Акт возврата помещения

Документ может быть составлен при возвращении помещения арендатором арендодателю. Следует отметить, что правоотношения контрагентов в данном случае регламентируются положениями Гражданского кодекса РФ, а именно статьёй 606. Причины для возвращения могут быть следующие:

• истечение срока аренды в соответствии с заключённым между сторонами договором;
• досрочное расторжение договора по тем или иным причинам. Арендатор может найти более подходящее для него помещение, выплатив арендодателю неустойку за досрочное расторжение договора. Или же съёмщик может нарушить существенные условия договора. В таком случае арендодатель будет иметь полное право расторгнуть договор.

Акт не является самостоятельным документом и служит приложением к основному договору, договору аренды помещения. При чём вид арендуемого объекта не имеет значения. Это может быть как жилое, так и нежилое помещение. Следовательно, составлять его могут и физические лица, не осуществляющие предпринимательскую деятельность.

Зачем нужен такой документ

Акт возврата помещения будет служить своеобразным отчётом о состоянии помещения. Как правило, юридические лица арендуют площади на длительный срок. За это время в помещении могут произойти существенные изменения. В документе будут зафиксированы все нарекания со стороны арендодателя.

Также подписание акта подразумевает отказ сторон от претензий друг к другу. Арендодатель может иметь претензии по внешнему виду или общему состоянию помещения. В случае возникновения спорных моментов по объекту в будущем, решить их будет можно в судебном порядке.

Правильно составленный акт возврата будет служить доказательством в дальнейшем разбирательстве.

Процедура возврата

По факту приёмки помещения принимающая сторона проводит его полную инспекцию. Этим занимается представитель арендодателя. Для оценки систем коммунальных коммуникаций имеет смысл привлечь стороннего эксперта.

Сантехник даст заключение о состоянии водопровода, электрик о состоянии проводки и т.д. Если организация не желает привлекать третью сторону, эти обязанности берёт на себя представитель. Это может быть руководитель организации лично или же лицо, действующее по доверенности.

Он же и составляет документ.

Форма документа

Закон не предусматривает обязательной или хотя бы рекомендованной формы акта возврата помещения по договору аренды. Организациям придётся составлять его самостоятельно в свободной форме, соблюдая общие требования к документам.

Если предприятия специализируется на сдаче объектов в аренду или просто по роду деятельности часто арендует помещения, имеет смысл разработать фирменную форму такого акта. Это позволит сэкономить время сотрудников и придаст документообороту единообразный вид.

Документ можно напечатать на компьютере с последующей распечаткой на принтере для подписания его сторонами или же написать его от руки шариковой ручкой.

Пошаговая инструкция по составлению акта

Начинаем заполнять документ с указания его реквизитов. Присваиваем ему номер и отмечаем дату его составления, населённый пункт. Далее указываем информацию о контрагентах по аналогии с основным договором. Следует отметить следующие моменты:

• наименование организаций;
• ФИО и должность представителей;
• документ, дающий основание на подписание документа.

Указывать ИНН, ОГРН, юридические адреса и другие подробности необязательно. Они уже должны быть внесены в основной договор.

Так выглядит эта часть документа:

Г. Екатеринбург 22 апреля 2024 года

ООО «Гарсон», именуемое в дальнейшем «Арендодатель», в лице заместителя директора Юнусова Т. Э., действующего на основании доверенности от 01.01.2024 г., с одной стороны, и ООО «Ларгус», именуемое в дальнейшем «Арендатор», в лице директора Петрова А. К., действующего на основании Устава, с другой стороны, именуемые вместе «Стороны», составили настоящий акт о нижеследующем:

В следующей части акта следует сделать ссылку на основной договор аренды (с указанием его реквизитов), отметить причину прекращения аренды. Далее указываем какое именно помещение возвращается арендатором. Здесь необходимо будет внести информацию о квадратуре помещения, указать адрес его расположения и другую информацию по объекту.

Имеет смысл провести доскональный осмотр объекта и подробно изложить его результаты в другом документе, который послужит приложением к настоящему акту. После подписания предъявить претензию уже будет проблематично.

В акте возврата не следует подробно описывать состояние возвращаемого объекта. Для этих целей существует отдельный документ – акт осмотра помещения. Если возвращается несколько помещений, следует оформить отдельный акт для каждого из них.

Прописывать штрафные санкции за нарушение обязательств сторон договора в документе не следует. Настоящий акт имеет своей целью зафиксировать фактическое возвращение помещения владельцу и не более того.

1.Арендатор возвращает нежилое помещение Арендодателю в связи с существенным нарушением условий договора аренды от 22.04.2024 г. (п. 5.3).

