Документ о смене фамилии

Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.

В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.

Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!

Вот примерный образец такого заявления:

Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И

от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:

• копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
• копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ

СНИЛС

Также при смене фамилии придется поменять страховое пенсионное свидетельство, то есть СНИЛС. На нем указаны персональные данные гражданина, поэтому документ нужно обновить. Речь идет о самой карточке — номер лицевого счета останется прежним.

Получить новый СНИЛС сотрудница может, самостоятельно обратившись в отделение ПФР, либо через работодателя. При обращении в орган ПФР старое свидетельство изымут, а взамен выдадут новое.

Издание приказа

Теперь пришла пора издать приказ о смене фамилии сотрудницы. Опять же, закон не устанавливает для этого приказа какой-то определенный формы, поэтому его можно составить на собственное усмотрение. Вместе с тем в статье 9 закона 402-ФЗ приведены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в приказе.

Не углубляясь в детали, предлагаем примерную форму такого документа:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Ромашка»

Контур.Фокус — быстрая проверка контрагента!

о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

г. Москва 12.02.2018

На основании свидетельства о браке Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника

изменить в учетных документах фамилию менеджера Сидоровой Марии Ивановны на фамилию Петрова.

Генеральный директор /И.И. Иванов/

В приказе можно дополнительно указать, кому из сотрудников кадровой службы поручается его исполнение, и кто должен за этим проследить. Сотрудницу следует ознакомить с документом под подпись.

Исправление фамилии в трудовой книжке

В трудовую книжку сотруднице также следует внести изменение. Порядок таков:

• старая фамилия перечеркивается одной чертой;
• рядом вносится новая;
• на форзаце поясняется причина исправления со ссылкой на документ-основание.

Такой порядок установлен пунктом 2.3 Инструкции из постановления Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 и пунктом 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года.

Страничка с измененными данными сотрудницы будет выглядеть так:

Запись о смене фамилии на внутренней стороне обложки следует удостоверить подписью специалиста, который внес изменения, и печатью (при наличии).

Немного об ответственности

Контур.Норматив — справочно-правовая система!

С одной стороны, страхователи обязаны представлять достоверные сведения о своих работниках. С другой стороны, самих работников закон прямо не обязывает сообщать работодателю об изменении персональных данных. Чтобы не попадать в неприятности, связанные с этим казусом, рекомендуется заранее предпринять определенные действия:

1. Закрепить в должностных инструкциях, трудовом договоре или локальном акте обязанность работников сообщать о смене фамилии и других персональных данных. Например, можно издать Положение о работе с персональными данными.
2. В документах из пункта 1 указать конкретный срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных.
3. Ознакомить работника с этими документами под подпись.

Если соблюсти эти три условия, то работника можно будет привлечь к ответственности за неисполнение обязанности информировать работодателя об изменении персональных данных.

Когда в организацию приходит новый сотрудник, нужно получить с него достоверную информацию об имени, адресе, паспортных данных и образовании. Также желательно обязать его сообщать работодателю об изменении этих данных, например, в пятидневный срок.

Как выглядит свидетельство о смене фамилии

Документ оформляется регистрирующим органом при местной администрации, где выдают свидетельства о браке, его прекращении, рождении детей, смерти. Свидетельство – первый документ на пути полного обновления личной документации, однако некоторые справки менять нет необходимости.

Например, чтобы подтвердить диплом, полученный девушкой до брака, достаточно явиться в ЗАГС и попросить выдать справку о регистрации брака со сменой фамилии. В иных случаях должностным лицам будет достаточно предъявить свидетельство о браке, где указано, что гражданка имела другую фамилию в девичестве.

Документ изготавливается на специальном бланке и исключительно регистрирующими органами, ведущими учет актов гражданского состояния вверенного района/населенного пункта.

Право называться другим именем и фамилией установлено ст.58 закона №143-ФЗ, регулирующим порядок регистрации гражданского состояния, а также ст.32 СК и ст.19 ГК РФ.

При каких обстоятельствах изменяется фамилия

Регистратор с сомнением относится к внезапным и необоснованным обращениям за сменой личных данных. В некоторых случаях, не найдя доводы обратившегося достаточно вескими, ЗАГСы отказывают в переоформлении.

С высокой вероятностью можно предположить одобрение заявки граждан, если человек захочет:

• иметь одинаковую фамилию с супругом;
• отменить изменения, сделанные при регистрации брака;
• получить фамилию супруга родного родителя, если нельзя оформить усыновление;
• изменить данные о ребенке, исключая малейшей связи со вторым родителей, самоустранившимся от заботы и обязательств перед несовершеннолетним ребенком;
• иметь общую с другими членами семьи фамилию;
• приблизить данные о себе к определенной национальности;
• избавиться от труднопроизносимых сочетаний и неблагозвучных комбинаций ФИО;
• соответствовать вероисповеданию.

1. Регистрация брака. Актуально для девушек и молодых людей. Вопрос о смене ФИО решается еще в момент подачи совместного заявления, что по сути означает предварительное согласование с будущим супругом. Если решение было принято позже, в ЗАГС предъявляют брачное свидетельство и паспорт, на основании которых регистратор на платной основе выполнит регистрирующие действия.
2. Развод. Аналогично обстоит вопрос со сменой фамилии при прекращении семейной жизни. Решение о сохранении или возврате девичьей фамилии принимают при оформлении свидетельства о разводе, либо позже, на основании подтверждающего документа.
3. Несовершеннолетнему ребенку. Процедура востребована при усыновлении или нежелании иметь со вторым родителем общей связи, если он не принимает участия в жизни несовершеннолетнего. После 10 лет ребенок должен сообщить свое решение об изменении лично. Свидетельство о смене фамилии ребенка до 10-летнего возраста выдают, если органы опеки его предварительно согласовали. Из документов потребуют паспорт, свидетельство о брачном статусе и рождении малыша, заключение от опеки.
4. По личной инициативе. Обстоятельства могут быть разные – от конфликтных семейных ситуаций до неблагозвучности слова или иностранного происхождения.

Справка о смене фамилии: где получить

Если причина для внесения существенных изменений в данные гражданина найдена веской, предстоит обратиться в отдел регистрации актов гражданского состояния с пакетом документации.

Помимо подтверждающих бумаг и удостоверяющих личных документов подают заполненное заявление и платежный документ о внесении госпошлины. Согласно п.4 ст. 333.26 НК РФ, расходы на изготовление нового документа составляют 1,6 тысяч рублей.

Если документы представлены в полном перечне и основания признаны вескими, у регистратора нет повода для отклонения просьбы. Если заявитель сообщает иную причину, решение об обоснованности изменений принимают при индивидуальном рассмотрении ситуации.

Электронное обращение

Не только в ЗАГСе можно оформить обращение граждан. Альтернативным способом, где взять справку о смене фамилии, станет электронная подача заявки.

Если у гражданина есть учетная запись на портале Госуслуг, обращаться можно дистанционным способом:

1. После авторизации в системе, переходят в раздел оформления документации.
2. Открывшийся онлайн-бланк заполняют и проверяют корректность внесенных сведений.
3. При необходимости прилагают подтверждающие скан копии документов.

После рассмотрения заявления человеку сообщают о принятом решении и приглашают для получения свидетельства. Однако на этом процесс документальных изменений не заканчивается. Если свидетельство об изменении фамилии готовится в ЗАГСе, то, где поменять остальные документы, и потребуется ли переоформление, решают в зависимости от вида документов.