Как писать объяснительную

Объяснительная записка является документом, составленном в письменной форме, автор которой дает пояснения по поводу события либо факта, произошедшего с ним, либо с теми, за кого он несет ответственность.

Бумага оформляется в рукописном, либо в печатном виде, подается добровольно или по запросу. Пишут на чистом листе формата А4.

Шаблон объяснительной используется для того, чтобы составить ее как положено. Например, стоит посмотреть образец объяснительной записки об ошибке в работе. К структуре подобных свидетельств предъявляются требования, принятые в делопроизводстве.

Шаг 1

Оформление объяснительной начинается с составления «шапки» документа, размещаемой сверху справа.

1. Вначале приводят данные лица-получателя. Подробно расписываются должность, фамилия, инициалы. Используется дательный падеж.

Пример первой части шапки объяснительной директору: (кому?).

2. Указывают данные составителя, включая должность (социальный статус). ФИО расписываются полностью, ставятся в родительном падеже:

(от кого?) От слесаря 4 разряда строительного участка Петрова Ивана Денисовича;

(от кого?) Петровой Марины Георгиевны, матери Петрова Сергея Ивановича.

Для чего нужна объяснительная записка

Поводом для истребования объяснительной записки является определенное событие, нарушающее установленные правила. Составитель объясняет причины, что привели к нарушению, фиксируя их на бумаге.

От того, как написана объяснительная, зависит решение вышестоящего руководства о необходимости применения к провинившемуся мер дисциплинарной или материальной ответственности.

Также документ может использоваться в суде в качестве доказательства виновности написавшего, поэтому желательно набрать текст на компьютере. В электронном виде его удобнее отправить специалисту, разбирающемуся в правовых вопросах, для проверки содержания.

Кому должна быть адресована объяснительная

В небольших организациях адресатом выступает руководитель, на крупных предприятиях — прямой начальник.

Объяснительная по травме, полученной ребенком (школьником, воспитанником детского сада), пишется на имя директора или заведующего учреждений. Если пострадал студент, адресатом указывают главу суза или вуза. Во всех этих случаях подходит типовая объяснительная заведующей детского сада от воспитателя, образец которой стоит использовать.

В каких случаях писать объяснительную

Разобраться, как написать объяснительную по шаблону, легко. В повседневной жизни добропорядочному человеку не часто приходится письменно давать объяснения своих действий и поступков.

Объяснительная директору от работника нужна, если последний:

• недобросовестно исполнял обязанности (пропустил сроки сдачи отчетности, выполнения работ, допустил нарушение, что привело к негативным последствиям);
• ошибся без злого умысла (перепутал заказы, получателей);
• нарушил трудовую дисциплину – отсутствовал в рабочее время (прогулял, опоздал), пренебрег внутренними инструкциями, предписаниями.

О любом подобном проступке пишите деликатно. Грамотная бумага содержит веские причины для оправдания, снижения наказания. Нередко медики отчитываются главному врачу по жалобам, поступившим от пациентов.

В аналогичные ситуации попадают учителя, муниципальные служащие, работники торговли и сферы услуг.

Пишите корректно, по существу, не затрагивая личность жалобщика, ссылаясь на законы и нормативно-правовые акты.

Объяснительная по травме пишется педагогами, начальниками. Показания требуют, даже если все произошло во внеучебное (внерабочее) время. Свое слово о травме в течение рабочего дня должен сказать и травмированный работник, поскольку это поможет сделать вывод о соблюдении или нарушении им техники безопасности.

К бумаге обязательно прикладываются копии страниц журнала с записями о прохождении пострадавшим необходимых инструктажей, подкрепленные его личной подписью.

Как пишется объяснительная по травме в школе: обязательно упомяните, что сделали все возможное. А именно:

1. уведомили медика, прикрепленного к учреждению, или, при необходимости, вызвали скорую помощь;
2. оказали пострадавшему первую доврачебную помощь;
3. сообщили родителям;
4. уточнили у них порядок дальнейших действий;
5. поставили в известность администрацию.

