деньгах. Кассовая книга обязана быть у каждой организации, которая использует в работе кассовый аппарат.

Порядок ведения операций с кассами в нашей стране был утвержден Советом директоров Центробанка России еще в 1993 году.

Говоря о том, что кассовая книга должна быть на всех предприятиях с кассами, имеются в виду действительно все компании. Даже ИП и другие лица, работающие по упрощенной системе налогового обложения, обязаны соблюдать правило и вести такой вид отчетности.

Кассовая книга должна быть у каждого подразделения, которое обладает своим балансом. Для предприятий малого бизнеса, как правило, хватает одного документа. А вот для крупных холдинговых организаций, разделенных на обособленные подразделения, подразумевается несколько единиц кассовой отчетности — по одной на каждое подразделение со своим личным балансом.

При этом оригиналы кассовой книги хранятся в самих подразделениях, а в главном архиве находятся лишь копии.

Как выглядит кассовая книга?

Кассовая книга выглядит как бумажный журнал. Она имеет вид установленного образца и ведется строго по нему. Важный момент — ее необходимо заполнять корректно, поскольку она регулярно проверяется различными инстанциями.

Журнал состоит из титульного листа и уже заранее расчерченной «‎внутренности»‎, то есть самих полей, которые будут заполняться кассиром. Поля эти также утверждены законом, поэтому выдумывать оформление считается недопустимым. Действительная кассовая книга должна быть, как и все документированные журналы государственного образца, пронумерована и прошнурована.

Она также должна быть закреплена печатью. Все записи необходимо заверять подписью главного бухгалтера предприятия.

Каждый год ведется новая кассовая книга. В январе заводится новый журнал, и отныне все записи ведутся там, даже если предыдущий не был до конца заполнен. При этом для организаций, в которых слишком много кассовых операций, одной книги в год может не хватить.

В таком случае заводится второй журнал, а на титульном листе указывается четкий период: день, месяц и год.

Как ведутся кассовые операции?

Каждый рабочий день, в процессе которого были выполнены операции по движению наличных денег, должен быть занесен в книгу на одной странице. Нужно отображать не только приход средств, но и расход.

Для кассы необходимо устанавливать лимит. Он обозначает максимальную сумму наличных денег, которая может остаться на конец рабочего дня в кассовом аппарате. Если же сумма получилась больше, ее надо сдать в банк.

Описанные выше обособленные подразделения также обязаны устанавливать свой лимит, а главное учреждение — свой, с учетом лимитов подразделений.

Такая процедура относится ко всем предприятиям, кроме ИП (индивидуальных предпринимателей) и СМП (субъектов малого предпринимательства). Они сами решают, устанавливать лимит или нет.

Лимит действует еще и на операции между организациями. Здесь существует уже конкретная установленная сумма — сто тысяч рублей на один договор. То есть, даже если вы будете осуществлять перенос наличных денег в разные дни и по частям, сумма не должна превышать указанные сто тысяч.

В случае превышения остальную часть (после ста тысяч рублей) нужно переводить безналичным способом.

Ведение бумажной кассовой книги

Кассовую книгу можно вести от руки, если вам так удобнее. Она ведется работником и, как было указано выше, должна быть прошнурована и пронумерована. В конце следует указать количество страниц в журнале.

В процессе заполнения вручную используют копировальную бумагу, поскольку это значительно сокращает время работы. Почему? Потому что страница состоит из двух частей: отрывной и той, что остается в книге. Поэтому в начале смены кассир подгибает отрывную часть и подкладывает копировальную бумагу.

Следом работник пишет сумму, которая осталась в кассе на начало рабочего дня (сумма должна быть равной той, что осталась на конец предыдущего дня).

В течение дня записи ведутся в соответствии с оформлением. Если вдруг одной страницы не хватило для внесения всей информации, заполняется поле «‎Перенос»‎. В конце смены считается оставшаяся в кассовом аппарате сумма и ставится дата с подписью и инициалами сотрудника. После кассовая книга сдается в бухгалтерию.

Бухгалтерский учет для УСН

Комплексный бухгалтерский учет для УСН Доходы под ключ для малого и среднего бизнеса по выгодным тарифам.

Кассовая книга: что она собой представляет

Кассовая книга ― учетный регистр, где отражаются данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности, согласно сведениям, представленным в первичных документах. Информация о проведенных операциях регистрируется сразу после их совершения. Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, на которых возложена обязанность по заполнению кассовой книги.

Приходный и расходный кассовый ордера могут создаваться на основе разных оправдательных документов. К примеру, фискальных, формируемых с помощью онлайн-кассы. Если предприниматель по закону освобожден от расчетов на ККТ, вместо фискальных документов, применяются товарные чеки, БСО.

