Акт инвентаризации образец заполнения

При проведении инвентаризации акт может заполнятся от руки или на планшете. Можно занести данные в специальную программу, в которой акт формируется автоматически, затем распечатать и подписать его.

Акт о результатах инвентаризации заполняется в 2-х экземплярах! Один подшивают в бухгалтерии и хранят 5 лет. Второй экземпляр акта остается у комиссии.

Изменения в документе

При проведении инвентаризации могут быть допущены ошибки. Если погрешности вкрались в документы, их нужно обязательно исправить. Исправления вносят по следующей схеме:

1. Уведомляют всех членов комиссии об ошибке и необходимости ее исправить.
2. Зачеркивают ошибочный текст одной линией.
3. Рядом или над ошибочным текстом шариковой ручкой пишут достоверную информацию.
4. Берут подписи у всех членов комиссии. Они должны подтвердить согласие с исправлениями «мокрой» подписью.

Желательно не делать ошибок при заполнении акта инвентаризации. Если ошибка обнаружена на этапе заполнения печатной формы, документ переписывают и уже потом подписывают у комиссии. Ошибочный акт уничтожают.

Для чего необходим

Акт инвентаризации необходим для контроля и учета ТМЦ, денежных средств, нематериальных ценностей, правильности расчетов с кредиторами и дебиторами. Инвентаризацию используют для сверки фактического наличия ценностей с тем количеством, которое зафиксировано в документах

Штрафов за неисполнение контрольных мероприятий для частных предпринимателей государством не предусмотрено. Поэтому предприниматели не всегда проводят такие проверки на своих предприятиях. Но если вы хотите, чтобы материальные ценности хранились и использовались должным образом, не забывайте об инвентаризации.

Где используется

Акт инвентаризации — документ, использующийся бухгалтерией и складом предприятия любой формы собственности.

Инвентаризация может быть:

• добровольной;
• принудительной (обязательной).

Добровольная — инициируется директором предприятия, руководителем отдела (главным бухгалтером, начальником склада и т.п.). Обязательная оговорена пунктом №27 приказа Министерства финансов №34Н.

Обязательная инвентаризация проводится на предприятии (в организации):

1. В обстоятельствах форс-мажора (при пожаре, затоплении, землетрясении и т.п.).
2. В случае кражи денежных средств или имущества.
3. При увольнении и приеме на работу лица, отвечающего за ценности. Инвентаризация может проводится при временной смене материально ответственного лица (отпуск, болезнь).
4. При закрытии предприятия или в случае реорганизации производства.
5. Перед сдачей годового отчета бухгалтерией.

Руководство компании имеет право назначить проведение инвентаризации в любой момент.

Примеры для скачивания

Пример акта инвентаризации

Периодичность

Периодичность проведения инвентаризации определяет для себя каждая фирма индивидуально. Как правило, мероприятие проводится ежегодно перед годовым отчётом. Однако может быть установлен и другой порядок. Также имеет место проведение внеплановой проверки. Так ответственные за имущество лица не успеют подготовиться.

Ответственное лицо

За каждый отдельный вид имущества организации назначается ответственное лицо. При чем речь не всегда идёт о товарно-материальных ценностях. Объектами могут выступать, например, документы.

Именно ответственный сотрудник и будет отвечать за утрату имущества. Такие работники несут полную материальную ответственность в соответствии с заключённым с ними договором.

Процедура

Процедура инвентаризации всегда берёт своё начало с соответствующего распоряжения руководителя фирмы. Директор своим приказом определяет:

• структурное подразделение, в котором будет проходить инвентаризация;
• какие именно ценности подлежат проверке;
• сроки проведения мероприятия;
• сотрудников, которые непосредственно будут выполнять распоряжение.

Завершается инвентаризация также приказом начальника. Председатель комиссии в положенный срок отчитывается перед руководителем о проделанной работе, предоставляет отчёт. Результаты необходимо утвердить.

Именно в этих целях директор и издаёт приказ об утверждении результатов инвентаризации. На основании этого нормативного акта главный бухгалтер компании сможет произвести необходимые учётные процедуры.

Комиссия

Инвентаризация всегда осуществляется коллегиально. Коллективность обуславливается большим объёмом работы и необходимостью получения объективного решения. Все члены комиссии расписываются в документах за полноту и достоверность изложенных сведений.