Объяснительная в учебное заведение составляется законными представителями несовершеннолетнего (матерью, отцом, опекуном), либо самим обучающимся, если он достиг возраста 18 лет. Обычно разъяснения дают при регулярном отсутствии ребёнка на плановых уроках, нарушения им общепринятых норм поведения или Устава организации.

Объяснительная директору может быть использована против автора.

Поэтому необходимо тщательно подбирать аргументацию и подкреплять написанное оправдательными документами (медицинскими справками, уведомлениями из спортивной или музыкальной школ).

Если бумагу необходимо составить в университет или суз, учтите, что указанные сведения будут проверять. Об отсутствии по уважительным причинам лучше уведомлять руководство заранее, болезненное состояние подтверждайте медицинскими справками. Максимально возможное наказание для студента — отчисление.

Виды объяснительных записок

1. какое-либо происшествие (событие, факт);
2. получение сведений (касается выводов, расчетов, отчетности).

Сроки написания

В Трудовом кодексе РФ оговаривается точный срок составления и подачи письменных разъяснений.

В ст. 193 написано, что наниматель не уполномочен назначать дисциплинарное взыскание при условии, что не прошло двух рабочих дней с запроса у подчиненного указанного документа.

Если бумага не написана, руководство все равно вправе назначать такие наказания, как замечание, выговор, увольнение.

Когда требования поступают от руководства детсадов, школ, нормы ТК РФ не действуют. Как написать объяснительную, когда предоставить – решает администрация учебного заведения. Ее запросы должны быть разумными.

Санкции за нарушение подобных требований законодательством не установлены. Руководство вправе принять собственное решение, как поступить с провинившимся.

Правила написания объяснительной записки

Основные рекомендации, как правильно написать объяснительную:

1. используйте деловой стиль изложения;
2. исключите эмоциональные высказывания;
3. ведите повествование от собственного имени;
4. пишите минимум;
5. упоминайте правдивые факты;
6. недопустима оценка чьих-либо действий, выводы;
7. если происшествие стало следствием выполнения указаний вышестоящих лиц, нормативных актов, зафиксируйте это.

Какое юридическое значение у объяснительных

Подобные свидетельства являются обязательной частью привлечения персонала к дисциплинарной ответственности. Нельзя наказать виновного, пока еще не истек законодательно установленный период подачи разъяснений.

Бумаги используются как доказательства при судебных разбирательствах. Поэтому не завершайте их признаниями, обещаниями исправиться. Записи могут использовать против вас, как явное доказательство вины.

Часто задаваемые вопросы

1. Как писать объяснительную? Каковы сроки написания? Каков срок хранения документов?

Эти вопросы мы подробно разобрали в статье. Вам также помогут представленные выше шаблоны. Срок хранения подобной документации 75 лет.

2. Можно ли не писать объяснительную?

Так как писать объяснительную не является прямой обязанностью персонала, люди вправе воздержаться от ее предоставления. В таком случае, наниматель составляет акт об отказе от сотрудничества и примет решение на основе собственных суждений или показаний третьих лиц.

3. Если работодатель уклоняется от приема заявлений, нужно:

• сообщить о конфликте в трудовую инспекцию;
• уведомить профсоюз;
• послать документ почтовым отправлением.

Составьте его в 2 экземплярах. Сделайте опись вложения, оформите заказным письмом. Документ подтвердит дату отправки, содержимое текста, факт получения адресатом.

4. Как быть, если учебное заведение требует от родителей обучаемого письменно объяснить, почему они не посетили родительское собрание?

Стоит в устной форме напомнить администрации, что присутствие на данных мероприятиях родителей учеников не обязательно. Если конфликт погасить не удалось, обратитесь за помощью к местному департаменту образования.