Кассовая книга используется при совершении любых кассовых операций, как задокументированных, так и не прошедших фискализацию. Примером последней является выдача денег сотруднику под отчет.

Обратите внимание!

Кассовая книга не предназначена для документирования денежных операций, осуществляемых в рамках эквайринга (безналичные платежи). Однако через онлайн-кассу они проводятся в обязательном порядке. Выручка с эквайринга поступает на расчетный счет, закрепленный за предприятием.

А в книге учета регистрируется только наличность, и лишь она влияет на лимит.

Правила ведения кассовой книги в 2021 году

Заполнение электронного документа требует использования цифровой подписи, предназначенной для его заверки. Она выдается аккредитованным Удостоверяющим центром лично руководителю предприятия или его доверенному лицу. Бумажный бланк подписывается вручную.

Если обязанность по ведению кассовой книги в 2021 году возложена на самого руководителя, образцы подписей не требуются.

Основные правила работы с кассовой книгой:

• 1. Кассовая книга начинается в начале года и завершается в конце. Исключения предусмотрены для новых предприятий, образованных в середине года. Тогда дата начала ведения книги совпадает с днем проведения первой операции. В случае приостановки деятельности в середине года, завершается и кассовая книга.
• 2. Документ оформляется на компьютере или вручную. При заполнении вручную нужно использовать шариковую ручку, но ни в коем случае не карандаш.
• 3. Данные вносятся в каждую строку, без пропусков.
• 4. Каждый лист составлен в двух экземплярах: один остается в самой книге, а второй отрезается и передается в бухгалтерию или руководителю предприятия.
• 5. Каждый лист пронумерован в хронологической последовательности и сшит с другими.
• 6. Ошибки и неточности недопустимы. При совершении помарки необходимо зачеркнуть данные, а рядом аккуратно написать правильное значение.
• 7. Книга заполняется каждый день. Новый день ― новый лист. Но в случае отсутствия операций с наличностью в течение смены заполнять ее не требуется.
• 8. Каждый день в конце смены кассовая книга сдается на проверку в бухгалтерию. Туда же передаются первичные документы, ставшие основанием для заполнения учетного документа. После сверки информации бухгалтер подписывает и возвращает кассовую книгу кассиру.
• 9. В пределах одного предприятия ведется одна кассовая книга. Использование двух и более документов не допустимо. Исключение ― наличие филиалов. Тогда в каждом свой документ, который впоследствии передается в головной офис.

Существует возможность составить несколько типов ордеров, что не зависит от вида конкретной операции. К примеру, приходные операции бывают следующих разновидностей:

• полный расчет за товар;
• частичная оплата за продукцию (оставшаяся часть суммы оформляется в виде кредита);
• предоплата (например, покупка подарочной карты).

Тем не менее, все операции являются приходом. По каждой группе оформляется отдельный ордер.

Как правильно заполнять кассовую книгу: инструкция

Заполнять поля кассовой книги просто. Основные действия ― внесение прибывшей и убывшей наличности, а также подведение итогов в конце смены. Кассовая книга в 2021 году оформляется по форме КО-4.

Законодательство позволяет не руководствоваться именно этим бланком. Можно использовать любую другую форму документа, разработанную индивидуально в рамках устава организации. Но большинство бизнесменов довольствуется КО-4, потому что она удобная и понятная.

Рассмотрим основные нюансы при заполнении кассовой книги:

• 1. Титульный лист ― «лицо» документа. Он содержит основные данные, такие как наименование организации, коды ОКПО, ОКУД, период, за который заполняется книга (как правило, календарный год).
• 2. Основа кассовой книги ― кассовые листы. Они содержат основную информацию, ради которых, собственно, и ведется книга. Сначала переносится остаток, полученный в конце предыдущей смены. Он и открывает день. Регистрируются приход и расход в течение смены, проведенные в виде наличности. Для каждого типа операции предусмотрен свой столбец. Также указывается, от кого получено либо кому выданы деньги (фамилии ИП либо наименование организаций). По завершении смены подводятся итоги. Полученный остаток переносится на начало следующего дня. На листах стоят подписи кассира, бухгалтера, которые подтверждают соответствие указанных данных фактическим сведениям.
• 3. Последняя страница заполняется тогда, когда книга за указанный период будет завершена. Обязательно указывается количество прошитых и пронумерованных листов. Бухгалтер и руководитель компании ставят подписи, при наличии печати используют и ее.