2. Арендодатель, в свою очередь, принимает нежилое помещение площадью 162 км. м., расположенное по адресу г. Екатеринбург, ул. Омская, стр. 12.

3. Нежилое помещение находится в надлежащем состоянии.

4. Коммунальные коммуникации полностью исправны.

5. Стороны взаимных претензий друг к другу по состоянию и внешнему виду помещения не имеют.

6. Акт был составлен сторонами в двух идентичных по юридической силе экземплярах. По одному для каждого из контрагентов.

Составление основной части документа закончено и остаётся лишь его подписать. Подписывают акт представители сторон, указанные в его вводной части.

В качестве приложения к официальной бумаге могут идти дополнительные документы: акт осмотра помещения, заключения экспертов по состоянию коммуникаций и т.д. Все прилагаемые документы следует перечислить в тексте.

С какой целью пишется?

В отличие от договора, который однозначно предусмотрен ст. 651 ГК РФ и который всегда должен составляться в письменном виде, акт возврата не относится к числу обязательных документов. Более того, сам по себе он не имеет юридической силы – он лишь служит приложением к договору.

Тем не менее, этот акт предусмотрен ст. 655 ГК РФ (для тех случаев, когда в законе или договоре не сказано иное). На практике же он совершенно необходим. С его помощью стороны:

• Подтверждают, что арендатор передал нежилое помещение обратно арендодателю. Это означает, что арендатор свои обязательства в этой части исполнил, и претензий по поводу необоснованного пользования объектом к нему быть не может. Кроме того, если арендованная недвижимость сама передавалась по акту приёма-передачи, то и возвращение должно быть оформлено тем же способом.
• Фиксируют состояние, в котором возвращается помещение. Это особенно важно, если есть вероятность того, что в процессе аренды объект мог подвергнуться износу либо каким-то другим эксплуатационным подтверждением. Подписывая акт, стороны либо соглашаются закрепить своё согласие относительно состояния возвращаемого объекта – либо фиксируют, что в этом плане между ними имеется спор.
• Решают вопрос о произведённых улучшениях. При долгосрочной аренде обычно на арендатора ложится обязанность по ремонту помещения – и в результате может оказаться, что внесены улучшения, которые становятся неотъемлемой частью объекта. В результате может возникнуть проблема с возмещением их стоимости. Зафиксировав их в акте, стороны тем самым закладывают базу для дальнейших переговоров.

Правильно составленный акт позволяет либо полностью избежать дальнейших споров, либо ввести их уже в конструктивное русло и определить возможные позиции сторон.

Когда оформляется?

Акт возврата нежилого помещения составляется тогда, когда недвижимость возвращается обратно арендодателю (или предыдущему арендатору), если передавалась по договору субаренды. Однако когда именно должно происходить возвращение?

Очевидно, что это случается тогда, когда прекращаются отношения сторон по договору. Законодательство предусматривает здесь следующие варианты:

1. Истечение срока действия, когда по условиям соглашения не допускается автоматическая пролонгация договора.
2. Взаимное согласие сторон, желающих расторгнуть сделку.
3. Прекращение действия основного договора, если помещение было передано в субаренду (ст. 618 ГК РФ).
4. Принудительное расторжение договора по инициативе арендодателя.
5. Принудительное расторжение договора по инициативе арендатора.

Если первые два пункта очевидны, то на три последних нужно обратить дополнительное внимание. Согласно ст. 618 ГК РФ, в случае прекращения аренды прекращается и субаренда – если иное не предусмотрено договором.

Однако при этом нужно помнить: если из цепочки сделок досрочно выбыл арендатор, субарендатор вправе занять его место на тех же условиях, на которых был заключён основной договор. Поэтому в этом случае составление акта возврата происходит не всегда.

Что же касается случаев, когда аредодатель или арендатор вправе принудительно расторгнуть договор, то к ним, согласно ст. 450 ГК РФ и тем статьям, на которые она ссылается, относятся следующие:

• Нарушение правил пользования помещением.
• Ухудшение взятой в аренду недвижимости.
• Прострочка по арендной плате более двух раз подряд.
• Отсутствие ремонта в течение установленного договором срока.

Важно! Многие важные условия, касающиеся аренды нежилой недвижимости, определяются договором. Поэтому в первую очередь надо смотреть, о чём конкретно договорились стороны.

Кто ответственен за составление?

Относительно того, кто именно должен составлять акт возврата помещения, в законе нет никаких указаний. Очевидно, что его составляют представители арендодателя и арендатора – но кто конкретно?

Здесь следует ориентироваться на общие нормы законодательства:

• Если одной из сторон выступает ИП или обычный гражданин – участвовать в составлении документа должен лично он.
• Если стороной является юридическое лицо – то ответственным за составление акта должен быть тот человек, который в силу ГК РФ, закона о конкретном виде организаций или внутренних нормативных актов предприятия наделён такими полномочиями.
• Если в качестве одной или обеих сторон выступает один или оба представителя – то должны быть в наличии доверенности, оформленные в чётком соответствии с законодательством.

