Акт приема передачи товара

Процедура приема товара от поставщика включает в себя проверку основных показателей, а именно:

• количеству товара;
• правильности упаковки;
• сохранности упаковки;
• отсутствия видимых повреждений и т.д.

Работоспособность или качество поставленных товаров проверяется опционально, то есть при возможности. При проверке качества во время составления акта приема-передачи допустимо участие эксперта или специалиста.

Выявленные показатели вносятся в акт по разделам:

• внешний вид (отсутствие видимых повреждений);
• количество и наименования товара;
• технические характеристики.

Участники

Акт приема-передачи товара – это двусторонний документ, в составлении и подписании которого принимают участие обе стороны договора, то есть покупатель и поставщик.

Полномочия участников на осуществление операций, связанных с передачей и получением товара от имени юридических лиц, должны быть нотифицированы в тексте акта.

Как правило, полномочия подтверждаются доверенностью, приказами, агентскими договорами или письменными поручениями, заверенными нотариально.

Составление акта

Предустановленной формы акта приема-передачи не существует. Многие субъекты предпринимательской деятельности, чье направление работы в большей или меньшей степени связано с получением товаров от поставщиков, имеют собственные типовые шаблоны актов, учитывающие специфику получаемых товаров.

Структура актов приема-передачи товаров содержит ряд обязательных элементов, подлежащих включению в текст, а именно:

1. наименование сторон договора (в соответствии с договором) и ФИО представителей этих сторон, принимающих участие в процедуре приема-передачи;
2. сведения о подтверждении полномочий приемщика-сдатчика;
3. сведения о договоре, в силу которого поставщик поставляет, а покупатель принимает товар;
4. фиксация факта приема-передачи товара;
5. сведения о получаемом товаре, включая его (их) наименование, количество, ассортимент, вид упаковки, наличие или отсутствие видимых повреждений или дефектов, перечисление выявленных повреждений или дефектов, стоимость и т.д. При масштабных поставках наименования товаров рекомендуется включать в таблицу по их ассортименту. Например, «зубные щетки красного цвета – 500 опечатанных коробок с заявленным количеством щеток 50 000 штук»;
6. перечисление предъявляемых поставщику претензий, в случае выявления разносортицы, несоответствий по количеству, качеству или типу упаковки;
7. заключение специалиста, в случае если он принимает участие в приеме-передаче товара;
8. сведения об отсутствии или наличии претензий у контрагентов друг к другу;
9. подписи участников комиссии.

Допускается оформление перечня получаемых товаров в виде приложения к акту. Оформляется акт в двух оригиналах, по одному для каждого из участников.

Акт приема-передачи товаров. Образец

Акт выполняется в двух экземплярах для каждой из сторон и подписывается в момент приемки-передачи товара.Документ имеет произвольную форму и несет юридическую основу в купе с договором. Образцы заполнения такого акта указаны внизу статьи.

В акте прописываются реквизиты каждой из сторон. Если это юр. лица, то прописываются реквизиты предприятий, если физ.

лица являются сторонами договора, то фиксируются их паспортные данные. Далее идет описание, количество и характеристика товара. В момент передачи- приемки принимающее лицо должно проверить наличие, количество и внешнее состояние товара, проверить отсутствие неисправностей.

Покупатель, подписывая данный акт, в зависимости от категории сделки, принимает ответственность за то что, получает товар в заявленном количестве и надлежащем качестве без претензий. В случае наличия брака, принимающая сторона имеет право вернуть товар до момента подписи или потребовать его замены, данное требование необходимо указать в самом договоре.

Также можно прописать ответственность исполнителя-продавца за транспортную перевозку товара до клиента-получателя. Если доставку осуществляет другая компания, то необходимо прописать в документе, кто несет ответственность за убытки в случае повреждений. В любом случае каждый этап приемки передачи товара должен быть проверен обоими сторонами.

Правильно заполненный и подписанный акт — это важнейший документ для разрешения споров между сторонами.

Информация о сторонах

В первую часть акта вносится информация о том, к какому именно документу он является приложением (номер приложения, дата, номер договора). Затем вписывается полное наименование предприятия, передающего товар, с указанием должностного лица-представителя (здесь обычно пишется либо Директор, Генеральный директор или иной уполномоченный сотрудник) и документ, на основании которого он работает («Устав», Положение», «Доверенность» и т.д.).

Далее в документ вносятся те же самые сведения о второй стороне приема-передачи товара.

Условия приёма-передачи и список товара

Вторая часть включает в себя основные пункты по передаче товара.

• Сначала фиксируется сам факт передачи, а также тот документ, на основании которого он состоялся (его наименование, например, «Договор», номер и дата его составления).
• Затем в акт нужно включить таблицу, в которую вписать подробный перечень передаваемых товаров, с указанием наименования, количества, цены и общей стоимости.
• Ниже таблицы следует еще раз указать общую стоимость передаваемого товара (цифрами и прописью).
• Далее необходимо внести пункт о состоянии передаваемой продукции. Если оно в отличном состоянии, то это нужно обязательно отметить, если же в нем имеются какие-то дефекты и неисправности, то это следует также зафиксировать (желательно в отдельном документе).
• После надо удостоверить то, что принимающая сторона никаких претензий к качеству и количеству передаваемых товаров не имеет.
• В следующем пункте нужно отметить количество экземпляров акта, а также отметить из равнозначность перед законом.

Когда понадобится акт приема-передачи

Акт приема-передачи – это документ, на основании которого бухгалтер может принять полученные товары, материалы, продукцию к учету.

Акт приема-передачи является подтверждением факта перемещения материальных ценностей, фиксирует их стоимость, качество и количество. Составлять такой акт нужно, если это предусмотрено договором.

Но есть два случая, когда без акта приема-передачи имущества не обойтись.

Во-первых: обязательно нужно составлять документ при расхождении по количеству, по качеству, либо когда на поставку товара нет документов.

Во-вторых: акт необходим, когда одна организация передает материальные ценности на ответственное хранение. В этом случае акт оформляют, чтобы зафиксировать внешний вид, состояние, технические характеристики передаваемых материальных ценностей, а также обозначить условия их хранения и назначить ответственного за сохранность сотрудника.

Сколько хранить ?

Нужно знать, этот акт выступает в качестве первичного документа. Поэтому закон определяет длительность его хранения в течение пяти лет после того года, за который был произведен отчет. Важно помнить, акт не может заменять договор, а оформляется лишь в качестве приложения к нему.