Выражение “довожу до вашего сведения” характерно для официально-делового стиля. Оно чаще всего используется в следующих жанрах:
- докладная записка;
- служебная записка;
- объяснительная;
- деловое письмо;
- распоряжение.
Отличие первых трех заключается в адресате. В случае докладной записки возможно взаимодействие со сторонними организациями. Служебная и объяснительная предназначены для сотрудников внутри одной компании.
Документы информируют, уведомляют о каком-либо происшествии, событии. Также могут пояснять действия, которые необходимы для выполнения задачи. В некоторых случаях прилагаются к основным материалам в качестве сопроводительной записки.
В организациях для всех подобных документов часто используется только словосочетание “служебная записка”. Основной текст вводится оборотами делового стиля “довожу до вашего сведения”, “информирую”, “сообщаю” и другими.
Этим выражениям предшествует информация о:
- адресанте;
- адресате;
- структурном подразделении;
- названии документа.
Необходимо дополнительно проставить внутренний регистрационный номер, дату. При желании допускается обозначить тему записки. На документе должна присутствовать виза, подпись адресанта с расшифровкой.
Примеры оформления служебных записок
В служебных записках информация вводится характерными маркерами, речемами официально-делового стиля. Одним из наиболее распространенных является выражение “довожу до вашего сведения”.
“Довожу до вашего сведения, что 19.09.2022 слесарь цеха №3 Самсонов Андрей Александрович употреблял спиртные напитки в бытовке.
На информацию о недопустимости таких действий ответил нецензурно. Согласно уставу организации недопустимо распитие алкогольных напитков на рабочем месте.
Также это является нарушение правил безопасности. Также информирую, что аналогичная ситуация имела место 08.08.2022, о чем было сообщено в служебной записки №36 от 09.08.2022. Прошу привлечь Самсонова А. А. к ответственности.”
Основная цель служебной записки лаконично донести некие сведения. Не стоит употреблять витиеватые конструкцию. Нехарактерно начинать документ со слов “знаю”, “сигнализирую”, “знакомлю” и подобными. Уместно написать “довожу до вашего сведения следующую информацию”:
“Довожу до вашего сведения следующую информацию: в отделе по работе с клиентами вышел из строя компьютер ИНВ №0978973 балансовой стоимостью 115 000 (сто пятнадцать тысяч) российских рублей. Прошу разрешить списание.”
Служебные записки также могут выражать просьбу и быть одним из основания для распоряжения:
“Довожу до вашего сведения, что необходимо отозвать работника Скворцова Олега Михайловича из ежегодного оплачиваемого отпуска, так как возникла потребность выполнить работы по установке холодильного оборудования в срок до 09.09.2022.”
Знаки препинания в выражении
Конструкция “довожу до вашего сведения” с точки зрения синтаксиса является односоставным определенно-личным предложением.
В определенных ситуациях оно может употребляться в качестве самостоятельной единицы, например:
— Вы мне угрожаете?
— Довожу до вашего сведения.
В официально-деловом стиле используется в составе сложноподчиненных или бессоюзных предложений. Знаки препинания регулируются пунктуационными нормами.
В сложноподчиненных предложениях перед союзом или союзным словом ставится запятая:
“Довожу до вашего сведения, что необходимо выполнить замену оборудования”.
При этом первая часть может быть главной более чем для одной придаточной:
“Довожу до вашего сведения, что компьютер сломался и что поставка принтеров задерживается.”
Придаточные части являются однородными. Так как они связаны союзом “и”, запятая не требуется.
В бессоюзных предложениях необходимо двоеточие:
“Довожу до вашего сведения следующую информацию: работник отказался выполнять поставленную задачу”.
Этот знак препинания ставится, так как вторая часть поясняет и дополняет содержание первой.
Языковые и контекстуальные синонимы для “довожу до вашего сведения”
Существует более десятка синонимов к “довожу до вашего сведения”. Языковые иногда не подходят для использования в официально-деловом стиле.
Например, в предложении “Довожу до вашего сведения, что работник должен быть отозван из отпуска” нельзя заменить первую часть на “объявляю”, “знакомлю”, “рассказываю”, “ввожу в курс дела”. Эти слова подходят для устной формы общения, однако недопустимы в официальных документах.
Некорректно употреблять синоним “докладываю”. Он сохраняет лексическое значение, однако не соответствует нормам официально-делового стиля. Использование этого слова допустимо в военной сфере.
Универсальными синонимами к фразе “довожу до вашего сведения” являются следующие выражения:
– информирую вас;
– ставлю вас в известность;
– сообщаю вам;
– уведомляю вас;
– извещаю вас;
– оповещаю вас.
Структура электронного письма
Разберем ,важные части структуры письма.
Тема письма
Цель темы – рассказать, о чем вкратце письмо, а также упростить поиск письма в будущем. Это значит, что когда переписка с сотрудником длится долго, то тему письма необходимо менять, если предмет обсуждения изменился. В противном случае у нас будет оставаться тема «Re: Fwd: Re[12]: FW: Re[8]: FW: Заключение договора на оказание платных образовательных услуг».
А это абсолютно никак не подскажет нам, о чем может быть письмо, и не упростит поиск письма.
Исключение составляют темы письма, которые нельзя менять изначально (в них есть идентификационный номер заявки/контракта/сотрудника и тд.) В таком случае в конце письма делается соответствующая приписка.
Вводная часть, приветствие
Приветствие – это дань уважения к адресату. Обязательно должно содержать в себе имя адресата.
— Добрый день, Мария!
Если мы не уверены, можно ли к адресату обратиться только по имени, то возможны следующие варианты:
-Уважаемый господин Гришин! – когда неизвестно имя.
-Уважаемая Елена Викторовна! – когда неизвестен возраст/есть субординация
«Доброе утро» или «Добрый вечер» — не рекомендуемые формы приветствия. Мы не можем быть уверены, что адресат прочтет наше письмо именно в указанное время суток.
«Доброго времени суток» — устаревшая форма приветствия.
Основная часть письма
В основной части письма описывается причина написания письма, просьба, предложение к адресату.
В деловой переписке используются языковые формулы. Знание таких устойчивых фраз позволяет сократить время на составление текста и продемонстрировать владение деловым этикетом.
Речевые клише используются в каждом конкретном виде письма. Виды писем рассмотрим чуть позже.
Заключительная часть/ формула вежливости
Самые распространенные формулы вежливости – “с уважением”, “всего наилучшего”.
Хорошим тоном также является пожелание продуктивного рабочего дня или хорошей рабочей недели – по понедельникам.
Уместны также фразы:
- «Хорошего дня»
- «Благодарю Вас»
- «Рада была пообщаться сегодня»
- «Спасибо, что уделили время для решения вопроса».
- «С наилучшими пожеланиями»,