Требования к бумаге

Детальных требований к оформлению акта возврата нежилого помещения по договору аренды закон не содержит. Тем не менее, исходя как из норм гражданского законодательства, так и из сложившейся практики, можно сделать вывод о том, что к акту о возврате помещения должны предъявляться следующие требования:

• Обязательная письменная форма (ст. 655 ГК РФ).
• Подробное описание адреса, кадастрового номера либо иных характеристик, позволяющих однозначно идентифицировать объект недвижимости, передаваемый согласно документу.
• Состояние объекта в момент передачи.

Подготовленный документ подписывается представителями обеих сторон – и заверяется печатями при их наличии.

Основные правила

Подытоживая, можно сделать вывод о том, что акт должен быть составлен по следующим правилам:

• Составление – только в письменной форме.
• Подписи – либо руководителей обоих организаций или ИП, в крайнем случае – подпись лица, не имеющего статус ИП, но являющегося стороной по договору.
• Печати – ставятся при их наличии.
• Адрес объекта – указывается как можно более полно.
• Характеристики помещения – описываются по тому состоянию, в котором находятся на момент передачи от арендатора к арендодателю.

Это лишь основные требования. В зависимости от условий договора могут быть указаны и другие правила, согласно которым должен составляться акт.

Как обозначить в документе состояние площади?

Удовлетворительное

В том случае, если недвижимость передаётся без «сюрпризов», и обе стороны согласны с тем, что помещение находится примерно в том же состоянии, в котором было получено ранее по договору, это необходимо отразить в акте возврата.

При этом нет необходимости что-то дополнительно уточнять. Достаточно указать примерно следующее: «Стороны не имеют претензий по состоянию объекта недвижимости, переданного в аренду».

Неудовлетворительное

В том же случае, когда результат осмотра фиксирует неудовлетворительное состояние помещения, это необходимо отразить в документе. При этом в акте должны быть зафиксированы:

• результаты естественного износа помещения;
• последствия использования его по назначению;
• нарушения правил использования и т. д.

Важно, чтобы в акте было указано, что в состоянии помещения имеются недочёты – и для их исправления нужны дополнительные расходы.

Акт возврата нежилого помещения, переданного по договору аренды – обязательный элемент правоотношений. Без него нельзя считать, что отношения между арендатором и арендодателем завершены. Соответственно, и все вопросы, не оговорённые в акте, могут быть решены только в судебном заседании.

Возврат квартиры по акту будет служить для нанимателя своеобразной гарантией от мошеннических действий со стороны наймодателя. Ведь никто не сможет ему помешать через несколько дней после выселения потребовать оплату за последний месяц проживания, заявить о краже или порче имущества.

Обвиняемой стороной в данных случаях, естественно, будет арендатор. При отсутствии каких-либо документов о передаче объекта аренды и отсутствии претензий у арендодателя, ему будет проблематично доказать свою невиновность.

Чтобы не попасть в такую ситуацию необходимо постоянно повышать юридическую грамотность и оформлять операции, предусматривающие материальную ответственность, документально.

Акт возврата не требует нотариального заверения и может быть составлен в простом письменном виде.

Строго утвержденной формы данного бланка не существует и он может быть составлен с использованием произвольных формулировок. Однако, чтобы он попадал под требования гражданского кодекса есть ряд требований, которые должны быть соблюдены при его заполнении. Кроме того, в нем должна прослеживаться четкая взаимосвязь между основным договором и актом передачи от арендодателю к арендатору.

Образец акта возврата квартиры при аренде

Чтобы грамотно заполнить настоящую форму понадобятся исходные документы, на основании которых квартира сдавалась в аренду, а также паспорта наймодателя и нанимателя.

1. В шапке необходимо сделать ссылку на действующий договор найма жилого помещения, указав дату его заключения. Ниже пишем город и дату, на которую составляется настоящий акт, а также ФИО наймодателя и нанимателя. Как видно из представленной выше фотографии первый пункт документально подтверждает факт возврата ключей и имущества, находящегося в квартире его законному собственнику. Все что нужно здесь сделать — это указать адрес по которому производилась аренда и сослаться на акт приемки-передачи, который был составлен при заселении.
2. Второй пункт гласит о том, что наймодатель принимает имущество (движимое и недвижимое) без каких-либо недостатков и повреждений, в том состоянии, в котором оно было передано нанимателю.
3. Наниматель, в свою очередь, гарантирует своему арендодателю отсутствие неоплаченных счетов и долгов по коммунальным платежам, а также факт пересдачи квартиры в субаренду другим жильцам.
4. Если хозяин жилья брал залог у квартиросъемщика, в последнем пункте он должен зафиксировать его возврат. При наличии неоплаченных квитанций или повреждений имущественного характера наймодатель вычитает из суммы залога деньги для устранения неисправностей или для погашения существующих долгов.