Кадровый состав комиссии определяет лично руководитель фирмы своим приказом. Следует назначить сотрудников, имеющий навыки и опыт работы с товарно-материальными ценностями. Как правило, в состав входят лица, занимающие руководящие должности в компании.

Это может быть главный бухгалтер, заместитель директора или начальник структурного подразделения.

Кто пишет акт

Бремя по написанию акта ложится на председателя назначенной комиссии. Именно этот сотрудник и будет отчитываться о проделанной работе перед руководителем. Работник должен обладать определёнными навыками работы с учётной документацией, ведь ему предстоит проделать большой объём бумажной работы.

Форма документа

На сегодняшний день вся бухгалтерская учётная документация организаций может составляться в свободной форме без использования общеобязательных бланков. Однако множество предприятий до сих пор используют разработанные государственными органами формы. Это объясняется их удобством и привычкой сотрудников.

Для проведения инвентаризации в государственных, бюджетных, казённых учреждениях используется форма ОКУД 0504835. Это прямое требование законодательства. Форма утверждена Приказом Минфина в 2015 году и практически используется с декабря 2017 года.

Перед использованием бланка его необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя учреждения.

Заполнить бланк можно одним из двух стандартных способов: от руки при помощи синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Выбор остаётся за председателем комиссии. Отметим, что оба варианта при условии подписания всеми членами комиссии будут по итогу обладать равной юридической силой.

Правила заполнения бланка

Необходимо учесть, что существуют определённые правила заполнения унифицированных форм. Речь идёт о:

• недопустимости различного рода исправлений, помарок, опечаток. В случае допущения ошибки придётся взять чистый бланк;
• необходимости заполнения каждой строки документа (если того требует форма).

Если не придерживаться вышеуказанных правил, официальная бумага может быть признана незаконной.

Объясняем, как правильно заполнить форму

Начать следует с шапки бланка. Отмечаем, что настоящая форма утверждена соответствующим приказом руководителя учреждения, ссылаемся на него (дата утверждения и подпись директора). Далее присваиваем акту уникальный номер для документооборота и хранения в фирме. Прописываем сведения об организации, проводящей инвентаризацию:

• полное наименование компании со ссылкой на организационно-правовую форму;
• код согласно классификатору.

Указываем дату составления документа, ответственное за имущество лицо, перечисляем состав комиссии со ссылкой на распоряжение начальника. Для каждого члена комиссии прописываем его ФИО и должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу заполняем блок с информацией о проводимом мероприятии. Обозначаем следующие моменты:

• временные рамки проведения инвентаризации;
• ФИО ответственного;
• какое именно имущество подвергается проверке;
• ссылаемся на составленные в ходе процедуры описи.

Следующим шагом члены комиссии подводят итоги всей процедуры. Если были выявлены какие-то нарушения, об этом делается отметка.

Примерный образец

На этом работа с формой подходит к концу. Акт заверяют своими автографами с расшифровкой все члены назначенной комиссии. Подписанный документ должен попасть на стол к руководителю в обозначенный приказом о проведении инвентаризации срок.

Кем утверждается, где регистрируется

Помимо подписи состава комиссии, акт обязательно должен «закрепить» своей подписью руководитель организации. Приказ, который содержит список членов комиссии, обязательно заносится в специальную книгу контроля за выполнением приказов учреждения.

Если в учреждении маленький штат и небольшое количество материальных и других ценностей, участвующих в деятельности, то допускается использование присутствующей ревизионной комиссии.

Условие проведения: обязательное и инициативное

Регламент проведения определяется самим хозяйствующим субъектом, за исключением случаев, когда проведение такой проверки является обязательным. Случаи проведения обязательной проверки приводятся, например, в п. 27 Приказа Минфина № 34н.

Так, в обязательном порядке состав и стоимость активов и задолженностей компании следует проверить:

• перед началом подготовки годовой бухгалтерской отчетности;
• в случаях хищения или порчи имущества, подозрений на злоупотребления;
• при смене материально-ответственного лица (далее — МОЛ);
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в случае стихийных бедствий (пожар, наводнение и другие случаи форс-мажора) и т.д.

Для подтверждения сохранности имущества, а также для сверки фактического наличия с данными, отраженными в учете, руководство организации может в любой момент инициировать проведение мониторинга в интересах собственника.

Особенно актуально это для производственных и торговых компаний, случаи хищения на которых, к сожалению, не редки.