Способы заполнения кассовой книги

Как уже говорилось выше, кассовая книга в 2021 году заполняется ручкой или в электронном виде. Особенность ручного заполнения заключается в делении книги на две части. Одна ― основная, вторая ― отрывная.

При заполнении документа основная часть накладывается на отрывную, а между ними размещают лист копировальной бумаги. В результате все записи, внесенные на верхнем листе, отражаются на нижнем. Основная часть кассовой книги сшивается, а та, на которой информация скопирована, передается в бухгалтерию.

Заполнение кассовой книги на компьютере предполагает использование бухгалтерской программы либо таблицы Excel. Заполнение документа осуществляется по установленным правилам. Далее листы распечатываются, заверяются подписями и сшиваются.

Доступен еще один вариант заполнения ― в электронном виде без распечатки. Для его заверки потребуется электронная подпись, которая гарантирует целостность и защиту от доступа третьих лиц.

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования

Кто должен ее вести и зачем?

Ведение кассовой книги — обязанность всех юридических лиц.

Индивидуальные предприниматели от этого освобождены, но им необходимо вести сводные документы, в которых отражено движение денежных средств, что является альтернативой кассовой книги.

О лимитах

Одна из основных целей использования кассовой книги — контроль над лимитом предприятия. При этом важно выполнять условие: денежный остаток не должен превышать величины лимита, установленного законом или внутренними документами компании. В случае появления излишка средства перечисляются на банковский счет.

Денежные операции в рамках эквайринга не отражаются в кассовой книге, но обязательно проводятся по онлайн-кассе.

Для ИП лимиты на законодательном уровне не установлены. Если необходимо, создается норматив, который регулирует оборот наличности внутри предприятия.

Нужно ли вести кассовую книгу, если используется онлайн-касса?

В общих чертах большинство компаний ведут кассовую книгу, это важный инструмент бухгалтерского учёта и финансового контроля. Не важно, использует при этом предприятие онлайн-кассу или нет. А применение ККТ выступает как частный случай в подобных хозяйственных отношениях.

Законом ФЗ-54 не определена норма, указывающая на то, что предприятие может не использовать КК, поэтому нет никаких законных оснований для отказа от ее ведения.

В итоге, ведение кассовой книги при использовании онлайн-кассы необходимо по сути в двух случаях:

1. Открыто юридическое лицо, в том числе малое предприятие.
2. ИП сам принял решение о необходимости КК.

Правила ведения кассовой книги в 2021 году

Заполнение электронного документа требует использования цифровой подписи, предназначенной для его заверки. Она выдается аккредитованным Удостоверяющим центром лично руководителю предприятия или его доверенному лицу. Бумажный бланк подписывается вручную.

Если обязанность по ведению кассовой книги в 2021 году возложена на самого руководителя, образцы подписей не требуются.

Основные правила работы с кассовой книгой:

• 1. Кассовая книга начинается в начале года и завершается в конце. Исключения предусмотрены для новых предприятий, образованных в середине года. Тогда дата начала ведения книги совпадает с днем проведения первой операции. В случае приостановки деятельности в середине года, завершается и кассовая книга.
• 2. Документ оформляется на компьютере или вручную. При заполнении вручную нужно использовать шариковую ручку, но ни в коем случае не карандаш.
• 3. Данные вносятся в каждую строку, без пропусков.
• 4. Каждый лист составлен в двух экземплярах: один остается в самой книге, а второй отрезается и передается в бухгалтерию или руководителю предприятия.
• 5. Каждый лист пронумерован в хронологической последовательности и сшит с другими.
• 6. Ошибки и неточности недопустимы. При совершении помарки необходимо зачеркнуть данные, а рядом аккуратно написать правильное значение.
• 7. Книга заполняется каждый день. Новый день ― новый лист. Но в случае отсутствия операций с наличностью в течение смены заполнять ее не требуется.
• 8. Каждый день в конце смены кассовая книга сдается на проверку в бухгалтерию. Туда же передаются первичные документы, ставшие основанием для заполнения учетного документа. После сверки информации бухгалтер подписывает и возвращает кассовую книгу кассиру.
• 9. В пределах одного предприятия ведется одна кассовая книга. Использование двух и более документов не допустимо. Исключение ― наличие филиалов. Тогда в каждом свой документ, который впоследствии передается в головной офис.

Существует возможность составить несколько типов ордеров, что не зависит от вида конкретной операции. К примеру, приходные операции бывают следующих разновидностей:

• полный расчет за товар;
• частичная оплата за продукцию (оставшаяся часть суммы оформляется в виде кредита);
• предоплата (например, покупка подарочной карты).