В образце акта возврата указывается сумма с комментарием, а ниже сумма, которую собственник возвращает арендатору квартиры. Ниже заполняются реквизиты сторон. Для этого потребуются их паспортные данные.

После окончательного расчета и убедившись в отсутствии претензий по возвращенному жилью, необходимо поставить подписи. После их проставления сделка может считаться завершенной, а дальнейшие претензии и упреки со стороны наймодателя будут беспочвенны, так как теперь закон встал на сторону арендатора.

Акт возврата квартиры по договору найма: особенности

Важным пунктом в составлении акта является указание данных об отсутствии коммунальных задолженностей.

При оформлении акта не обязательно заверение у нотариуса.Однако заключение договора в присутствии этого специалиста облегчит процесс заполнения бланка и даст гарантию правильного составления акта. Стоит помнить, что сделки, сумма которых превышает 10 000 рублей, должны совершаться в присутствии нотариуса (статья 161 ГК РФ).

Как составить акт, образец

Унифицированная, единая форма акта возврата помещения по договору аренды отсутствует, так что представители организаций и предприятий могут писать ее в свободном виде или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу.

Главное, что требуется соблюсти — чтобы документ по своему составу отвечал некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию включал в себя ряд определенный сведений. По структуре акт условно можно разделить на три части: «шапка», основной раздел и заключение, т.е. подписи.

В «шапку» вписывается наименование документа, с указанием ссылки на договор, к которому он составляется, а также дата и номер формирования акта.

В основную часть вносятся:

• названия организаций, между которыми делается акт;
• их реквизиты (все эти данные должны соответствовать учредительным документам фирм);
• должности, фамилии-имена-отчества руководителей или их законных представителей;
• причина составления акта (в данном случае это расторжение договора аренды)
• адрес, по которому находится помещение
• описать состояние, в котором имущество возвращается арендодателю (в том числе состояние различных коммуникаций)
• удостоверить факт отсутствия претензий. Если же претензии к арендатору есть, их следует описать максимально подробно (в дальнейшем на основании акта можно потребовать возмещения нанесенного материального ущерба).

В завершение акт должен быть подписан обеими сторонами, при этом важно, чтобы подписи были только оригинальными, использование факсимильных автографов, т.е. отпечатанных при помощи различного рода клише, недопустимо.

Заверять акт с помощью печати или штампа нужно только тогда, когда применение штемпельных изделий закреплено в локальных нормативно-правовых бумагах предприятия (это в равной степени относиться к юридическим лицам и ИП).

Особенности составления документа

Что касается способа, который используется для внесения сведений, то ответственный может выбирать наиболее удобный. Практика показывает, рукописные документы уже давно уходят в прошлое. Современные организации заполняют такие бумаги при помощи компьютерной техники.

При возврате нежилого помещения

Как сказано выше, при заполнении нет необходимости соблюдать какие-то строгие правила. Но все-таки имеются определенные рекомендации, придерживаясь которых документ будет оформлен в соответствии с законом. К таким рекомендациям относятся:

• все сведения о техническом состоянии объекта должны быть четко прописаны. Это позволяет сопоставить состояние недвижимости с первоначальным видом;
• если в помещении было оборудование и другое имущество, которое также переходило во временное пользование. Определяется, не ухудшилось ли состояние этих предметов за период аренды;
• владелец помещения, сопоставив все сведения, может предъявить арендатору претензии, если он считает, что какое-то имущество было повреждено или испорчено. Естественно, для этого нужно привести основания, которые должны иметь четкие определения.

При отсутствии претензий, как с одной стороны, так и с другой, документ подписывается. В этом случае он является официальным подтверждением того, что стороны выполнили обязательства, которые ранее были прописаны в договоре аренды. Если у собственника имеются претензии, он может потребовать арендатора возместить причиненный ущерб.

В случае отказа арендодатель имеет право обратиться в суд.

Кто составляет акт

Непосредственная задача по формированию акта обычно возлагается на работника предприятия, которое является арендодателем. Это может быть юрисконсульт организации, или сотрудник/руководителя того структурного подразделения, в ведении которого находятся договоры аренды и их исполнение. Главное, чтобы этот человек имел представление о том, как составлять подобного рода бумаги и был знаком с законодательством РФ.

Акт должен быть подписан либо руководителем компании– арендодателя, либо лицом, действующим от его имени.