Тем не менее, все операции являются приходом. По каждой группе оформляется отдельный ордер.

Как следует заполнять кассовую книгу?

Заполнение полей кассовой книги предусматривает две основные операции: внесение прихода и расхода наличности. В завершении смены подводится итог.

Законодательством определена форма КО-4, по которой оформляется кассовая книга. Если уставом предприятия предусмотрена иная форма КК, то используют таковую.

Однако для большинства предпринимателей установленная законом форма удобна и понятна, поэтому они придерживаются ее.

Основные элементы оформления

На них отражается основная информация: остаток на конец предыдущей смены, приход и расход текущей смены. Каждая из операций заносится в определенный столбец с указанием, от кого получены и кому выданы денежные средства. Для подтверждения содержания на листах стоят подписи кассира и бухгалтера.

Ее заполняют по окончании периода. На ней указывают число листов, которые нумеруются и прошиваются, а также ставят подписи руководитель и бухгалтер предприятия.

Два способа заполнения

Как сказано выше, внесение информации в КК допускается шариковой ручкой или на компьютере.

Вручную

Если используется рукописный способ, то книга делится на основную и отрывную часть. Копирование содержимого первой части на вторую осуществляется с помощью копировальной бумаги, которая прокладывается между ними. Основная часть сшивается, а копия направляется в бухгалтерию.

В электронном виде

Для заполнения КК на компьютере выбирают специальное ПО или используют таблицы Excel в соответствии с установленными правилами. Затем распечатанные листы подписываются и сшиваются.

Электронное заполнение КК не предусматривает использования бумажных носителей. Документы заверяются электронной подписью.

Требования к хранению КК

Ответственность за это возложена на руководителя предприятия.

Ст. 29 Закона ФЗ-402 от 06.12.2011 определяет срок хранения КК от 5 лет с момента окончания отчетного года. По истечении указанного срока документы подлежат уничтожению, если более длительный срок хранения не предусмотрен внутренними документами компании.

Место хранения кассовой книги — архив предприятия. Она также может быть отдана на хранение специализированной фирме. В этом случае составляют договор между сторонами и указывают условия гарантии сохранности.

Кто и как контролирует ведение кассовой книги?

Проверкой кассовой дисциплины предприятий занимается Налоговая служба, которая при нарушениях закона может наложить штраф.

Задача проверки не только определить правильность ведения КК, но и выявить иные правонарушения, находящиеся в компетенции ФНС.

документы, которые связаны с регистрацией операций с кассой, в том числе кассовая книга;

отчетность, содержащаяся в фискальной памяти;

приказ, устанавливающий лимит по остатку кассы;

авансовые отчеты и другие бухгалтерские документы.

Кассовая книга находится под пристальным вниманием у налогового органа, так как она позволяет определить, насколько полно и своевременно оприходована выручка.

Какие санкции грозят, если обнаружатся ошибки в ведении КК?

В обязанности субъектов хозяйственной деятельности входит своевременная уплата налогов, по тарифам в соответствии с выбранной системой налогообложения. За сокрытие документов, которые подтверждают доход, грозит штраф.

В частности, неведение кассовой книги считается серьезным нарушением, за которое может быть наложен штраф согласно ст. 120 НК РФ в размере от 10000 рублей.

Если вы ИП: можно без кассовой книги

По закону индивидуальные предприниматели не обязаны фиксировать кассовые операции в книге. При этом неважно, на каком налоговом режиме вы работаете: ОСНО, УСН, ЕНВД или патенте ( п.4.6 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014 ).

Если вы хотите контролировать наличку, можете вести кассовую книгу для себя. Например, вы работаете не в одиночку, а с наёмными сотрудниками, и принимаете от них или выдаёте им наличные. Кассовая книга поможет ничего не упустить, не запутаться с документами и держать под контролем остаток в кассе.

Если вы начали вести кассовую книгу, но передумали, можно отказаться в любой момент. Для этого достаточно выпустить соответствующий приказ.

Если у вас ООО: кассовая книга нужна

Организации должны ежедневно вести учёт кассовых операций в кассовой книге ( п.4.6 указания Банка России №3210-У ).

За отсутствие кассовой книги грозит штраф ( ст. 15.1 КоАП РФ ):

• должностному лицу и ИП — 4000 ₽ до 5000 ₽,
• компании — 40 000 ₽ до 50 000 ₽ .

Кассовая книга нужна, даже если у вас онлайн-касса

Часто у предпринимателей возникает вопрос, нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы. От ряда первичных бухгалтерских документов действительно можно отказаться, но кассовая книга в их число не входит.